Подготовка и регистрация акта

После создания карточки Акт следует заполнить регистрационные данные, содержащие общие сведения о договорном документе. Регистрационные данные вводятся на вкладке Регистрация. Остальные данные заполняются в процессе дальнейшей работы с карточкой.

Вкладка "Регистрация" карточки "Акт"
Рисунок 1. Вкладка "Регистрация" карточки "Акт"

Так как процесс работы с договорными документами в разных компаниях различается, ниже приведен рекомендуемый порядок заполнения полей. Полный перечень полей вкладки содержится в разделе Вкладка "Регистрация" карточки "Акт".
Чтобы заполнить первичные регистрационные данные дополнительного соглашения:

  1. Если акт Создаётся к ранее созданному договору, выберите его карточку в поле Связанный договор.

    Чтобы ускорить процесс подготовки карточки, можно импортировать данные из карточки связанного договора. Для этого в появившемся окне нужно положительно ответить на вопрос: Импортировать значения из родительской карточки?.

    В новую карточку акта будут скопированы сведения об организации контрагента и собственной организации сотрудника, который выполняет подготовку договорного документа.

  2. В поле Описание введите развернутое описание назначения акта. Поле является обязательным для заполнения.

  3. В группе полей Контрагент заполните сведения об организации, с которой был подписан акт.

    1. В поле Контактное лицо выберите из Справочника контрагентов название имя ответственного сотрудника организации контрагента.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

      После выбора контактного лица в поле Организация будет автоматически заполнено название той организации, к которой относится данное контактное лицо.
      Если основная организация контрагента включает в себя дочерние организации, в поле будет выбрана ближайшая к сотруднику организация, но не подразделение.
      При очистке поля Контактное лицо поле Организация остается заполненным и может быть очищено вручную.

    2. Если поле Организация не было заполнено автоматически, выберите из Справочника контрагентов название организации контрагента (любого уровня), содержащей в своей иерархии выбранного сотрудника контрагента.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите нужную организацию и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

  4. В группе полей С нашей стороны заполните сведения о собственной организации.

    1. В поле Организация выберите из Справочника сотрудников название своей организации.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите нужную организацию и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

    2. В поле Подготовил по умолчанию будет отображаться фамилия сотрудника из Справочника контрагентов, создавшего карточку договорного документа. При необходимости измените имя сотрудника.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

      После выбора сотрудника, создавшего карточку, в поле Организация будет автоматически заполнено название той организации, к которой относится данный сотрудник.
      Если основная организация сотрудника включает в себя дочерние организации, в поле будет выбрана ближайшая к сотруднику организация, но не подразделение.

    3. В поле Ответственный по умолчанию будет отображаться фамилия сотрудника из Справочника контрагентов, создавшего карточку договорного документа.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

  5. При необходимости заполните вручную сведения о регистрации карточки.

    Сведения о регистрации автоматически заполняются при первичном сохранении карточки. Заполнять поля вручную следует в том случае, если автоматическое заполнение вас по каким-либо причинам не устраивает.

    1. В поле Рег. номер выделите регистрационный номер, нажав кнопку Номер, расположенную справа от поля Рег. номер. Номер будет сформирован по правилу нумерации, настроенному администратором Приложения.

    2. В поле Дата регистрации укажите дату, на которую требуется зарегистрировать карточку в системе Docsvision. Дату можно выбрать с помощью календаря или ввести вручную в формате, указанном в настройках операционной системы.

  6. Прикрепите к созданной карточке файл, содержащий текст дополнительного соглашения. Подробнее см. Прикрепление файлов к карточке договорного документа.

  7. Сохраните карточку договорного документа.

    После сохранения карточки в ней будут автоматически заполнены следующие поля, если они оставались пустыми на момент сохранения:

    • Рег. номер — номер будет сформирован по правилу нумерации, настроенному администратором Приложения;

    • Дата регистрации — в поле будет указана текущая дата, отображаемая у пользователя на момент сохранения.

      На этом процесс подготовки карточки акта завершается.

В зависимости от принятых в компании сценариев работы с договорным документом, выполните другие операции с данной карточкой: