Подготовка и регистрация договора

После создания карточки Договор следует заполнить регистрационные данные, содержащие общие сведения о договорном документе. Остальные данные заполняются в процессе дальнейшей работы с карточкой. Данные вводятся на вкладке Регистрация.

Вкладка "Регистрация" карточки "Договор"
Рисунок 1. Вкладка "Регистрация" карточки "Договор"

Так как процесс работы с договорными документами в разных компаниях различается, ниже приведен рекомендуемый порядок заполнения полей. Полный перечень полей вкладки содержится в разделе Вкладка "Регистрация" карточки "Договор".
Чтобы заполнить первичные регистрационные данные договора:

  1. В поле Предмет договора введите с клавиатуры развернутое описание предмета договора. Поле является обязательным для заполнения.

  2. В поле Срок действия с …​ по …​ укажите начальную и конечную даты срока действия договора.
    Даты можно выбрать с помощью календаря или ввести вручную в формате, указанном в настройках операционной системы.

  3. В поле Периодическое продление выберите из выпадающего списка вариант автоматического продления договора:

    • Нет — периодического продления договора не предполагается. Заключённый договор может быть продлен вручную.

    • Да — периодическое продление договора предполагается, но продление будет выполняться вручную.

    • Автоматически на месяц — после окончания срока действия договор будет автоматически продлен на один месяц.

    • Автоматически на квартал — после окончания срока действия договор будет автоматически продлен на один квартал.

    • Автоматически на год — после окончания срока действия договор будет автоматически продлен на один год.

    • Автоматически на 3 года — после окончания срока действия договор будет автоматически продлен на три года.

    • Автоматически на 5 лет — после окончания срока действия договор будет автоматически продлен на пять лет.

  4. В поле Группа договора укажите класс, к которому относится договор (см. Выбор группы договора).

  5. В поле Сумма укажите сумму договора. При вводе значения можно указать два знака после запятой.

    Значение поля используется при расчете значения поля Сумма в рублях.

  6. В поле Валюта укажите название валюты договора. Для выбора значения нажмите кнопку Треугольник вниз, затем выберите название валюты из списка доступных валют.

    Значение поля используется при расчете значения поля Сумма в рублях.

  7. В поле Курс валюты введите значение курса валюты, указанного в договоре.

    В поле Сумма в рублях будет отображено значение суммы договора в рублях, которая автоматически высчитывается как произведение значений полей Сумма и Курс валюты.

  8. В группе полей Контрагент заполните сведения об организации, с которой был заключён договор.

    1. В поле Контактное лицо выберите из Справочника контрагентов название имя ответственного сотрудника организации контрагента.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

      После выбора контактного лица в поле Организация будет автоматически заполнено название той организации, к которой относится данное контактное лицо.

      Если основная организация контрагента включает в себя дочерние организации, в поле будет выбрана ближайшая к сотруднику организация (но не подразделение). При очистке поля Контактное лицо поле Организация остается заполненным и может быть очищено вручную.

    2. Если поле Организация не было заполнено автоматически, выберите из Справочника контрагентов название организации контрагента (любого уровня), содержащей в своей иерархии выбранного сотрудника контрагента.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите нужную организацию и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

  9. В группе полей С нашей стороны заполните сведения о собственной организации.

    1. В поле Организация выберите из Справочника сотрудников название своей организации.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите нужную организацию и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

    2. В поле Подготовил по умолчанию будет отображаться фамилия сотрудника из Справочника контрагентов, создавшего карточку договорного документа. При необходимости измените имя сотрудника.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

      После выбора сотрудника, создавшего карточку, в поле Организация будет автоматически заполнено название той организации, к которой относится данный сотрудник. Если основная организация сотрудника включает в себя дочерние организации, в поле будет выбрана ближайшая к сотруднику организация (но не подразделение).

    3. В поле Ответственный по умолчанию будет отображаться фамилия сотрудника из Справочника контрагентов, создавшего карточку договорного документа. При необходимости измените имя ответственного сотрудника.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

  10. При необходимости заполните вручную сведения о регистрации карточки.

    Сведения о регистрации автоматически заполняются при первичном сохранении карточки. Заполнять поля вручную следует в том случае, если автоматическое заполнение Вас по каким-либо причинам не устраивает.

    1. В поле Рег. номер выделите регистрационный номер. Для этого нажмите кнопку Номер, расположенную справа от поля Рег. номер. Номер будет сформирован по правилу нумерации, настроенному администратором Приложения.

    2. В поле Дата регистрации укажите дату, на которую требуется зарегистрировать карточку в системе Docsvision. Дату можно выбрать с помощью календаря или ввести вручную в формате, указанном в настройках операционной системы.

  11. Прикрепите к созданной карточке файл, содержащий текст договора (см. Прикрепление файлов к карточке договорного документа).

    Для вида карточки Договор по умолчанию настроена синхронизация данных карточки с приложенным файлом, сформированным из шаблона. Данная синхронизация обеспечивает автоматическое заполнение некоторых полей файла.

    Чтобы увидеть изменения файла после создания или изменения карточки:

    1. Откройте приложенный файл с использованием программы Microsoft Word.

    2. Нажмите клавиши CTRL+A.

    3. Нажмите клавишу F9.

    4. Сохраните документ.

  12. Сохраните карточку договорного документа.

    После сохранения карточки в ней будут автоматически заполнены следующие поля (если они оставались пустыми на момент сохранения):

    • Рег. номер — номер будет сформирован по правилу нумерации, настроенному администратором Приложения.

    • Дата регистрации — в поле будет указана текущая дата, отображаемая у пользователя на момент сохранения.

      На этом процесс подготовки карточки договора завершается.

  13. В зависимости от принятых в компании сценариев работы с договорным документов, выполните другие операции с данной карточкой:

  14. Выполните необходимое действие с карточкой: