Добавить новое подразделение

Подразделения могут добавляться как в организации, так и в родительские подразделения.

Добавить подразделения можно как из справочника, открытого на редактирование, так и из справочника, открытого на выбор из другой карточки. Например, из поля Выбор исполнителя карточки Задание.

В последнем случае созданная карточка подразделения будет добавлена в справочник и может быть сразу же выбрана для заполнения требуемого поля.

Данным способом можно не только создать новое подразделение, но и добавить в него элементы (сотрудников).

Чтобы добавить новое дочернее подразделение:

Выделите в дереве организацию или подразделение для добавления дочернего элемента.
Нажмите на панели инструментов кнопку , чтобы открыть окно Подразделение.

Рисунок 1. Вкладка "Основная" в окне "Подразделение"
На вкладке Основная заполните основные параметры подразделения:
- Заполните Общие данные.
- Выберите специальный вид карточки для подразделения и сотрудника.
  
  При необходимости новые записи о подразделениях могут быть созданы из окна Справочника сотрудников, открытого на выбор.
Переключитесь на вкладку Настройки делопроизводства.

Рисунок 2. Вкладка "Настройки делопроизводства" в окне "Подразделение"
Заполните настройки делопроизводства:
- Укажите папки подразделения.
- Введите дополнительную информацию о подразделении.
- Выберите бизнес-календарь подразделения.
- Настройте синхронизацию с Active Directory.
- Укажите доступность подразделения.
Нажмите кнопку ОК.

Общие данные подразделения

Чтобы заполнить общие данные подразделения:

Откройте окно Подразделение.
Перейдите на вкладку Основная.

Рисунок 3. Общие данные подразделения
В поле Название укажите сокращенное название организации, которое будет отображаться в справочнике Docsvision.
В поле Полное название укажите официальное название подразделения.
В поле Индекс подразделения укажите индекс подразделения.
В поле Руководитель укажите руководителя подразделения. Руководитель должен быть указан именно в данном диалоге (задать этот параметр в карточке сотрудника нельзя).

Руководитель подразделения одновременно является руководителем всех сотрудников, работающих как данном, так и во всех дочерних подразделениях. Когда в настройках подразделения указан руководитель, в соответствующей карточке сотрудника автоматически будет установлен флаг Руководитель подразделения.
В поле Контактное лицо укажите сотрудника, который является официальным представителем подразделения.
В поле Адрес укажите фактический адрес подразделения.
В поле Почтовый адрес укажите адрес, который будет использован для отправки почтовой корреспонденции в данное подразделение.
В поле Телефон укажите контактный телефон подразделения.
В поле Факс укажите номер для отправки факсов в подразделение.
В поле Телекс укажите номер телекса подразделения.
В поле E-mail укажите адрес для отправки электронных писем в подразделение.
Нажмите на кнопку ОК.

Вид карточки для данного подразделения

По умолчанию для хранения информации о подразделении в системе используется базовый тип карточки Карточка подразделения. При необходимости для подразделения можно определить собственный вид карточки. Также можно определить специальный вид карточки для хранения информации о сотрудниках данного подразделения.

Чтобы выбрать вид карточки для данного подразделения:

Откройте окно Подразделение.
В области Вид карточки установите флаг слева от поля выбора вида карточки для подразделения или сотрудника, затем укажите следующие данные:
1. В поле Подразделение укажите особый вид карточки, который будет использоваться для хранения информации о данном подразделении.
  
  Вид выбирается из Справочника видов карточек.
2. В поле Сотрудник укажите особый вид карточки, который будет использоваться для хранения информации о сотрудниках данного подразделения.
  
  Вид выбирается из Справочника видов карточек.
  
  Рисунок 4. Выбор вида карточки для подразделения
Нажмите на кнопку ОК.

При добавлении подразделения в Справочник сотрудников или добавлении сотрудника в данное подразделение будет открываться карточка указанного вида.