Вкладка "Основная"

Вкладка Основная предназначена для настройки и отображения основных параметров карточки.

Вкладка "Основная" для Автора задания
Рисунок 1. Вкладка "Основная" для Автора задания
Вкладка включает следующие поля:

  • Автор — имя сотрудника, создавшего данную карточку.

  • Название — название группы заданий.

  • Вариант исполнения — последовательность отправки заданий исполнителям группы заданий.

  • Дата начала, Дата завершения, Длительность (ч), Трудоемкость (ч) — сроки исполнения группы заданий, см. раздел Указание сроков исполнения группы заданий.

  • Важность — категория важности, с которой должна быть выполнена группа заданий.

  • Содержание — краткое описание группы заданий.

  • Исполнители, Ответственный исполнитель — выбор исполнителей группы заданий. Поле позволяет также изменить индивидуальные настройки исполнителя.

  • На контроле, Дата контроля, Контролёр, Требуется приёмка — настройка контроля за выполнением группы заданий, см. раздел Настройка контроля и приёмки выполнения заданий.

Выбрать автора группы заданий

В поле Автор автоматически появляется имя сотрудника, создавшего данную карточку. Автором может быть только пользователь, зарегистрированный в Справочнике сотрудников.

Если у пользователя установлено приложение Microsoft Lync, для выбранного сотрудника может отображаться индикатор текущего состояния.

Чтобы изменить автора задания:

  1. Выберите Автора из Справочника сотрудников нажатием кнопки Три точки в правой части строки.

    Для выбора значения в поле из Справочника сотрудников должна быть включена настройка "Разрешить выбор автора из Справочника сотрудников" в Справочнике видов карточек для вида карточки задания.

  2. В окне Выбор сотрудника выберите нужную запись, затем нажмите на кнопку Зелёная галочка.

  3. Если имя сотрудника заранее известно, введите в поле Автор первые буквы имени сотрудника и выберите нужный вариант из выпадающего списка (если введённым символам соответствует имя хотя бы одного сотрудника).

  4. Из раскрывающегося списка данного поля можно также выбрать заместителей сотрудников нажатием на кнопку Треугольник вниз.

Название и содержание группы заданий

Чтобы определить название и содержание задания:

  1. Создайте карточку Группа заданий.

  2. В поле Название укажите название задания, которое будет отображаться в заголовке окна задания и Области представления Windows-клиента.

  3. В поле Содержание укажите суть группы заданий в виде короткого текстового резюме.

Сроки исполнения группы заданий

Укажите сроки исполнения Группы заданий в следующих полях:

  • Дата начала — предполагаемая дата начала выполнения группы заданий исполнителями.

    По умолчанию используется текущая дата и время.

  • Дата завершения — планируемая дата завершения выполнения группы заданий исполнителями.

  • Длительность (ч.) — в поле будет автоматически рассчитана длительность выполнения группы заданий (в часах) на основании указанных дат начала и завершения.

    Допускается вводить десятичные знаки (например, 3,5). Значение поля Длительность может указываться в днях или часах в зависимости от настройки элемента управления в Конструкторе разметок.

    Формат отображения дат начала и завершения также определяется в настройках элементов разметки. Если в задании указаны единицы измерения длительности часы, плановые даты вычисляются с учетом текущего времени. Если указаны дни, то 1 день — это завтрашняя дата до 23:59.

  • Трудоемкость (ч.) — в поле можно указать, сколько часов из отведенного периода должна занять работа над заданием.

    Настройка сроков исполнения группы заданий
    Рисунок 2. Настройка сроков исполнения группы заданий

Автоматическое заполнение сроков

Сроки могут также заполняться в автоматическом режиме.

Данные поля будут заполняться по следующим правилам:

  • При заполнении полей Дата начала и Длительность автоматически вычисляется дата завершения.

  • При заполнении полей Дата начала и Дата завершения автоматически вычисляется длительность.

  • При заполнении полей Дата завершения и Длительность автоматически вычисляется дата начала.

Автоматический расчет будет производиться, только если одновременно заданы два параметра. При необходимости пользователь может указать только один из параметров, или оставить поля пустыми. При расчете используется календарь исполнителя.

Если исполнитель не задан, расчет будет выполнен по встроенному правилу: рабочий день пн-пт 9-13+14-18.

Если в качестве исполнителя задания указано:

  • Подразделение, будет учитываться календарь подразделения. Если календарь подразделения отсуствует, будет использован календарь по умолчанию из настроек делопроизводства в Справочнике сотрудников.

  • Несколько исполнителей с разными календарями (когда однозначно невозможно определить календарь исполнителя), будет учитываться календарь по умолчанию.

    Если календарь по умолчанию не задан, дата завершения рассчитывается по встроенному правилу: рабочий день пн-пт 9-13+14-18.

  • Группа или роль, будет учитываться календарь по умолчанию. Если календарь по умолчанию не задан, дата рассчитывается по встроенному правилу.

Если поля Дата начала и Длительность изменены, при расчете даты завершения могут учитываться настройки заданных в системе календарей следующим образом:

  • Будет применяться Бизнес-календарь сотрудника — создателя карточки, если:

    • Данный календарь задан в Справочнике сотрудников.

    • В Справочнике видов карточек для карточки Задания установлен флаг Использовать бизнес-календарь.

  • Будет применяться Бизнес-календарь сотрудника — исполнителя карточки, если:

    • Данный календарь задан в Справочнике сотрудников.

    • В Справочнике видов карточек для карточки Задания установлен флаг Использовать бизнес-календарь.

    • В индивидуальных настройках исполнителя установлен соответствующий флаг.

      При том, если исполнителем является подразделение, будет использован календарь подразделения. Но если исполнителем является группа или роль, будет использован календарь задачи.

  • Будет применяться "Календарь по умолчанию", если:

    • Данный календарь задан в справочнике Системные настройки.

    • И при этом не задан Бизнес-календарь в Справочнике сотрудников.

  • будет применяться "Системный календарь", если:

    • В Справочнике сотрудников не задан "Бизнес-календарь".

    • И в справочнике Системные настройки не задан "Календарь по умолчанию".

      Если календарь недоступен по какой-либо причине, будет использован календарь группы заданий.

      Сроки, указанные в карточке Группа заданий по умолчанию будут отображаться в сроках индивидуальных настроек исполнителей. Если индивидуальные сроки превысят указанные в Группе заданий, при отправке группы заданий на выполнение пользователю будет выдано сообщение с предупреждением.

При последовательной маршрутизации в Группе заданий расчет времени исполнения для исполнителей производится по следующим правилам:

  • Если индивидуальные настройки не заданы, время будет распределено поровну между всеми исполнителями.

    Если один из исполнителей — подразделение или группа, он будет считаться за одного исполнителя.

  • Если для одного или нескольких исполнителей заданы индивидуальные настройки, время распределяется в соответствии с данными настройками.

    Однако, время начала и окончания задания не должно выходить за границы общего времени Группы заданий, также учитывается время начала-окончания для предыдущих и последующих исполнителей.

    При настройке времени используется механизм подсказок, с указанием рекомендуемого времени начала и завершения заданий.

Указать важность выполнения группы заданий

Чтобы указать важность для Группы заданий:

  1. Создайте карточку Группа заданий.

  2. В поле Важность укажите категорию важности, с которой должна быть выполнена группа заданий.

    Возможен выбор из трёх вариантов: Низкая, Нормальная, Высокая.

Выбор исполнителя группы заданий

В число исполнителей Группы заданий могут входить Сотрудники, Подразделения, Группы, Роли Справочника сотрудников, поисковые слова. Данные категории будут доступны для выбора в карточке при соблюдении следующих условий:

  • В Справочнике сотрудников должны быть настроены указанные категории (созданы записи на сотрудников, имеются наполненные группы, подразделения, роли).

  • В Справочнике видов карточек должен быть определён список доступных исполнителей.

Список доступных поисковых слов для Группы заданий ограничен вариантами: Все подчиненные, Заместители, Сотрудники департамента Автора.

Поле "Исполнители" группы заданий
Рисунок 3. Поле "Исполнители" группы заданий

После выбора исполнителя, для него можно задать индивидуальные настройки.

Чтобы выбрать исполнителя при помощи быстрого поиска сотрудников, групп, подразделений, ролей и поисковых слов:

  1. Введите в строку быстрого поиска первые буквы имени, чтобы отобразить список всех подходящих вариантов.

  2. Добавьте результат в список выбранных исполнителей нажатием кнопки Рамка с плюсом.

  3. Удалите ненужные записи нажатием на кнопку Красный керестик.

  4. Нажмите на кнопку Тетрадь или клавишу Insert на клавиатуре, чтобы выбрать исполнителя из доступных.

    В появившемся окне Справочника сотрудников можно не только выбрать существующую запись, но и создать новые или добавить сотрудников в созданный элемент. При выборе подразделения в таблице могут отображаться как название подразделения (в случае использования опции Подразделение), либо фамилии сотрудников подразделения (в случае использования опции Сотрудники с последующим выбором подразделения).

    Выбор исполнителя из Справочника сотрудников
    Рисунок 4. Выбор исполнителя из Справочника сотрудников

  5. Двойным щелчком мыши на записи выберите исполнителя.

    Из справочника можно выбрать несколько исполнителей. Также можно выбрать исполнителей из ограниченного списка, предопределённых поисковых слов и последних исполнителей.

  6. В поле Ответственный исполнитель можно назначить одного из ранее выбранных исполнителей ответственным за выполнение группы заданий. Если в качестве исполнителя выбрана группа сотрудников, в поле Ответственный будут показаны сотрудники группы.

    Сотрудник, назначенный ответственным, получит доступ к заданиям всех остальных исполнителей и при необходимости сможет завершить, отложить или изменить сроки выполнения задания.

Выбрать исполнителя группы заданий из ограниченного списка сотрудников

Использование данного способа (включая отображение кнопки Звезда) определяется настройками вида Задания, указанного в настройках группы заданий в Справочнике видов карточек.
Чтобы использовать ограниченный список исполнителей:

  1. Выберите исполнителя из заранее сформированного списка нажатием на кнопку Звезда в окне Выбор исполнителя.

    Выбор исполнителя из ограниченного списка сотрудников
    Рисунок 5. Выбор исполнителя из ограниченного списка сотрудников

  2. Выберите исполнителя двойным щелчком мыши на записи.

    Из списка можно выбрать нескольких исполнителей. Также можно использовать предопределённые поисковые слова и последних исполнителей.

    Для каждого исполнителя по умолчанию указаны Имя и Вид.

Выбрать исполнителя группы заданий из контекстного меню

Сотрудников также можно выбрать при помощи контекстного меню:

  1. При вызове контекстного меню на пустой области таблицы доступны команды:

    • Добавить сотрудников.

    • Добавить подразделения.

    • Добавить группы.

    • Добавить роли.

  2. При вызове меню на заполненной строке таблицы доступны команды:

    • Добавить сотрудников.

    • Добавить подразделения.

    • Добавить группы.

    • Добавить роли.

    • Изменить.

    • Удалить.

Варианты исполнения группы заданий

Для карточки Группа заданий предусмотрены два варианта исполнения: Последовательно и Параллельно (по умолчанию).

При выборе варианта Последовательный исполнители получат задания из Группы заданий в очередности, указанной в списке исполнителей.

При выборе варианта Параллельный все исполнители получат задания одновременно.

Выбор варианта исполнения для группы заданий
Рисунок 6. Выбор варианта исполнения для группы заданий

Настроить контроль и приёмку выполнения заданий

При настройке карточки Группы заданий можно предусмотреть контроль выполнения заданий ответственным сотрудником.

Настройка контроля при параллельном варианте исполнения группы заданий
Рисунок 7. Настройка контроля при параллельном варианте исполнения группы заданий
Заполните следующие поля, чтобы настроить контроль:

  1. На контроле — когда флаг установлен, становятся активными поля для назначения Контролёра и сроков выполнения контроля.

  2. Дата контроля — в поле можно указать дату, когда должен быть выполнен контроль выполнения задания. Дату можно выбрать при помощи встроенного календаря, который открывается нажатием кнопки раскрытия списка.

    Поле доступно, если выбран вариант исполнения Параллельный и установлен флаг На контроле.

  3. Контроль до завершения (ч.) — в поле можно указать количество часов, выделенных на контроль задания относительно значения поля Дата завершения.

    Поле доступно, если выбран вариант исполнения Последовательный и установлен флаг На контроле.
    Настройка контроля при последовательном варианте исполнения группы заданий
    Рисунок 8. Настройка контроля при последовательном варианте исполнения группы заданий

  4. Контролёр — в поле необходимо указать фамилию сотрудника, контролирующего качество выполнения задания. Выбрать сотрудника можно из Справочника сотрудников, который открывается нажатием кнопки Три точки в правой части поля.

    Возможны различные варианты настройки контроля и приёмки заданий, создаваемых при помощи Группы заданий:

    • В карточке установлены флаги Требуется приёмка и На контроле:

      • Если одновременно указаны Контролёр и Ответственный исполнитель, Контролёр будет проверять выполнение задания только Ответственного исполнителя. Задания остальных исполнителей на приёмку после завершения не переходят.

      • Если указан только Контролёр, а Ответственный исполнитель — нет, Контролёру на приёмку переходят задания всех исполнителей.

    • В карточке установлен только флаг Требуется приёмка:

      • Если указан Ответственный исполнитель, все задания (кроме задания Ответственного исполнителя) в состоянии На приёмке переходят Ответственному исполнителю.

        При Последовательном варианте исполнения, пока предыдущее задание находится в состоянии На приёмке, следующее задание не будет выслано следующему исполнителю. Отправка произойдет только после перехода предыдущего задания в состояние Завершено.

    • В карточке установлен только флаг На контроле:

      • Контролёр может осуществлять контроль выполнения заданий, но все завершённые задания сразу переходят в состояние Завершено и не переходят на приёмку.

    • Если в карточке Группа заданий установлен флаг На контроле, то в тех экземплярах заданий, которые по завершении должны перейти в состояние На приёмке, также устанавливается флаг На контроле, а в поле Контролёр переносится значение либо из поля Контролёр (если указан Контролёр), либо из поля Ответственный исполнитель (если не указан Контролёр, но указан Ответственный исполнитель).