Создать карточку "Задание"

Карточка Задание может быть создана различными способами. Однако, все способы создания предполагают выбор вида создаваемого объекта.

Рисунок 1. Вкладка "Создание задания" для Автора задания

В базовый комплект поставки системы Docsvision 5 (при отсутствии модуля Управление документами) входит базовый тип карточки Задание. Данный тип может использоваться для создания карточек, однако его настройки не подлежат изменению.

Для создания карточек рекомендуется использовать пользовательские виды карточек. Данные виды создаются специалистами по внедрению системы в Справочнике видов карточек.

Создание карточки Задание может быть выполнено следующими способами:

В программе Windows-клиент:
- Кнопкой на ленте Windows-клиента.
- Из меню Windows-клиента.
- По заранее созданному шаблону.
- Из открытой карточки того же типа.
- Из открытой карточки по команде Создать карточку.
В программе Рабочее место администратора:
- С помощью инструментов модуля.
- По шаблону.
- Из открытой карточки того же типа.

Также для карточек Задание существуют дополнительные способы создания:

Созданная карточка задания изначально находится в состоянии Инициализация (в соответствии с "автоматом состояний"). При этом часть полей карточки будет автоматически заполнена на основе следующих сведений:

В качестве Автора задания указывается текущий сотрудник.
Настройки карточки наследуются из вида или шаблона (если карточка создаётся по шаблону).

Созданную карточку необходимо настроить:

Выбрать автора задания.
Ввести название и содержание задания.
Выбрать исполнителя задания.
Указать сроки исполнения задания.
Настроить контроль исполнения задания.

Выбор автора задания

В поле Автор автоматически появляется имя сотрудника, создавшего данную карточку.

Автором может быть только пользователь, зарегистрированный в Справочнике сотрудников.

Если у пользователя установлено приложение Microsoft Lync, для выбранного сотрудника может отображаться индикатор текущего состояния.

Чтобы можно было выбрать значение в поле из Справочника сотрудников в Справочнике видов карточек для вида карточки задания должна быть включена настройка Разрешить выбор автора из Справочника сотрудников.

Чтобы выбрать автора задания из Справочника сотрудников:

Нажмите на кнопку в правой части строки.
В окне Выбор сотрудника выберите нужную запись, затем нажмите на кнопку .
Если имя сотрудника заранее известно, можно воспользоваться функцией автоматической подстановки имени.

Для этого введите в поле Автор первые буквы имени сотрудника и выберите нужный вариант из выпадающего списка.
В данном поле можно также выбрать сотрудников, для которых текущий автор является заместителем. Нажмите на кнопку , чтобы выбрать замещаемого сотрудника.

В появившемся списке замещаемых сотрудников, выберите нужного сотрудника.

Рисунок 2. Выбор сотрудника-заместителя автора

Ввод названия и содержания задания

Чтобы определить название и содержание задания:

Создайте карточку Задание.
В поле Название укажите название задания, которое будет отображаться в заголовке окна задания и Области представления Windows-клиента.
В поле Содержание укажите суть задания в виде короткого текстового резюме.

Выбор исполнителя задания

В число исполнителей могут входить Сотрудники, Подразделения, Группы, Роли из Справочника сотрудников.

Данные категории будут доступны для выбора в карточке задания, если соблюдены следующие условия:

В Справочнике сотрудников должны быть настроены указанные категории: созданы записи сотрудников, имеются наполненные группы, подразделения, роли.
В Справочнике видов карточек должен быть определён список доступных исполнителей.

Поле Выбор исполнителя позволяет составить список, из которого можно будет выбирать назначенного исполнителя, когда задание будет запущено. Назначенный исполнитель — это сотрудник, непосредственно взявший запущенное задание в работу. Чтобы сотрудник смог это сделать, он должен быть в списке выбранных исполнителей до запуска задания.

Рисунок 3. Поле "Выбор исполнителя"

Чтобы выбрать исполнителя:

Введите в строку первые буквы имени, чтобы активировать быстрый поиск сотрудников, групп, подразделений, ролей и поисковых слов в основной строке поля.
Чтобы открыть окно редактирования списка сотрудников:
1. Нажмите на кнопку .
  
  Рисунок 4. Окно редактирования списка возможных исполнителей
2. Добавьте запись нажатием на кнопку , затем выберите добавленную строку.
3. Поле Быстрый поиск позволяет добавить исполнителя без использования классического диалога выбора из Справочника сотрудников. Если имя исполнителя известно, введите или первые буквы его имени в поле быстрого поиска.
  
  В поле появится список всех подходящих вариантов.
4. Добавьте результат в список выбранных исполнителей нажатием кнопки .
5. Чтобы удалить запись, нажмите на кнопку .
Чтобы выбрать исполнителя из заранее сформированного списка исполнителей:
1. Нажмите на кнопку .
  
  Использование данного способа и отображение кнопки определяется настройками, произведенными для карточки Задания в Справочнике видов карточек.
  
  Рисунок 5. Окно "Выбор исполнителя"
2. Выберите исполнителя двойным щелчком мыши на записи.
  
  Можно выбрать нескольких исполнителей, а также использовать предопределённые поисковые слова и последних исполнителей.

Указание сроков исполнения задания

При создании задания необходимо указать сроки его выполнения.

Чтобы настроить сроки исполнения, заполните следующие поля:

Дата начала — предполагаемая дата начала выполнения задания исполнителем.
Срок исполнения — планируемая дата завершения выполнения задания исполнителем.
Длительность (ч.) — в поле будет автоматически рассчитана длительность выполнения задания (в часах), на основании указанных дат начала и завершения задания.
Трудоемкость (ч.) — в поле можно указать время, которое было реально затрачено исполнителем на выполнение задания.

Рисунок 6. Настройка сроков исполнения задания

Автоматическое вычисление сроков

Сроки могут также заполняться в автоматическом режиме.

Функция автозаполнения доступна при следующих условиях:

В карточке задания должен быть указан хотя бы один исполнитель.

Если указано несколько Исполнителей, относящихся к одному подразделению, в расчетах будут использоваться настройки календаря, заданного для подразделения. Если исполнители относятся к разным подразделениям, будет использоваться календарь, заданный по умолчанию.
Чтобы выбрать исполнителя в Справочнике сотрудников, необходимо указать используемый вид бизнес-календаря.
Для данного вида карточки Задания в Справочнике видов карточек должно быть разрешено использование бизнес-календаря.

Аналогичная настройка должна отображаться в создаваемой или редактируемой карточке Задание. При необходимости автозаполнение может быть вручную отменено для конкретного экземпляра карточки.

Если в Справочнике видов карточек для данного вида разрешено использование бизнес-календаря, и в Справочнике сотрудников для исполнителя задания (или его организации, или подразделения) определён бизнес-календарь, заполнение данных полей будет производиться по следующим правилам:

При заполнении полей Дата начала + Длительность автоматически вычисляется дата завершения.
При заполнении полей Дата начала + Срок исполнения автоматически вычисляется длительность.
При заполнении полей Срок исполнения + Длительность автоматически вычисляется дата начала.

Автоматический расчет будет производиться, только если одновременно задано два параметра. При необходимости пользователь может указать только один из параметров, или оставить поля пустыми.

Значение поля Длительность отображается либо в днях, либо часах в зависимости от настройки элемента управления в Конструкторе разметок. Формат отображения дат начала и завершения также определяется в настройках элементов разметки.

Если в задании единицы Длительность — часы, плановые даты вычисляются с учетом текущего времени. Если единицы Длительности — дни, то 1 день — это завтрашняя дата до 23:59.

В приложении Управление документами можно найти все карточки заданий, которые были просрочены, то есть не были завершены на указанную дачу завершения.

Для поиска используется поле метаданных карточки из группы Задание: Завершено позже срока. Данное поле по умолчанию не отображается в карточке, но может быть использовано при построении поисковых запросов. В случае, если задание будет просрочено, поле примет значение Да.

Настройка напоминаний о выполнении задания

При создании задания можно настроить напоминание о необходимости выполнения задания с использованием задачи Outlook. Напоминание может настроить себе любой пользователь, открывший задание.

Администратор системы может ограничить права пользователей на создание напоминаний в Конструкторе ролей.

Формирование напоминаний возможно только при запущенном приложении Microsoft Outlook.

Чтобы настроить напоминания:

Создайте карточку Задание, затем перейдите на вкладку "Создание задания".

Рисунок 7. Настройка напоминания о выполнении задания
Чтобы определить интервал времени, когда пользователь получит напоминание Microsoft Outlook, установите флаг Напомнить за N часов до завершения задания.
В поле Дата напоминания укажите дату получения напоминания.

Дату можно выбрать при помощи встроенного календаря, который открывается при нажатии на стрелку в правой части поля.

Настройка контроля исполнения задания

При создании задания можно предусмотреть контроль выполнения задания ответственным сотрудником.

Чтобы настроить контроль исполнения заданий:

Создайте карточку Задание, затем перейдите на вкладку "Создание задания" и найдите область Контроль.

Рисунок 8. Настройка контроля исполнения задания
Установите флаг Поставить на контроль.

Станут активными поля для назначения Контролёра и указания сроков выполнения контроля.
В поле Контролёр укажите фамилию сотрудника, который будет контролировать качество выполнения задания.

Выбор производится из Справочника сотрудников, который открывается при нажатии на кнопку в правой части поля.
При необходимости укажите дату в поле Дата контроля, когда должен быть выполнен контроль выполнения задания.

Выбрать дату можно из встроенного календаря, который открывается при нажатии на стрелку в правой части поля.
Чтобы настроить приёмку задания, установите флаг Требуется приёмка.

При установке флага автоматически выставляется флаг Поставить на контроль.

В жизненный цикл карточки задания будет добавлено состояние На приёмке. После завершения задание будет переходить не в состояние Завершено, а в состояние На приёмке.

Если происходит возврат с делегирования, флаг не учитывается, на приёмку переходит только окончательно завершаемое задание.