Работа с карточкой "Документ"
Карточка Документ, входящая в состав библиотеки Базовые объекты, предназначена для работы с документами и файлами в организациях различного профиля.
Карточка входит в комплект поставки системы Docsvision 5. Название карточки соответствует названию её типа в Справочнике видов карточек.
Карточка Документ взаимодействует с другими объектами — заданиями, процессами, справочниками. Разметка и функциональность карточки также могут быть изменены, что позволяет специалистам по внедрению системы реализовывать любые пользовательские сценарии.
-
Создание карточки различными способами.
-
Перетаскивание файлов и писем в карточку из файловой системы, другой открытой карточки и Microsoft Outlook как в открытую карточку, так и с созданием новой карточки.
-
Возможность проведения опросов с выводом результатов в виде гистограммы.
-
Поддержка электронных подписей в формате
.p7sи просмотра журнала подписей. -
Предварительный просмотр файлов поддерживаемых форматов.
-
Добавление отсканированных файлов в карточку, в том числе с возможностью распознавания.
-
Для файлов документов в формате Microsoft Office 2016x86 и младше поддерживается синхронизация свойств вложенного файла и карточки.
-
Изменение, генерация и печать штрих-кода, а также создание карточки по штрих-коду.
-
Экспорт, печать и отправка данных карточки по электронной почте.
-
Создание связанных карточек.
Для карточки Документ предусмотрен отдельный диалог, в котором собраны параметры печати, экспорта и отправки данных карточки. Данные действия могут распространяться как на файлы, приложенные к карточке (основной и дополнительные), так и на данные самой карточки.
Интерфейс карточки "Документ"
Интерфейс карточки Документ определяется разметкой, которая настроена для данной карточки в Конструкторе разметок.
В данном разделе приведено описание базовой разметки карточки Документ, которая используется для карточки при отсутствии установленных в Docsvision дополнительных компонентов (приложения Управление документами и др.).
|
Описание интерфейса карточки в случае использования приложений и дополнительных модулей содержится в документации по продуктам. |
При необходимости базовая разметка может быть изменена администратором.
-
Строка состояния.
Лента карточки "Документ"
На ленте карточки Документ расположены основные команды для работы с карточкой. Состав команд может быть различным в зависимости от настройки вида и разметки карточки. Ниже представлена лента с базовым набором команд.
Команды на ленте разделены по функциональным группам: Общие, Действия, Создание карточки, Основной файл, Подписи и шифрование.
| Группа | Кнопка | Название | Описание |
|---|---|---|---|
Общие |
|
Сохранить |
Сохранить изменения в карточке. |
|
Сохранить и создать |
Сохранить изменения в карточке и создать новую карточку того же вида. |
|
|
Печать штрих-кода |
Распечатать и изменить штрих-код. |
|
Действия |
|
Выполнить |
Перейти к другому (заранее настроенному) состоянию карточки. |
Бизнес-процессы |
|
Запустить |
Запустить бизнес-процесс. |
|
Остановить |
Остановить бизнес-процесс. |
|
|
Просмотреть |
Просмотреть бизнес-процесс. |
|
Создание карточки |
|
Создание карточки |
Создать связанную карточку. Кнопка содержит типы ссылок, которые могут быть использованы для создания карточки данного вида (настраиваются в Справочнике видов карточек). |
Основной файл |
|
Открыть файл |
Открыть основной файл, приложенный к карточке. Файл в области вложений выделять при этом необязательно. |
|
Заблокировать для работы |
Выгрузить файл для работы с ним вне системы (при этом для остальных он блокируется). |
|
|
Вернуть с блокировки |
Возобновить доступ к файлу с учетом сделанных в нем изменений (изменённый файл загружается в карточку из файловой системы). |
|
|
Отменить блокировку |
Отменить блокировку взятого в работу файла без учета произведенных в заблокированном файле изменений. |
|
Подписи и шифрование |
|
Подписать |
Позволяет подписать карточку с помощью электронной подписи (ЭП). При наличии у пользователя личного сертификата будет использована усиленная ЭП, при отсутствии — простая ЭП. |
|
Журнал подписей |
Просмотреть журнал подписей, а также проверить актуальность подписей. |
|
|
Шифрование файлов |
Задать шифрование файлов карточки. |
Область вложений карточки "Документ"
Область вложений предназначена для хранения файлов, добавленных в карточку различными способами. В новой созданной карточке данная область пуста.
После добавления файлов, в области будут отображаться их названия.
Область предварительного просмотра карточки "Документ"
Область предварительного просмотра предназначена для просмотра содержимого файла в режиме чтения. Размер области предварительного просмотра можно менять, перетаскивая границы блоков. При необходимости данная область может быть скрыта специалистами по настройке системы.
При необходимости область предварительного просмотра может быть развёрнута на всю ширину окна кнопкой > в верхнем правом углу области.
Главное меню карточки "Документ"
Главное меню карточки Документ предназначено для доступа к следующим командам:
-
Сохранить карточку.
-
Сохранить и создать карточку.
-
Отправка (печать, экспорт, экспорт в pdf, отправка по электронной почте).
Вкладка "Версии"
Вкладка Версии предназначена для учета версий основных файлов карточки Документ.
В левой части вкладки отображается список версий для каждого из файлов, образуя тем самым дерево с раскрывающимися подпунктами. В правой части выводятся сведения об авторе и дате изменений.
| Команда | Описание |
|---|---|
|
Обновляет список версий. |
|
Открывает файл текущей версии. |
|
Блокирует выбранную версию. |
|
Возвращает доступ к версии (снимает блокировку) с учетом сделанных в ней изменений. |
|
Отменяет взятие в работу (снимает блокировку) без учета возможных изменений. |
|
Позволяет добавить комментарий к документу или версии. Для выбора предусмотрено выпадающее меню: |
|
Открывает выбранную версию файла в режиме "только чтение". |
|
Позволяет скачать выбранную версию файла (сохранить в файловой системе). |
|
Позволяет сделать выбранную версию файла текущей. |
|
Удаляет выбранную версию. |
|
Удалить версию файла, если на её основе сделана другая версия нельзя. |
Вкладка "Категории"
На вкладке Категории можно управлять принадлежностью текущей карточки к той или иной категории (см. Управление категориями). Перемещаться по списку найденных категорий можно как при помощи кнопок, расположенных справа от поля, так и при помощи сочетаний клавиш F3 и Shift+F3 (перемещение по веткам дерева вниз и вверх).
В левой части вкладки отображается Дерево категорий, а в правой — список выбранных категорий, к которым относится данная карточка. Одна из частей вкладок может быть скрыта командой контекстного меню .
В верхней части вкладки имеется строка поиска, которая позволяет быстро найти нужную категорию.
|
Вкладка представляет собой элемент управления Категории, расположение и прочие параметры которого могут быть настроены в Конструкторе разметок. |
-
Включить всё — документ будет включён во все доступные категории, включая вложенные категории.
-
Выключить всё — документ будет исключён из всех категорий, в которые он ранее был включён.
-
Свернуть всё или Развернуть всё — данные команды разворачивают дерево категорий если оно свернуто, и сворачивает — если развернуто.
-
Показать путь — данная команда включает или отключает видимость столбца Путь для списка объектов в области справа.
По умолчанию данный столбец отображается.
Вкладка "История"
На вкладке История можно ознакомиться с журналом изменений карточки Документ.
| Для просмотра истории изменений карточки пользователю потребуется настройка прав ролевой модели на операцию Просмотр истории. |
Вкладка представляет собой таблицу, состоящую из трёх столбцов: Сотрудник, Дата и Описание события. Таким образом, можно посмотреть историю правок карточки, отследить жизненный цикл вложений и определить состав сотрудников, вовлеченных в работу над карточкой.
НАШЛИ ОШИБКУ?