Настройка почтовых уведомлений

Docsvision может информировать пользователей о получении и изменении заданий по электронной почте:

  • Исполнители заданий могут получать уведомления о поступлении новых заданий — для заданий с типом маршрутизации Задача Почтового клиента или Письмо с описанием задания.

  • Автор задания может получать уведомления об изменении задания (см. руководство администратора приложения Управление документами).

Администратор Docsvision может настроить шаблоны почтовых уведомлений и перечень информации, включаемой в письма.

Чтобы почтовые уведомления работали, в настройках СУБП должно быть настроено соединение с электронной почтой (см. Руководство администратора модуля Управление процессами, пункт Настройка почты). В справочнике Системные настройки в разделе Почтовый клиент  Настройки администратора должен быть указан e-mail адрес сервера.
HTML-форматирование:

Если в карточке присутствуют поля с HTML-кодом (например, заполненные в Web-клиенте) и для отправки писем используются стандартные шаблоны, текст в почтовом уведомлении будет отображаться в отформатированном виде.

По умолчанию HTML-форматирование будет учитываться только если используется БД, созданная после обновления на версию модуля Базовые объекты 5.5.5. Для БД, созданных ранее необходимо вручную отредактировать шаблоны для карточки Документ, привязанные на вкладке Экспорт в Справочнике видов карточек. Стандартные шаблоны хранятся в папке C:\Program Files (x86)\Docsvision\Platform\5.5\Tools\Database\BackOffice\Xslt.

В справочнике видов можно указать актуальные шаблоны или вручную изменить стандартные. В шаблоне необходимо обернуть HTML-текст в тег <EscapeHTML>.

Настройки вложений в письма

Администратор Docsvision может определить, какие данные должны включаться в почтовые уведомления для исполнителей заданий.

Для этого:

  1. Перейдите на вкладку Настройка почтовых уведомлений.

  2. Измените настройки в области Настройки вложений:

    • Установите флаг Прикладывать основные файлы документа, чтобы к письму прикладывались основные файлы документа, по которому создано задание.

      Если к заданию приложено несколько основных документов, в письмо будут включены файлы только первого.

    • Установите флаг Прикладывать дополнительные файлы документа, чтобы к письму прикладывались дополнительные файлы документа, по которому создано задание.

    • Установите флаг Отображать связанный документ в письме, чтобы в письмо добавлялись атрибуты связанного с заданием документа.

      К письму, содержащему задание на согласование или подписание документов, согласуемые файлы добавляются согласно логике маршрута согласования.

      Дополнительные файлы документа к такому письму не прикрепляются. Настройки Прикладывать основные файлы документа и Прикладывать дополнительные файлы документа не учитываются.
      Настройки вложений в E-mail
      Рисунок 1. Настройки вложений в E-mail

  3. Сохраните настройки вида задания.

Настройка максимального размера вложений

Администратор Docsvision может установить максимально допустимый размер суммы всех вложений, которые БП рассылки может приложить к почтовому сообщению.

При превышении данного ограничения часть файлов не отобразится в письме, а письмо по заданию будет дополнено предупреждением Для вас создано новое задание: не удалось приложить к заданию все приложенные файлы в связи с ограничением размера вложений. Полную информацию по заданию можно получить, открыв карточку Docsvision.

По умолчанию установлено ограничение — не более 10 Мб вложений.

Чтобы изменить данное значение:

  1. Перейдите на вкладку Настройка почтовых уведомлений.

  2. Измените значение параметра Максимальный размер почтового сообщения (мб) в области Настройки вложений. Значение указывается в мегабайтах.

    Настройка максимального размера вложений
    Рисунок 2. Настройка максимального размера вложений

  3. Сохраните настройки вида задания.

Настройка шаблона почтового уведомления для исполнителя задания

Шаблон почтового уведомления для исполнителя задания используется при формировании содержимого почтовых сообщений, рассылаемых исполнителям заданий с типом маршрутизации Задача Почтового клиента и Письмо с описанием задания.

Шаблон представляет собой XSLT-преобразование, которое применяется к XML-документу с данными карточки. В результате должен быть сформирован HTML-документ, которой включается в тело письма.

Код стандартного XSLT-преобразования, а также описание XML-документа, к которому применяется преобразование, см. в разделе администрирование.
Чтобы переопределить стандартный шаблон писем собственным:

  1. Перейдите на вкладку Настройка почтовых уведомлений.

  2. Нажмите кнопку Три точки в поле Почтовые уведомления, чтобы открыть диалоговое окно Редактор кода.

    Редактор кода
    Рисунок 3. Редактор кода

  3. Введите код XSLT-преобразования в редактор.

  4. Нажмите на кнопку ОК и сохраните настройки вида задания. Чтобы вернуться к стандартному шаблону, удалите собственный код в редакторе.