Создать карточку "Документ"

Карточка Документ может быть создана различными способами. Однако, все способы создания предполагают выбор вида создаваемого объекта. В базовый комплект поставки системы Docsvision 5 (при отсутствии модуля Управление документами) входит базовый тип карточки Документ.

Данный тип может использоваться для создания карточек, однако его настройки не подлежат изменению. Поэтому, при работе с системой рекомендуется пользоваться дочерними видами карточек, созданными на основе базового типа Документ.

Для создания карточек рекомендуется использовать пользовательские виды карточек. Данные виды создаются специалистами по внедрению системы в Справочнике видов карточек.

Создание карточки Документ может быть выполнено следующими способами:

В программе Windows-клиент:
- Кнопкой на ленте Windows-клиента.
- Из меню Windows-клиента.
- По заранее созданному шаблону.
- Из открытой карточки того же типа.
- Из открытой карточки по команде Создать карточку.
В программе Рабочее место администратора:
- С помощью инструментов модуля.
- По шаблону.
- Из открытой карточки того же типа.

Также для карточек "Документ" существуют дополнительные способы создания:

При создании карточки Документ могут применяться настройки, выполненные для данного вида в Справочнике видов карточек. Например, при сохранении карточки может выполняться проверка уникальности атрибутов карточки, синхронизация свойств карточки и вложенного файла и другие действия.

Создание карточки при перетаскивании файла в Windows-клиент

Карточка типа Документ (или дочерних видов) может быть создана путем перетаскивания файла в Область представления или пользовательскую папку в Дереве папок Windows-клиента.

Данный способ также называется импортом документов. Файлы можно перетащить из Проводника Windows или с Рабочего стола. Также можно перетащить письма и вложения из Microsoft Outlook.

Перетащить можно как один файл, так и группу файлов. При перетаскивании файла в пользовательскую папку могут устанавливаться ограничения, разрешающие создавать карточки документов только определённых видов.

При перетаскивании одного файла будет создана карточка документа (разрешённого для папки вида), файл будет добавлен в карточку как основной. Перетащить файл можно также на уже открытую карточку, при этом файл будет приложен в качестве основного. Созданная карточка будет сохранена в системной папке Карточки — Базовые объекты (папка доступна только администратору), а в выбранной пользовательской папке будет отображен ярлык на данную карточку.

При перетаскивании группы файлов появится окно, в котором требуется выбрать способ создания карточки:

Либо одну карточку с несколькими вложениями.
Либо по отдельной карточке на каждое вложение.

По умолчанию для всех перетаскиваемых файлов предлагается создать одну карточку Документ. При этом необходимо выбрать, какие из файлов будут основными. Остальные файлы будут добавлены в качестве дополнительных.

Чтобы определить основные файлы, необходимо выставить флаги в полях, расположенных слева от их названия. В поле Вид можно определить вид создаваемой карточки. Если вид не задан, будет создана карточка базового типа Документ.

Рисунок 1. Окно создания одной карточки при перетаскивании группы файлов

Если требуется для каждого файла создать отдельную карточку, выберите опцию Несколько документов. В таком случае выбор файлов будет запрещен. В списке можно выделить несколько файлов и указать для них нужный вид в поле Вид. Для множественного выделения удерживайте Ctrl или Shift.

Таким образом, за один шаг можно назначить произвольной группе файлов нужный вид без необходимости делать это вручную для каждого файла. Файлы из диалога можно удалять с помощью команды Удалить контекстного меню, либо клавишей Del на клавиатуре.

Рисунок 2. Окно создания нескольких карточек для каждого из перетаскиваемых файлов

После задания всех необходимых настроек, нажмите кнопку Принять, чтобы создать и открыть новые карточки. Для файлов Microsoft Office или OpenOffice свойства файла автоматически будут перенесены на соответствующие поля карточки. К таким свойствам относится, например, автор документа, название документа, наличие электронной подписи.

Создание карточек методом перетаскивания поддерживает работу с электронными подписями (ЭП) в формате .p7s.

При импорте файла ".p7s" нужно учитывать следующие особенности:

Перетаскивание в Область представления:
- Если .p7s-файл содержит в себе файл, создаётся новая карточка документа выбранного вида. В качестве основного файла к карточке прикладывается файл из .p7s-файла. Формируются соответствующие ЭП.
- Если .p7s-файл не содержит файла, карточка не будет создана.
Перетаскивание на область "Основного файла" в карточке:
- Если .p7s-файл содержит в себе файл, и в поле Основной файл также нет файла, файл из .p7s-файла добавляется в поле Основной файл. Формируются соответствующие ЭП.
- Если .p7s-файл содержит в себе файл, и этого файла нет в поле Основной файл, будет предложено его добавить. Если файл есть, будет предложено обновить версию или заменить (если версионирование файлов отключено). В обоих случаях будут сформированы соответствующие ЭП.
- Если .p7s-файл не содержит файла, и в поле Основной файл также нет файла, будет выдано сообщение о необходимости сначала загрузить основной файл.
- Если .p7s-файл не содержит файл, но в поле Основной файл уже имеется файл, ЭП будет добавлена к текущей версии основного файла.

Чтобы открыть файлы формата .p7s, воспользуйтесь сторонним приложением P7S Viewer.

Создание карточки по штрих-коду

Для карточек вида Документ предусмотрена возможность создания карточки по штрих-коду.

Чтобы создать карточку по штрих-коды, необходимо выполнить следующие условия:

У пользователя должна быть открыта программа Windows-клиент.
Должен быть настроен ручной сканер для возможности сканирования штрих-кодов.
В Справочнике видов карточек для вида документа, которые предполагается создавать при сканировании, должен быть указан способ создания Сканирование штрих-кода.
В настройках Windows-клиента должен быть определён вид карточки, создаваемой по штрих-коду.

Если все описанные выше настройки выполнены, после сканирования штрих-кода ручным сканером создание карточки будет произведено по следующим правилам:

Если карточка с таким штрих-кодом найдена в системе, она будет открыта.

Если будет найдено более одной карточки, появится сообщение: Найдено Х карточек. При нажатии на кнопку ОК будут открыты все найденные карточки.
Если карточка с таким штрих-кодом не найдена в системе, появится сообщение: Карточек с таким штрих-кодом не найдено. Вы хотите создать новую?. При нажатии на кнопку ОК карточка будет создана в соответствии с настройками, заданными в Справочнике видов карточек и параметрах Windows-клиента.