Работа с архивными документами
Создать архивный документ
Создание архивных документов вручную не предусмотрено.
Архивный документ должен являться частью процесса передачи-приема документального фонда организации с временными сроками хранения свыше 10 лет или с постоянными сроками хранения в архив организации. В карточку архивного документа должны конвертировать карточки документов, которые были приняты в архив организации.
Процесс передачи-приема документального фонда в архив организации настраивается самостоятельно, либо установкой модуля Долговременный архив партнера вендора.
Удаление архивного документа
Удаление архивного документа возможно при наличии соответствующих прав с помощью стандартной функции удаления карточек.
Перечень полей карточки архивного документа
| Название поля | Тип поля | Обязательность заполнения | Доступность редактирования | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
Состояние |
Состояние |
Да |
Нет |
Текущее состояние карточки архивного документа. При создании состояние |
Блок Данные о документе |
||||
Тема |
Строка |
Да |
Нет |
Заполняется автоматически в процессе передачи-приема в архив организации |
Рег. номер |
Строка |
Да |
Нет |
|
Дата регистрации |
Строка |
Да |
Нет |
|
Автор |
Строка |
Да |
Нет |
|
Должность автора |
Записи справочника сотрудников |
Да |
Нет |
|
Выдан |
Да/Нет |
Нет |
Нет |
|
Утерян |
Да/Нет |
Нет |
Нет |
|
Выделен к уничтожению |
Да/Нет |
Нет |
Нет |
|
Дело |
Дело |
Да |
Нет |
|
Блок Файлы |
||||
Файлы |
Файл |
Да |
Нет |
Заполняется автоматически в процессе передачи-приема в архив организации |
Жизненный цикл карточки вида "Архивный документ"
Жизненный цикл карточек в процессе работы определяется автоматом состояний:
-
В архиве — начальное состояние карточки Архивный документ
Рисунок 2. Автомат состояний карточки "Архивный документ"
НАШЛИ ОШИБКУ?