Работа с разделами номенклатуры дел

Для рабочего места сотрудника, не являющегося архивистом справочник номенклатуры дел представляет собой иерархическую структуру. Верхним разделом справочника является год, в каждом году по умолчанию создаётся системный раздел Разделы, являющийся родителем для остальных.

Системный раздел может содержать неограниченное количество корневых разделов. Каждый корневой раздел может иметь неограниченное число подразделов первого уровня.

В подразделах первого уровня может быть создано произвольное количество подразделов следующих уровней. Глубина вложенности не ограничена.

Чтобы раскрыть раздел, нажмите на Плюс слева от его названия. Чтобы свернуть раздел, нажмите на Минус . При нажатии левой кнопкой мыши, раздел переходит в фокус, в правой области справочника отображается информация по разделу.

Рисунок 1. Окно просмотра информации о разделе

Рисунок 2. Вкладка "Информация"

Создать новый раздел номенклатуры дел

Разделы создаются в состоянии Проект.

Чтобы создать новый раздел:

Из выпадающего списка в левой части номенклатуры дел выберите год, в который желаете добавить раздел.
Установите фокус на системном разделе или разделе, к которому необходимо создать подраздел.
Выберите один из доступных способов создания:
- При помощи элемента управления .
- Из соответствующего пункта контекстного меню текущего раздела.
Заполните поля нового раздела.
Создайте желаемое количество разделов.
Создавайте подразделы, повторяя шаги 1-3. Создать подраздел можно при помощи элемента управления или из пункта Создать подраздел контекстного меню.
Создавайте дочерние разделы до получения желаемой иерархической структуры.

Рисунок 3. Окно просмотра информации о разделе

Изменение раздела номенклатуры дел

После создания раздел справочника может быть изменён при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы отредактировать раздел:

Выберите раздел номенклатуры дел, который нужно изменить.
Измените раздел одним из доступных способов:
- Выберите в контекстном меню раздела пункт Редактировать.
- При помощи элемента управления в правой области справочника.
Измените поля раздела.
Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить.

Копирование разделов

Разделы могут быть скопированы в разрезе разделов, подразделов, дел и томов.

Чтобы копировать раздел:

Выберите раздел номенклатуры дел, который нужно скопировать, включая входящие в его состав подразделы, дела и тома.
Вызовите контекстное меню раздела и выберите команду:
- Копировать — будет скопирована иерархия раздела.
Выберите раздел, в который планируется поместить копию. Дерево разделов, включая подразделы, дела и тома, будет помещено в копию.
При копировании и помещении скопированного дерева разделов, включая подразделы, дела и тома:
- Карточки разделов, подразделов будут скопированы в состоянии Проект
- Карточки дел будут скопированы в состоянии Проект, если в карточке дела не установлен признак Переходящее дело
- Если в карточке дела не установлен признак Переходящее дело, по карточке дела также будет скопирована информация кроме:
  - Значений из ЭУ Контрол табличных данных, который расположен на вкладке Документы, списанные в дело
  - Значения из поля Дата закрытия дела
  - Значения из поля Место хранения
  - Значения из поля Опись №
  - Значения из поля Протокол ЭПК №
  - Значения из поля Фонд
  - Значения из поля Фонд
  - Значения из поля Дата начала хранения
  - Значений в разделе Журнал передач
- Значение следующих полей карточки дела будет пересчитано:
  - Значение поля Дата начала хранения заполнится датой 01.01. год номенклатуры дел, в которую копируется дерево разделов, включая подразделы, дела и тома
  - Значение поля Дата окончания хранения заполнится как: 01.01. год, следующий за годом, к которому относится родительский для дела раздел + значение поля Срок (лет) строки справочника, которая указана в поле Срок хранения
  - Значение поля Срок хранения в оперативном архиве заполнится как: 31.12.год, следующий за годом, к которому относится родительский для дела раздел
  - Значение поля Дата заведения дела заполнится текущей датой
- Если в карточке дела установлен признак Переходящее дело и указано состояние, отличное от состояния Закрыто, то копируется:
  - В копируемую карточку дела с установленным признаком Переходящее дело в скрытое поле Родительский раздел добавляется также системный идентификатор текущей карточки раздела, в которую входит карточка копируемого дела, в копируемом дереве разделов.
    
    Таким образом карточка дела входит сразу в несколько карточек разделов в разрезе номенклатур разных лет.
- Если в карточке дела установлен признак Переходящее дело и указано состояние Закрыто, то карточка дела не копируется. Таким образом карточка переходящего дела остается в номенклатуре дел тех лет, которые содержат карточки разделов, системный идентификатор которых указаны в скрытом поле Родительский раздел карточки переходящего дела. После копирования дерева разделов карточку переходящего дела необходимо создать
- Если у карточки дела не установлен признак Переходящее дело и у карточки дела есть дочерняя карточка тома, то карточка тома копируется в состоянии Проект
- Если у карточки дела не установлен признак Переходящее дело и у карточки дела есть дочерняя карточка тома, то по карточке тома будет скопирована вся информация кроме Значений из ЭУ Контрол табличных данных, который расположен на вкладке Документы, списанные в дело
- Если у карточки дела установлен признак Переходящее дело и указано состояние, отличное от состояния Закрыто, и у карточки дела есть дочерняя карточка тома, то в копируемую карточку тома в скрытое поле Ссылка на родительское Дело добавляется также системный идентификатор текущей карточки дела, в которую входит карточка копируемого тома, в копируемом дереве разделов
- Если у карточки дела установлен признак Переходящее дело и указано состояние Закрыто, и у карточки дела есть дочерняя карточка тома, то карточки томов не копируются

Удаление раздела номенклатуры дел

Разделы удаляются со всеми дочерними элементами, включая дела и тома. При удалении дела или тома, списанные в него документы не удаляются. Если в документе была ссылка на дело или том, такая ссылка будет удалена.
Удаление возможно только при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы удалить раздел справочника:

Выберите раздел номенклатуры, который нужно удалить.
Выберите в контекстном меню раздела пункт Удалить.
Появится предупреждение, подтвердите действие кнопкой ОК.

Перечень полей раздела номенклатуры дел

Каждый раздел номенклатуры дел содержит поля для заполнения:

Рисунок 4. Стандартные поля раздела номенклатуры дел

Название поля Тип поля Обязательность заполнения Доступность редактирования Комментарий

Название поля	Тип поля	Обязательность заполнения	Доступность редактирования	Комментарий
Состояние	Состояние	Да	Нет	Текущее состояние карточки раздела. При создании состояние `Проект`
Блок Основные реквизиты
Родительский раздел	Карточка	Да	Нет	Поле в схеме данных. Системный идентификатор системного раздела или родительского раздела, в состав которого входит текущая карточка раздела
Подразделение	Подразделение	Да	Да	Выбор подразделения из справочника сотрудников
Индекс раздела	Строка	Да	Нет	Заполняется автоматически после заполнения поля Подразделение выбором значения из справочника сотрудников: значение из поля Индекс организации или Индекс подразделения. При очищении поля Подразделение значение поля Индекс раздела также очищается.
Заголовок раздела	Строка	Да	Да	Вручную
Таблица Ответственные
Ответственный	Сотрудник	Да	Да	Выбор значения из справочника сотрудников
Вкладка Дела
Таблица Дела (Контрол табличных данных)
Индекс дела	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле Ссылка на родительский раздел указан системный идентификатор текущей карточки раздела Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение поля Индекс дела найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится
Заголовок дела	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле Ссылка на родительский раздел указан системный идентификатор текущей карточки раздела Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение поля Заголовок дела найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится Отображается в виде кликабельного дайджеста
Состояние	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле `Ссылка на родительский раздел` указан системный идентификатор текущей карточки раздела Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение системного поля Состояние найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится

Состояние

Да

Нет

Текущее состояние карточки раздела. При создании состояние Проект

Блок Основные реквизиты

Родительский раздел

Карточка

Да

Нет

Поле в схеме данных. Системный идентификатор системного раздела или родительского раздела, в состав которого входит текущая карточка раздела

Подразделение

Да

Выбор подразделения из справочника сотрудников

Индекс раздела

Строка

Да

Нет

Заполняется автоматически после заполнения поля Подразделение выбором значения из справочника сотрудников: значение из поля Индекс организации или Индекс подразделения.

При очищении поля Подразделение значение поля Индекс раздела также очищается.

Заголовок раздела

Строка

Да

Вручную

Таблица Ответственные

Ответственный

Сотрудник

Да

Выбор значения из справочника сотрудников

Вкладка Дела

Таблица Дела (Контрол табличных данных)

Индекс дела

Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом:

Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле Ссылка на родительский раздел указан системный идентификатор текущей карточки раздела
Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение поля Индекс дела найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку
Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится

Заголовок дела

Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом:

Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле Ссылка на родительский раздел указан системный идентификатор текущей карточки раздела
Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение поля Заголовок дела найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку
Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится

Отображается в виде кликабельного дайджеста

Состояние

Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом:

Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле Ссылка на родительский раздел указан системный идентификатор текущей карточки раздела
Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение системного поля Состояние найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку
Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится

Жизненный цикл карточки "Раздел"

Жизненный цикл карточек в процессе работы определяется автоматом состояний:

Проект — начальное состояние Раздела
Утвержден
Закрыт

Изменение состояний выполняется по приведенной схеме.

Рисунок 5. Жизненный цикл карточки "Раздел"

Дайджест раздела

При сохранении карточки раздела ей присваивается дайджест. Дайджест формируется по следующему правилу

<индекс раздела> <название подразделения>

<индекс раздела> — значение поля Индекс раздела карточки раздела
<название подразделения> — значение поля Полное название карточки подразделения, которое указано в поле Подразделения карточки раздела

Кнопки раздела

Для карточки раздела настроены кнопки Утвердить и Закрыть, позволяющие перевести раздел в другое состояние. В зависимости от текущего состояния раздела и настроек безопасности, кнопки перевода раздела в другое состояние могут быть недоступны пользователю. Так же настроена кнопка Утвердить приказом, при нажатии на которую открывается карточка вида указанного в настройках ЭУ Номенклатуры дел.