Демонстрационный процесс согласования

Приложение включает демонстрационный процесс согласования, по которому могут согласовываться и подписываться карточки Договор и Дополнительное соглашение.

Для Демонстрационного процесса согласования используется маршрут Согласование договоров, описание которого приведено в документации по администрированию Приложения.
Перед запуском процесса необходимо добавить пользователей в группы:

  • Согласование договоров.

  • Печать договоров.

А также заполнить поля карточки "Договор" или "Дополнительное соглашение":

  • С нашей стороны  Подготовил.

  • С нашей стороны  Ответственный.

  • С нашей стороны  Подписывает.

  • Контрагент  Контактное лицо, в Справочнике контрагентов для данного сотрудника должен быть указан e-mail.

Демонстрационный процесс согласования представляет собой выполнение следующего сценария работы с договором:

  1. Согласование документа внутри организации:

    При запуске согласования карточка договорного документа переводится в состояние На согласовании.

    Всем пользователям, состоящим в группе Согласование Договоров рассылаются задания вида На согласование, к которым приложены согласуемые файлы. Режим исполнения заданий — Параллельно, то есть задания рассылаются одновременно всем исполнителям и выполняются ими независимо друг от друга.

    В процессе согласования документа исполнитель может ознакомиться с документами и высказать положительное или отрицательное решение посредством соответствующих кнопок на ленте карточки задания На согласование. Решение по согласованию выносится сразу для всех файлов, приложенных к карточке задания.

    См. Согласование договора (дополнительного соглашения) внутри организации

  2. Консолидация — создание итогового документа по итогам согласования внутри организации::

    Когда все согласующие лица высказали свое мнение по документу, консолидатор, в роли которого выступает Инициатор согласования, должен принять решение о дальнейшей судьбе договора.

    1. Если принято решение о том, что договор в текущей редакции не согласован, то консолидатор может:

      • Составить новую редакцию договора и отправить её на согласование.

      • Отменить согласование.

    2. Если договор согласован или согласован с замечаниями, карточка договорного документа переводится в состояние Согласован.

      После выбора итоговой на данном этапе версии документа консолидатор может:

      • Отправить договор на согласование с контрагентом.

      • Отправить договор на печать, если согласование с контрагентом было произведено ранее.

      • Отменить согласование.

      См. Консолидация согласованного договора.

  3. Согласование и подписание документа с контрагентом:

    При переходе к этому этапу карточка договорного документа переводится в состояние На согласовании Контрагентом.

    Ответственному за договорной документ приходит задание вида Согласование с контрагентом, к которому приложена согласованная внутри организации версия договора.

    Получив такое задание, сотрудник должен передать полученную версию договора на согласование в организацию контрагента, получить ответ контрагента и принять решение о дальнейшей судьбе договора.

    1. Если принято решение о том, что договор в текущей редакции не согласован, то Ответственный может:

      • Погрузить в карточку версию, полученную от контрагента и отправить её на согласование внутри организации.

      • Отменить согласование.

    2. Если договор согласован или согласован с замечаниями, Ответственный может:

      • Отправить договор на печать.

      • Отправить договор на подписание внутри организации, если от контрагента вернулся подписанный оригинал.

      • Отменить согласование.

      См. Выполнение приёмки задания.

      Этапы согласования договора внутри организации, консолидации и согласования с контрагентом могут циклически повторяться до выработки одобренного всеми согласующими варианта договора.

  4. Печать бумажного экземпляра документа:

    Этап является техническим, предваряющим подписание бумажного оригинала договорного документа. При передаче на печать карточка договорного документа переводится в состояние На подписании.

    Печать договора осуществляет сотрудник из Группы печати, получивший задание вида Подписание. После печати бумажный оригинал договорного документа передается на подписание сотрудникам, указанным в поле Подписал карточки договорного документа.

  5. Подписание документа внутри организации:

    При передаче на подписание карточка договорного документа переводится (или остается) в состояние На подписании.

    Всем пользователям, указанным в поле Подписано рассылаются задания вида Подписание, к которым приложены согласованные договорные документы, требующие подписания. Режим исполнения заданий — Параллельно, то есть задания рассылаются одновременно всем исполнителям и выполняются ими независимо друг от друга.

    В процессе подписания документа исполнитель может ознакомиться с документами и высказать положительное или отрицательное решение посредством соответствующих кнопок на ленте карточки задания вида Подписание. Решение по подписанию выносится сразу для всех Основных файлов, приложенных к карточке.

    При согласовании договора (дополнительного соглашения) с использованием демонстрационного процесса, заполнение полей Подписано и Ответственный в карточке Договор (Дополнительное соглашение) является обязательным.

  6. Консолидация — создание итогового документа по итогам подписания внутри организации и завершение маршрута:

    Когда все подписанты высказали свое мнение по документу, консолидатор, в роли которого выступает Инициатор согласования, должен принять решение о дальнейшей судьбе договора.

    1. Если в подписании отказано, то консолидатор может:

      • Составить новую редакцию договора и начать новый цикл согласования.

      • Отменить согласование.

    2. Если договор подписан, консолидатору следует:

      • Завершить согласование, если ранее договор был согласован, подписан контрагентом.

      • Передать договор на согласование, подписание контрагенту, если ранее этого сделано не было.