Работа с делами номенклатуры дел

Дела не могут быть созданы в системном разделе Разделы. Дела могут быть созданы в корневых разделах, подразделах, а также в описях в неограниченном количестве.

В окне информации о деле отображаются Сведения о родительском разделе, Сведения о деле и Документы, списанные в дело.

Чтобы раскрыть дело, нажмите на Плюс слева от его названия. Чтобы свернуть дело, нажмите на Минус . При нажатии левой кнопкой мыши, дело переходит в фокус, в правой области справочника отображается информация по делу, включая вкладки карточки дела: "Тома" и "Документы, списанные в дело".

В правой области справочника отображается информация по делу, включая вкладки карточки дела: Тома и Документы, списанные в дело.

Во вкладке Тома отображаются все дочерние карточки томов выбранной карточки дела. На вкладке Документы, списанные в дело отображаются карточки архивных документов.

Создание нового дела

Дела создаются в состоянии Проект.

Чтобы создать новое дело:

Выберите раздел, подраздел или опись для создания дела.
Выберите один из доступных способов создания:
- При помощи элемента управления .
- Из соответствующего пункта контекстного меню текущего раздела.
Заполните поля карточки дела, затем нажмите Создать.

Рисунок 1. Окно создания нового дела

Изменение дела

После создания дела, его можно редактировать при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы изменить дело:

Выберите раздел, в котором хранится дело.
Установите фокус на необходимом деле, вызовите контекстное меню.
Выберите Редактировать.
Измените поля карточки дела.
Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить.

Удаление дела

Удаление возможно только при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы удалить дело:

Выберите раздел, в котором хранится дело.
Перейдите в область дел, вызовите контекстное меню.

Выберите Удалить.

Дела удаляются со всеми дочерними элементами, включая тома. Если дело связано с несколькими разделами (в случае переходящего дела), оно удалится с удалением последнего раздела, к которому оно относится.

При удалении дела, списанные в него документы, не удаляются. Если в документе была ссылка на дело, такая ссылка будет удалена.

Перечень полей карточки дела

Рисунок 2. Стандартные поля дела номенклатуры дел

Таблица 1. Каждое дело номенклатуры дел содержит:
Название поля	Тип поля	Обязательность заполнения	Доступность редактирования	Комментарий
Состояние	Состояние	Да	Нет	Текущее состояние карточки дела. При создании состояние `Проект`
Блок Основные реквизиты
Родительский раздел	Карточка	Да	Нет	Поле в схеме данных. Системный идентификатор родительского раздела, в состав которого входит текущая карточка дела
Родительская опись	Карточка	Да	Нет	Поле в схеме данных. Системный идентификатор родительской описи, в состав которого входит текущая карточка дела
Заголовок дела	Строка	Да	Да	Заполняется вручную
Индекс дела	Строка	Да	Нет	Формируется и заполняется автоматически по следующему правилу: <Индекс раздела> -- <Порядковый номер> `<Индекс раздела>` — значение поля Индекс раздела карточки родительского раздела; `<Порядковый номер>` — порядковый номер в разрезе родительского раздела, ссылка на который указана в скрытом поле Родительский раздел карточки дела. В порядковые номера с 1 по 9 добавить ведущий ноль.
Тип дела	Выпадающий список	Да	Да	Выбор значения из списка: Электронное Бумажное Смешанное
Подразделение	Подразделение	Да	Нет	Заполняется автоматически значением из поля Подразделение, которое указано в поле Подразделение родительской карточки раздела
Дата заведения дела	Дата	Да	Нет	Заполняется автоматически текущей датой
Дата закрытия дела	Дата	Нет	Нет	Заполняется автоматически: После смены состояния карточки дела на `Закрыто` БП на изменение состояние дела и тома После нажатия на кнопку Закрыть в карточке дела
Ответственный за принятие в архив	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную. Выбор из группы Архивисты справочника сотрудников
Дата начала хранения	Дата	Нет	Нет	Заполняется автоматически значением даты начала года номенклатуры дел (01.01. год номенклатуры дел)
Срок хранения в оперативном архиве	Дата	Да	Да	Заполняется автоматически значением даты окончания года номенклатуры дел, следующего за годом номенклатуры дел (`31.12.год номенклатуры+1`)
Автоматическая конвертация в формат долгосрочного хранения	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Переходящее дела	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Разрешить списание в закрытое дело	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Примечания	Текст	Нет	Да	Заполняется вручную
Место хранения	Строка справочника	Нет	Да	Заполняется вручную. Выбор из справочника Места хранения
Отключить формирование томов	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Выдан	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Утерян	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Выделен к уничтожению	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Уничтожен	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Блок Хранение
Кабинет/Помещение	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
№ шкафа	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
№ полки	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
Блок Журнал передач
Выдана ед. хранения	Карточка	Нет	Да	Заполняется вручную. Для получения карточек документов обязательно необходимо указать хотя бы один из параметров запроса. В качестве параметров запроса используются стандартные параметры: Автор, Дата изменения, Дата создания, Дайджест
Выдал	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную
Выдал	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную
Кому выдано	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную
Дата выдачи	Дата	Нет	Да	Заполняется вручную
Дата возврата (план)	Дата	Нет	Да	Заполняется вручную
Принял	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную
Дата возврата (факт)	Дата	Нет	Да	Заполняется вручную
Комментарии	Текст	Нет	Да	Заполняется вручную
Блок Уничтожение
Опись №	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
Протокол ЭПК №	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
Фонд	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
Срок хранения	Строка справочника	Да	Да	Заполняется вручную. Выбор из справочника Сроки хранения
Дата окончания хранения	Дата	Нет	Да	Заполняется автоматически после заполнения поля Срок хранения. Если в поле Срок хранения выбрана строка справочника Сроки хранения, у которой заполнено поле Срок (лет), то дата окончания хранения рассчитывается как `1 января года, следующего за годом, к которому относится родительский для дела раздел` + `Срок (лет) из соответствующей карточки строки конструктора справочника Сроки хранения`. Если в поле Срок хранения выбрана строка справочника Сроки хранения, у которой заполнено поле Срок (список), то дата окончания хранения не рассчитывается и не записывается. При очищении поля Срок хранения очищается поле Дата окончания хранения.
Фактическая дата уничтожения	Дата	Нет	Да	Заполняется вручную
Заявка на уничтожение	Карточка	Нет	Да	Заполняется вручную. Для получения карточек документов обязательно необходимо указать хотя бы один из параметров запроса. В качестве параметров запроса используются стандартные параметры: Автор, Дата изменения, Дата создания, Дайджест
Вкладка Тома
Таблица Тома (Контрол табличных данных)
№	—	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки тома, у которой в скрытом поле Родительское дело указан системный идентификатор текущей карточки дела. Если по результатам поиска карточка тома будет найдена, то необходимо получить значение поля № найденной карточки тома и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка тома не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится.
Наименование	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки тома, у которой в скрытом поле Родительское дело указан системный идентификатор текущей карточки тома. Если по результатам поиска карточка тома будет найдена, то необходимо получить значение поля Наименование найденной карточки тома и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка тома не будет найдена, в текущую колонку ничего не выводится. Отображается в виде кликабельного дайджеста
Количество листов	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки тома, у которой в скрытом поле Родительское дело указан системный идентификатор текущей карточки тома. Если по результатам поиска карточка тома будет найдена, то необходимо получить значение поля Количество листов найденной карточки тома и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка тома не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится.
Вкладка Документы, списанные в дело
Таблица Документы, списанные в дело (Контрол табличных данных)
Том	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки тома, у которой в скрытом поле Родительское дело указан системный идентификатор текущей карточки дела. Если по результатам поиска карточка тома будет найдена, то необходимо получить значение поля № найденной карточки тома и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка тома не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится. Ищем карточки вида Том, у которых в поле Ссылка на родительское дело ссылка на текущую карточку дела. Если нашли, то в карточке тома получаем значение из поля № и записываем в таблицу. Если не нашли, то в таблицу ничего не записываем.
Наименование документа	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки архивного документа, у которой в поле Дело указан системный идентификатор текущей карточки дела. Если по результатам поиска карточка архивного документа будет найдена, то необходимо получить значение поля Тема найденной карточки архивного документа и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка архивного документа не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится. Отображается в виде кликабельного дайджеста
Кол-во листов	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки архивного документа, у которой в поле Дело указан системный идентификатор текущей карточки дела. Если по результатам поиска карточка архивного документа будет найдена, то необходимо получить значения полей из схемы данных Кол-во листов в карточке документа и значение поля Кол-во листов в приложении в карточке архивного документа (Стандартные поля в схеме данных карточки документа), просуммировать их и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка архивного документа не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится.

Жизненный цикл карточки вида "Архивное дело"

Жизненный цикл карточек в процессе работы определяется автоматом состояний:

Проект — начальное состояние карточки Архивное дело
Открыто
Закрыто
В архиве

Изменение состояний выполняется по приведенной схеме.

Рисунок 3. Автомат состояний карточки "Архивное дело"

Дайджест дела

При сохранении карточки дела ей присваивается дайджест. Дайджест формируется по следующему правилу

<индекс дела> <заголовок дела>

<индекс дела> - значение поля Индекс дела карточки дела
<заголовок дела> - значение поля Заголовок дела карточки дела

Кнопки дела

Для карточки дела настроены кнопки Открыть, Закрыть и В архиве, позволяющие перевести дело в другое состояние. В зависимости от текущего состояния дела и настроек безопасности, кнопки перевода дела в другое состояние могут быть недоступны пользователю.