Организации контрагента

Как правило, организация представляет собой сложное формирование, в состав которого входят подразделения (департаменты), состоящие, в свою очередь, из отделов и т. д.

Информацию справочника рекомендуется структурировать в соответствии с организационной структурой, располагая самые крупные единицы в корневой папке Организации, внутри них — составляющие их элементы. Личные карточки сотрудников рекомендуется располагать в папках отделов, в которых они числятся.

Корневая организация справочника контрагентов

Корневая организация присутствует в справочнике по умолчанию и не подлежит удалению.

Для корневой организации можно выполнить ряд настроек, которые будут распространяться на все остальные организации.

Выбрать вид карточки для корневой организации

Для организации можно настроить виды карточек, которые будут использоваться при добавлении в справочник новых дочерних организаций, подразделений и сотрудников. По умолчанию при добавлении дочерних организаций, подразделений и при добавлении сотрудников у пользователей будут открываться карточки базовых типов Карточка подразделения контрагента и Карточка сотрудника контрагента, соответственно.

Чтобы изменить данные типы карточек на пользовательские виды:

  1. Выделите в дереве организаций корневой узел Организации.

  2. Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, затем выберите пункт Настройки.

    Выбор видов карточек для корневого узла "Организации"
    Рисунок 1. Выбор видов карточек для корневого узла "Организации"

  3. В окне Настройки определите вид карточки, который будет использоваться для добавления дочерних организаций и подразделений, установив флаг слева от поля Подразделение. Также выберите вид из Справочника видов карточек.

  4. Чтобы определить вид карточки, который будет использоваться для добавления сотрудников, установите флаг слева от поля Сотрудник и выберите вид из Справочника видов карточек.

  5. Нажмите на кнопку ОК.

    В результате если персональные настройки для дочерних организаций не будут заданы, при добавлении дочерних организаций, подразделений и сотрудников будут использоваться виды карточек, настроенные для организации.

    Для любого дочернего подразделения, организации и для сотрудников можно задавать индивидуальные настройки, которые будут более приоритетными, чем настройки, унаследованные от корневой организации.

Изменить записи справочника контрагентов в режиме выбора

В Справочнике контрагентов, открытом для выбора значения из какого-либо поля карточки, можно настроить возможность редактирования, включающую добавление новых записей, а также возможность редактирования и удаления существующих записей. По умолчанию режим редактирования записей включён у всех пользователей системы, но при необходимости его можно отключить.

Настройка редактирования не влияет на возможность добавления записей в справочник — добавление доступно всегда. Настройка также не влияет на редактирование групп и ролей справочника — редактирование не предусмотрено.

Управление редактированием доступно пользователям, входящим в группу безопасности DocsVision Administrators. У остальных пользователей данная настройка отсутствует.

Чтобы отключить возможность редактирования:

  1. Выделите в дереве организаций корневой узел Организации.

  2. Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, затем выберите пункт Настройки.

    При этом будет открыто окно Настройки.

    Настройка редактирования записей справочника контрагентов в режиме выбора
    Рисунок 2. Настройка редактирования записей справочника контрагентов в режиме выбора

  3. Чтобы включить возможность редактирования, установите флаг Разрешить редактирование записей в режиме выбора.

    При открытии справочника на выбор из полей карточки, формы поискового запроса или скрипта появится возможность добавлять новые и редактировать существующие записи.

На ленте справочника, открытого на выбор, появятся кнопки:

  • Редактировать организацию или подразделение.

  • Удалить организацию или подразделение.

  • Редактировать сотрудника.

  • Удалить сотрудника.

    Открытый на выбор справочник контрагентов с включённым режимом редактирования записей
    Рисунок 3. Открытый на выбор справочник контрагентов с включённым режимом редактирования записей

    1. Чтобы отключить данную возможность, снимите флаг Разрешить редактирование записей в режиме выбора.

      При отключенном режиме редактирования описанные на предыдущем шаге элементы в открытом на выбор справочнике не отображаются.

Работа с организациями контрагентов

Карточки организаций контрагентов предназначены для хранения в системе Docsvision сведений о компаниях партнеров. Организации создаются внутри корневой организации, которая присутствует в Справочнике контрагентов по умолчанию.

Для организации может быть определён специальный вид карточки, который будет использоваться для хранения информации о подразделениях и сотрудниках.

Для просмотра информации об организации в справочнике может быть настроен способ отображения полей.

Возможно объединение организаций в группы.

Добавить дочернюю организацию

Организации могут добавляться как в корневую папку дерева Организации, так и в уже существующие папки в качестве дочерних организаций или подразделений.

Добавить организации можно как из справочника, открытого на редактирование, так и из справочника, открытого на выбор из другой карточки. Например, из поля Выбор исполнителя карточки Задание.

В последнем случае созданная карточка организации будет добавлена в справочник и может быть сразу же выбрана для заполнения требуемого поля.

Данным способом можно не только создать новую организацию, но и добавить в неё элементы (сотрудников).

Чтобы добавить новую организацию контрагента:

  1. Выделите в дереве организацию или подразделение, в которую необходимо добавить дочерний элемент.

  2. Нажмите на панели инструментов кнопку Добавить организацию контрагента.

  3. Выберите из раскрывающегося списка добавляемый элемент.

    Вкладка "Основная"
    Рисунок 4. Вкладка "Основная"

  4. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Основная.

  5. Заполните основные параметры подразделения или организации.

    Не обязательно заполнять все поля карточки справочника. Обязательным для заполнения полем карточки организации является её название.

    1. Заполните Общие данные.

    2. Укажите Банковские реквизиты.

    3. Выберите специальный вид карточки для подразделения и сотрудника.

      При необходимости новые записи об организациях и подразделениях могут быть созданы из окна Справочника контрагентов, открытого на выбор.

  6. Переключитесь на вкладку Дополнительно.

    Вкладка "Дополнительно"
    Рисунок 5. Вкладка "Дополнительно"

  7. Заполните настройки поля вкладки:

    1. Заполните Контакты.

    2. Заполните коды организации.

    3. Заполните дополнительные банковские реквизиты.

    4. Заполните дополнительную информацию об организации.

    5. Определите доступность организации для выбора.

  8. Нажмите на кнопку ОК.

    При сохранении, если необходимо, может быть выполнена проверка на уникальность создаваемой организации по атрибутам, настроенным администратором. При наличии совпадений пользователю будет выдано предупреждение, и организация добавлена не будет. По умолчанию проверка уникальности атрибутов не настроена.