Работа с разделами номенклатуры дел

Справочник номенклатуры дел представляет собой иерархическую структуру. Верхним разделом справочника является год, в каждом году по умолчанию создаётся системный раздел Разделы, являющийся родителем для остальных.

Системный раздел может содержать неограниченное количество корневых разделов. Каждый корневой раздел может иметь неограниченное число подразделов первого уровня.

В подразделах первого уровня может быть создано произвольное количество подразделов следующих уровней. Глубина вложенности не ограничена.

Чтобы раскрыть раздел, нажмите на Минус слева от его названия. Чтобы свернуть раздел, нажмите на Плюс . При нажатии левой кнопкой мыши, раздел переходит в фокус, в правой области справочника отображаются дела

Посмотреть информацию об уже созданном разделе можно из пункта Информация контекстного меню раздела или на вкладке Информация в правой области справочника.

Рисунок 1. Окно просмотра информации о разделе

Рисунок 2. Вкладка "Информация"

Создать новый раздел номенклатуры дел

Чтобы создать новый раздел:

Из выпадающего списка в левой части номенклатуры дел выберите год, в который желаете добавить раздел.
Выберите один из доступных способов создания:
- При помощи элемента управления .
- Из соответствующего пункта контекстного меню текущего раздела.
Заполните поля нового раздела.
Создайте желаемое количество разделов.
Создавайте подразделы, повторяя шаги 1-3. Создать подраздел можно при помощи элемента управления или из пункта Создать подраздел контекстного меню.

Создавайте дочерние разделы до получения желаемой иерархической структуры.

Изменение раздела номенклатуры дел

После создания раздел справочника может быть изменён при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы отредактировать раздел:

Выберите раздел номенклатуры дел, который нужно изменить.
Измените раздел одним из доступных способов:
- Выберите в контекстном меню раздела пункт Редактировать.
- При помощи элемента управления на вкладке Информация в правой области справочника.
Измените поля Индекс раздела, Ответственное подразделение или Сотрудники, ответственные за раздел.
Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить.

Копирование разделов

Разделы могут быть скопированы с сохранением структуры или с сохранением структуры и дел.

Чтобы копировать раздел:

Выберите раздел номенклатуры дел, который нужно изменить.
Вызовите контекстное меню раздела и выберите команду:
- Копировать — будет скопирована иерархия раздела.
- Копировать с делами — будет скопирована иерархия раздела вместе с делами. Потребуется модуль Управление архивом версии
Выберите раздел, в который планируется поместить копию.
Дерево разделов будет помещено в копию. Если копировались также дела, они будут помещены в соответствующие разделы, копии бел будут созданы в состоянии Проект.

Удаление раздела номенклатуры дел

WARNING: Удаление возможно только при наличии соответствующих прав доступа.

Разделы удаляются со всеми дочерними элементами, включая дела. При удалении дела, списанные в него документы не удаляются. Если в документе была ссылка на дело, такая ссылка будет удалена.

Чтобы удалить раздел справочника:

Выберите раздел номенклатуры, который нужно удалить.
Выберите в контекстном меню раздела пункт Удалить.
Появится предупреждение, подтвердите действие кнопкой ОК.

Перечень полей раздела номенклатуры дел

Каждый раздел номенклатуры дел содержит обязательные для заполнения строки:

Рисунок 3. Стандартные поля раздела номенклатуры дел

Индекс раздела	Числовой, буквенный или число-буквенный префикс наименования раздела. Автоматически добавляется ко всем дочерним элементам раздела, включая дела. Индекс создаётся автоматически на основании индекса корневого раздела. Индекс корневого раздела должен быть задан пользователем. Индекс каждого нового дочернего элемента наследуется от родителя. Например, если корневой раздел имеет индекс `01 Поставки`, то индекс подраздела будет выглядеть так: `01 Поставки.01`, индекс дела: `01 Поставки.01-1`. Разделы сортируются по индексу в алфавитном порядке от меньшего к большему вместе с дочерними разделами. Любой автоматически созданный индекс может быть изменён до создания раздела.
Ответственное подразделение	При назначении ответственного за раздел подразделения, все сотрудники данного подразделения получают доступ на чтение раздела и дочерних элементов, включая дела.
Наименование раздела	Имя раздела. Частично заполняется автоматически при указании ответственного за раздел подразделения. Наименование раздела не наследуется дочерними элементами.
Сотрудники, ответственные за раздел	При назначении ответственным за раздел, сотрудник получает доступ на чтение и изменение раздела и дочерних элементов.