Шифрование файлов

Для базового типа карточки Документ существует возможность шифрования файлов. Шифрование становится доступным, только когда администратор настроил параметры шифрования в справочнике Системные настройки. В Конструкторе ролей для шифрования используется операция Шифрование файлов.

Шифрование в карточках становится доступным только для тех пользователей, у которых в Справочнике сотрудников указан сертификат.

Зашифрованные файлы запрещено отправлять на согласование, однако с ними допускается создание заданий и групп заданий. На вкладке Ссылки для режима Файлы запрещен просмотр зашифрованных файлов для сотрудников, у которых не настроен доступ к зашифрованным файлам.

Чтобы зашифровать файлы карточки:

  1. Откройте карточку вида Документ.

  2. На ленте карточки нажмите на кнопку Замок с ключом Шифрование файлов.

    Если шифрование выполняется для Дополнительных файлов, в списке рядом с их названием появится пометка о том, что файл является дополнительным.

    Шифрование файлов карточки
    Рисунок 1. Шифрование файлов карточки

  3. В области Список файлов выберите файл, для которого требуется настроить шифрование.

    Шифрование выполняется сразу для всех файлов, однако список сотрудников, которые будут иметь доступ к зашифрованному файлу, необходимо сформировать отдельно для каждого из файлов.

  4. Укажите сотрудников, которые могут иметь доступ к зашифрованному файлу:

    1. Нажмите на кнопку Зелёный плюс и выберите запись из Справочника сотрудников.

    2. Введите первые буквы имени сотрудника в строку быстрого поиска, затем дважды щелкните левой клавишей мыши на найденной записи.

      Выбрать можно только тех сотрудников, у которых в Справочнике сотрудников указан сертификат подписи. Если сертификат отсутствует, при подтверждении выбора будет выдано предупреждение: Не удалось добавить сотрудника. У пользователя отсутствует сертификат. Обратитесь к администратору системы.

  5. Нажмите на кнопку Зашифровать.

    В зависимости от настроек в справочнике сотрудников, может появиться окно выбора сертификата подписи.

  6. Укажите тип подписи, затем нажмите на кнопку ОК.

    Если сертификат действителен, основные и/или дополнительные файлы будут зашифрованы в соответствии с настройками провайдера, алгоритма и ключа из справочника Системные настройки. Сертификаты пользователей, указанных в списке, берутся из настроек Справочника сотрудников. Для каждого из указанных пользователей формируется ключ.

    В карточке название зашифрованного файла станет серым, а в иконке файла появится значок, указывающий, что файл зашифрован.

    Зашифрованный файл будет отображаться в карточке документа для всех пользователей, имеющих доступ к данной карточке. Прочитать такой файл смогут только пользователи, у которых настроен доступ к зашифрованному файлу. Если доступа нет, будет выдано сообщение: Файл зашифрован. Не удалось выполнить операцию в связи с ограничением прав доступа. При открытии на чтение зашифрованный файл будет автоматическая дешифрован и выгружен во временную папку.

    У пользователя, который выполнил шифрование файлов, на ленте карточки станет доступным выпадающее меню кнопки Шифрование файлов, содержащее команды для управления зашифрованными файлами.

    Меню управления зашифрованными файлами
    Рисунок 2. Меню управления зашифрованными файлами

  7. После добавления нового основного и/или дополнительного файла, зашифруйте его командой Зашифровать файлы в меню кнопки шифрования.

    Команда меню будет недоступна после добавления дополнительных файлов, если для них не настроено шифрование в справочнике Системные настройки.

  8. Чтобы расшифровать файлы, выберите в меню кнопки команду Расшифровать файлы.

    Расшифрованные файлы становятся доступными для редактирования.

  9. Чтобы отредактировать список сотрудников, для которых было выполнено шифрование, выберите в меню кнопки команду Редактировать список сотрудников. В открывшемся окне Шифрование файлов отредактируйте список, затем нажмите на кнопку Зашифровать.

    Аналогичные действия будут выполнены при нажатии на саму кнопку Шифрование файлов.

    Если состав сотрудников изменится, файлы будут повторно зашифрованы с учетом изменений. При этом, в зависимости от настроек Справочника сотрудников, может быть запрошен сертификат подписи.