Подготовка и регистрация дополнительного соглашения

После создания карточки Дополнительное соглашение следует заполнить регистрационные данные, содержащие общие сведения о договорном документе. Регистрационные данные вводятся на вкладке Регистрация. Остальные данные заполняются в процессе дальнейшей работы с карточкой.

Вкладка "Регистрация" карточки "Дополнительное соглашение"
Рисунок 1. Вкладка "Регистрация" карточки "Дополнительное соглашение"

Так как процесс работы с договорными документами в разных компаниях различается, ниже приведен рекомендуемый порядок заполнения полей. Полный перечень полей вкладки содержится в разделе Вкладка "Регистрация" карточки "Дополнительное соглашение".
Чтобы заполнить первичные регистрационные данные дополнительного соглашения:

  1. Если дополнительное соглашение Создаётся к ранее созданному договору, выберите его карточку в поле Связанный договор.

    В этом случае для ускорения процесса подготовки карточки можно импортировать данные из карточки связанного договора. Для этого в появившемся окне нужно положительно ответить на вопрос: Импортировать значения из родительской карточки?.

    В новую карточку дополнительного соглашения будут скопированы сведения об организации контрагента и собственной организации сотрудника, который выполняет подготовку договора.

  2. В поле Описание введите с клавиатуры развернутое описание назначения дополнительного соглашения. Поле является обязательным для заполнения.

  3. В поле Группа договора укажите класс, к которому относится дополнительное соглашение и связанный с ним договор (см. Выбор группы договора).

  4. В поле Срок действия с …​ по …​ укажите начальную и конечную даты срока действия дополнительного соглашения.

    Даты можно выбрать с помощью календаря или ввести вручную в формате, указанном в настройках операционной системы.

  5. В поле Сумма укажите сумму дополнительного соглашения. При вводе значения можно указать два знака после запятой.

    Значение поля используется при расчете значения поля Сумма в рублях.

  6. В поле Валюта укажите название валюты дополнительного соглашения. Для выбора значения нажмите кнопку Треугольник вниз, затем выберите название валюты из списка доступных валют.

    Значение поля используется при расчете значения поля Сумма в рублях.

  7. В поле Курс валюты введите значение курса валюты, указанного в договоре.

    В поле Сумма в рублях будет отображено значение суммы договора в рублях, которая автоматически высчитывается как произведение значений полей Сумма и Курс валюты.

  8. В группе полей Контрагент заполните сведения об организации, с которой было заключено дополнительное соглашение.

    1. В поле Контактное лицо выберите из Справочника контрагентов название имя ответственного сотрудника организации контрагента.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

      После выбора контактного лица в поле Организация будет автоматически заполнено название той организации, к которой относится данное контактное лицо.

      Если основная организация контрагента включает в себя дочерние организации, в поле будет выбрана ближайшая к сотруднику организация, но не подразделение. При очистке поля Контактное лицо поле Организация остается заполненным и может быть очищено вручную.

    2. Если поле Организация не было заполнено автоматически, выберите из Справочника контрагентов название организации контрагента (любого уровня), содержащей в своей иерархии выбранного сотрудника контрагента.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите нужную организацию и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

      Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

  9. В группе полей С нашей стороны заполните сведения о собственной организации.

    1. В поле Организация выберите из Справочника сотрудников название своей организации.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите нужную организацию и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

    2. В поле Подготовил по умолчанию будет отображаться фамилия сотрудника из Справочника контрагентов, создавшего карточку договорного документа. При необходимости измените имя сотрудника.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

      После выбора сотрудника, создавшего карточку, в поле Организация будет автоматически заполнено название той организации, к которой относится данный сотрудник.

      Если основная организация сотрудника включает в себя дочерние организации, в поле будет выбрана ближайшая к сотруднику организация, но не подразделение.

    3. В поле Ответственный по умолчанию будет отображаться фамилия сотрудника из Справочника контрагентов, создавшего карточку договорного документа. При необходимости измените имя ответственного сотрудника.

      Для выбора нажмите кнопку с многоточием справа от поля, в открывшемся окне выберите сотрудника контрагента и нажмите кнопку Зелёная галочка. Очистить поле можно нажатием кнопки Крестик.

  10. При необходимости заполните вручную сведения о регистрации карточки.

    Сведения о регистрации автоматически заполняются при первичном сохранении карточки. Заполнять поля вручную следует в том случае, если автоматическое заполнение вас по каким-либо причинам не устраивает.

    1. В поле Рег. номер выделите регистрационный номер. Для этого нажмите кнопку Номер, расположенную справа от поля Рег. номер. Номер будет сформирован по правилу нумерации, настроенному администратором Приложения.

    2. В поле Дата регистрации укажите дату, на которую требуется зарегистрировать карточку в системе Docsvision. Дату можно выбрать с помощью календаря или ввести вручную в формате, указанном в настройках операционной системы.

  11. Прикрепите к созданной карточке файл, содержащий текст дополнительного соглашения (см. Прикрепление файлов к карточке договорного документа).

    Для вида карточки Дополнительное соглашение по умолчанию настроена синхронизация данных карточки с приложенным файлом, сформированным из шаблона. Данная синхронизация обеспечивает автоматическое заполнение некоторых полей файла. Чтобы увидеть изменения файла после создания или изменения карточки:

    1. Откройте приложенный файл с использованием программы Microsoft Word.

    2. Нажмите клавиши CTRL+A.

    3. Нажмите клавишу F9.

    4. Сохраните документ.

  12. Сохраните карточку договорного документа.

    После сохранения карточки в ней будут автоматически заполнены следующие поля (если они оставались пустыми на момент сохранения):

    • Рег. номер — номер будет сформирован по правилу нумерации, настроенному администратором Приложения.

    • Дата регистрации — в поле будет указана текущая дата, отображаемая у пользователя на момент сохранения.

      На этом процесс подготовки карточки дополнительного соглашения завершается.

  13. В зависимости от принятых в компании сценариев работы с договорным документов, выполните другие операции с данной карточкой:

  14. Выполните необходимое действие с карточкой: