Создание исходящего документа

Исходящий документ может быть создан несколькими способами:
Чтобы создать не связанный исходящий документ:

  1. В папке Документы  02. Исходящие создайте новую карточку исходящего документа одним из способов, описанных в пункте Создание карточки документа.

  2. Заполните атрибуты карточки, расположенные на вкладке Регистрация в области Регистрационные данные:

  3. При необходимости прикрепите к карточке файл(ы) документа, как описано в пункте Прикрепление файлов.

  4. Укажите связанные карточки (при их наличии), как описано в пункте Указание связанного документа.

  5. Сохраните выполненные изменения, нажав кнопку Сохранить в созданной карточке Документ.

Общая информация исходящего документа

Общая информация включает основные атрибуты документа и используется для регистрации документа в системе Docsvision.

Чтобы заполнить "Общую информацию" исходящего документа:

  1. Создайте новую или откройте существующую карточку вида "Документ УД — Исходящий".

  2. Перейдите на вкладку Регистрация, при необходимости раскройте область Регистрационные данные и найдите область Общая информация.

    Заполнение общей информации исходящего документа
    Рисунок 1. Заполнение общей информации исходящего документа

  3. В поле Тема укажите название документа, которое затем будет отображаться в представлении Дайджест в столбце Тема и в названии исходящего документа. Поле обязательно для заполнения.

    Например, может использоваться тема Регламент проведения аттестации.

    Использование поля Тема в представлении и названии карточки настраивается в Конструкторе разметок. Для вида Исходящий по умолчанию название карточки будет иметь формат Вид + Номер документа + Тема.

  4. В поле Номер документа выделите регистрационный номер для исходящего документа по правилам, настроенным в Справочнике нумераторов.

    Для этого нажмите на кнопку Номер и подтвердите операцию. Если номер добавлен ошибочно, удалите его кнопкой Крестик.

    Номер требуется при регистрации исходящего документа.

  5. В поле Дата регистрации укажите дату регистрации документа. Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите дату из встроенного календаря.

    По умолчанию в поле будет указана текущая дата.

  6. В поле Подготовил укажите сотрудника, который подготовил проект документа.

    Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника сотрудников. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

    По умолчанию в поле указывается сотрудник, создавший карточку исходящего документа.

  7. В поле Содержание укажите произвольное описание документа.

    Например: Документ содержит информацию о том, как проводить аттестацию в подразделениях.

  8. В поле Содержание укажите произвольное описание документа.

    В представление вывод содержания по умолчанию не предусмотрен, но, При необходимости может быть настроен администратором. Также при определённой настройке содержание может учитываться при поиске.

  9. Сохраните изменения.

  10. Сохраните изменения.

Согласующие и подписанты исходящего документа

Заполнение полей области Согласование необходимо для выполнения согласования исходящего документа.

Фамилии сотрудников, указанные в полях, будут скопированы в используемый по умолчанию режим расширенного согласования Согласование с подписанием.

Чтобы указать сотрудников, которые будут участвовать в согласовании и подписании документа:

  1. Перейдите на вкладку Регистрация, раскройте область Регистрационные данные и найдите область Согласование.

    Выбор согласующих исходящего документа
    Рисунок 2. Выбор согласующих исходящего документа

  2. В поле Согласующие укажите фамилии сотрудников, которые будут участвовать в процессе согласования документа.

    Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите запись из Справочника сотрудников.

    Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

    Если у пользователя установлена программа Microsoft Lync, с согласующим можно связаться при помощи кнопки Телефонная трубка.

  3. В поле Подписывает укажите фамилии сотрудников, которые будут участвовать в процессе подписания исходящего документа.

    Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите запись из Справочника сотрудников.

    Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

  4. Создайте согласование исходящего документа.

Получатели исходящего документа

При заполнении полей исходящего документа следует указать получателей-контрагентов, которым данный документ будет отправлен после подготовки, согласования и регистрации.

Чтобы указать получателей исходящего документа:

  1. Перейдите на вкладку Регистрация, При необходимости раскройте область Регистрационные данные и найдите область Получатели.

    Выбор получателей исходящего документа
    Рисунок 3. Выбор получателей исходящего документа

  2. Выберите получателей, которым должны быть отправлены письма с данным документом. Для этого нажмите на кнопку Зелёный плюс и выберите записи из Справочника контрагентов. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Красный крестик.

    Кнопка ленты Серая карточка в данном сценарии не используется.

  3. Отправьте документ получателям.

  4. Когда документ будет отправлен контрагентам, в карточке можно вручную установить флаг Документ отправлен получателям. Флаг носит уведомительный характер, и автоматически при отправке не выставляется.