Ввод служебной записки в систему

Служебная записки может быть создана несколькими способами:

  • Как отдельный самостоятельный документ, не связанный с другими карточками.

  • Как связанный с любым из ранее созданных в системе документом. Подробнее процесс описан в пункте "Создание связанного документа".

Для создания проекта служебной записки выполните следующие действия:

  1. В папке Документы  04. Служебная записка создайте новую карточку вида Служебная записка одним из способов, описанных в пункте Создание карточки документа.

  2. Заполните атрибуты карточки, расположенные на вкладке Регистрация в области Регистрационные данные:

    • Общую информацию об организации, в том числе регистрационный номер.

    • Выберите участников согласования по документу.

    • Выберите получателей документа.

  3. При необходимости прикрепите к карточке файл(ы) документа, как описано в пункте Прикрепление файлов.

  4. Укажите связанные карточки (при их наличии), как описано в пункте Указание связанного документа.

  5. Сохраните выполненные изменения нажатием кнопки Сохранить в созданной карточке Документ.

Общая информация служебной записки

Общая информация включает основные атрибуты документа и используется для регистрации документа в системе Docsvision.

Чтобы заполнить "Общую информацию" служебной записки:

  1. Создайте новую или откройте существующую карточку вида "Документ УД — Служебная записка".

  2. Перейдите на вкладку Регистрация, при необходимости раскройте область Регистрационные данные и найдите область Общая информация.

    Заполнение общей информации служебной записки
    Рисунок 1. Заполнение общей информации служебной записки

  3. В поле Тема укажите название документа, которое затем будет отображаться в представлении Дайджест в столбце Тема и в названии исходящего документа. Поле обязательно для заполнения.

    Использование поля Тема в представлении и названии карточки настраивается в Конструкторе разметок. Для вида Служебная записка по умолчанию название карточки будет иметь формат Вид + Название файла.

  4. В поле Инициатор укажите сотрудника, который подготовил проект документа. Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника сотрудников. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

    По умолчанию в поле будет указан сотрудник, создавший карточку служебной записки.

  5. В поле Дата регистрации укажите дату регистрации документа. Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите дату из встроенного календаря.

    По умолчанию в поле будет указана текущая дата.

  6. В поле Номер документа выделите регистрационный номер для исходящего документа по правилам, настроенным в Справочнике нумераторов.

    Для этого нажмите на кнопку Номер и подтвердите операцию. Если номер добавлен ошибочно, удалите его кнопкой Крестик.

    Номер требуется при регистрации служебной записки.

  7. В поле Адресат укажите сотрудника, которому адресован данный документ.

    Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника сотрудников. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

  8. В поле Содержание укажите произвольное описание документа.

    В представление вывод содержания по умолчанию не предусмотрен, но, При необходимости может быть настроен администратором. Также при определённой настройке содержание может учитываться при поиске.

  9. Сохраните изменения.

Согласующие и подписанты служебной записки

Заполнение полей области Согласование необходимо для выполнения согласования служебных записок.

Фамилии сотрудников, указанные в полях, будут скопированы в используемый по умолчанию режим расширенного согласования Согласование с подписанием.

Чтобы указать сотрудников, которые будут участвовать в согласовании и подписании документа:

  1. Перейдите на вкладку Регистрация, раскройте область Регистрационные данные и найдите область Согласование.

    Выбор согласующих служебной записки
    Рисунок 2. Выбор согласующих служебной записки

  2. В поле Согласующие укажите фамилии сотрудников, которые будут участвовать в процессе согласования документа.

    Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите запись из Справочника сотрудников.

    Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

    Если у пользователя установлена программа Microsoft Lync, с согласующим можно связаться при помощи кнопки Телефонная трубка.

  3. В поле Подписывает укажите фамилии сотрудников, которые будут участвовать в процессе подписания исходящего документа.

    Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите запись из Справочника сотрудников.

    Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

  4. Создайте согласование исходящего документа.