Приложение A. Папки приложения Управление документами

Папка "Документы"

Для работы с документами в приложении Управление документами предназначена группа папок Документы. В папках данной группы предполагается создание пользователями карточек Документ различных видов.

В стандартной поставке приложения настроено использование следующих папок:

  • 01. Входящие — для карточек документов вида Входящий. Папка содержит журнал входящих документов.

  • 02. Исходящие — для карточек документов вида Исходящий. Папка содержит журнал исходящих документов.

  • 03. Организационно-распорядительные — для карточек документов вида ОРД. Папка содержит журнал действующих организационно-распорядительных документов.

  • 04. Служебные записки — для карточек документов вида Служебная записка.

  • 05. Заявки — для карточек документов вида Заявка.

Папка для работы с документами приложения Управление документами
Рисунок 1. Папка для работы с документами приложения Управление документами

Папка "Отчёты"

Для работы с отчётами в Приложении предназначена группа папок Отчёты с виртуальными папками:

  • Документы на подписании — для поиска документов всех видов, находящиеся в состоянии На подписании, доступные роли текущего пользователя, за указанный период.

  • Документы на согласовании — для поиска документов всех видов, находящиеся в состоянии На согласовании, доступные роли текущего пользователя, за указанный период.

  • Задания за период — для поиска заданий, доступные роли текущего пользователя, за указанный период.

  • Задания к исполнению — для поиска заданий, доступные роли текущего пользователя, во всех состояниях, кроме Подготовка и Завершено.

Для работы с отчётами по договорам предназначена группа папок Договоры/Отчёты с виртуальными папками:

  • Договоры и ДС без подписанного оригинала — для поиска карточек договоров и дополнительных соглашений в состояниях Подписан и Заключён, для которых отсутствует подписанный оригинал (в карточке не заполнено поле Получен оригинал).

  • Договоры с истекающим сроком окончания — для поиска карточек договоров в состояниях Подписан и Заключён, у которых заканчивается срок действия.

Папка "Договоры — Договорные документы"

Для работы с договорами предназначена группа папок Договорные документы.

В корневой папке данной группы предполагается создание пользователями карточек договорных документов различных видов, остальные папки группы — виртуальные, предназначены для отображения карточек договорных документов, отобранных по различным параметрам.

  • Действующие договоры — система виртуальных папок с договорами, отбираемыми по различным параметрам:

    • По контрагенту — действующие договоры, сгруппированные по контрагенту.

    • По сроку действия — действующие договоры, сгруппированные по сроку действия (по кварталам).

  • Заключённые договоры — система виртуальных папок с договорами по годам заключения.

    • 2018 — договоры и дополнительные соглашения — договоры и дополнительные соглашения, заключённые в 2018 году и сгруппированные по контрагенту.

    • 2019 — договоры и дополнительные соглашения — договоры и дополнительные соглашения, заключённые в 2019 году и сгруппированные по контрагенту.

      Для договоров и дополнительных соглашений других годов предполагается создание аналогичных папок администратором.

  • Договоры с доп. соглашением — договоры и дополнительные соглашения, сгруппированные по договорам. при переходе в папку запрашивается интересующий период заключения договора.

  • Исполнение договоров — договоры и акты, сгруппированные по договорам. при переходе в папку запрашивается интересующий период заключения договора.

  • Поиск — папка для параметрического поиска договорного документа. при переходе в папку запрашиваются параметры, представленные на следующем рисунке.

Папка "Договоры — Отчёты"

Для работы с отчётами в приложении Управление документами предназначена группа папок Отчёты. Папка доступна всем пользователям приложения.

Отчёты по работе с договорными документами реализованы с использованием системы виртуальных папок.

Группа папок используется для доступа к следующим отчётам:

  • Договоры и ДС без подписанного оригинала.

  • Договоры с истекающим сроком окончания.

Папка "Договоры — Служебные"

Для администратора приложения Управление документами предназначена группа папок Служебные.

В папках данной группы хранятся административные настройки приложения: используемые шаблоны и структура папок маршрутизации.

В стандартной поставке Приложения имеются следующие служебные папки:

  • Бизнес-процессы — папка для хранения шаблонов бизнес-процессов.

  • Маршрутизация — папка для хранения структурированных папок с настроенными поисковыми запросами.

  • Согласование — папка для хранения параметров настроенного демонстрационного согласования — карточек этапов согласования и маршрутов согласования (см. Маршрут "Согласование договоров").