Шифрование файлов

Возможность шифрования файлов реализована для базового типа карточки Документ и настроена во всех видах карточек Документ УД (кроме вида Рабочий) для пользователя с ролью Регистратор и в состояниях Подготовка, Зарегистрирован, В работе, В архиве.

Шифрование в карточках становится доступным только после настройки администратором Docsvision параметров шифрования в справочнике Системные настройки. В Конструкторе ролей для шифрования используется операция Шифрование файлов.

Шифрование в карточках становится доступным только для тех пользователей, у которых в Справочнике сотрудников указан сертификат.

Для зашифрованных файлов запрещена отправка на согласование, однако разрешено создание заданий и групп заданий. На вкладке Ссылки для режима Файлы запрещен просмотр зашифрованных файлов для сотрудников, у которых не настроен доступ к зашифрованным файлам.

Чтобы зашифровать файлы карточки:

  1. Откройте карточку вида Документ УД.

  2. На ленте карточки нажмите на кнопку Замок с ключом Шифрование файлов.

    Если шифрование выполняется для Дополнительных файлов, в списке рядом с их названием появится пометка о том, что файл является дополнительным.

    Будет открыто окно Шифрование файлов.

    Шифрование файлов карточки
    Рисунок 1. Шифрование файлов карточки

  3. В области Список файлов выберите файл, для которого требуется настроить шифрование.

    Шифрование выполняется сразу для всех файлов, однако список сотрудников, которые будут иметь доступ к зашифрованному файлу, необходимо сформировать отдельно для каждого из файлов.

  4. Укажите сотрудников, которые могут иметь доступ к зашифрованному файлу.

    Чтобы добавить сотрудника в список:

    • Нажмите на кнопку Зелёный плюс и выберите запись из Справочника сотрудников.

    • Введите первые буквы имени сотрудника в строку быстрого поиска, затем дважды щелкните левой клавишей мыши на найденной записи.

      Допускается выбор только тех сотрудников, у которых в Справочнике сотрудников указан сертификат подписи. Если сертификат отсутствует, при подтверждении выбора будет выдано предупреждение: Не удалось добавить сотрудника. У пользователя <ФИО> отсутствует сертификат. Обратитесь к администратору системы.

  5. Нажмите на кнопку Зашифровать.

    При этом возможно появление окна для выбора сертификата подписи.

  6. Укажите тип подписи, затем нажмите на кнопку ОК.

    Если сертификат действителен, выполняется шифрование основных и/или дополнительных файлов в соответствии с настройками провайдера, алгоритма и ключа из справочника Системные настройки. Сертификаты пользователей, указанных в списке, берутся из настроек Справочника сотрудников. Для каждого из указанных пользователей формируется ключ.

    В карточке название зашифрованного файла изменит цвет на зеленый, а в иконке файла появится значок, указывающий, что файл зашифрован.

    Зашифрованный файл будет отображаться в списке файлов документа для всех пользователей, имеющих доступ к данной карточке, однако прочитать такой файл могут только пользователи, у которых настроен доступ к зашифрованному файлу. Если доступа нет, будет выдано сообщение: Файл зашифрован. Не удалось выполнить операцию в связи с ограничением прав доступа. При открытии на чтение зашифрованного файла будет выполнена автоматическая дешифровка файла и выгрузка его во временную папку.

    У пользователя, который выполнил шифрование файлов, на ленте карточки станет доступным выпадающее меню кнопки Шифрование файлов, содержащее команды для управления зашифрованными файлами.

    Меню управления зашифрованными файлами
    Рисунок 2. Меню управления зашифрованными файлами

  7. Если в карточку был добавлен новый файл (основной и/или дополнительный), для его шифрования выберите в меню кнопки команду Зашифровать файлы.

    Если для дополнительных файлов шифрование в справочнике Системные настройки не настроено, при добавлении к карточке дополнительного файла команда для шифрования файлов останется недоступной.

    После расшифровывания становится возможным его редактирование.

  8. Чтобы расшифровать файлы, выберите в меню кнопки команду Расшифровать файлы.

    Файлы будут расшифрованы и станут доступны всем пользователям.

  9. Чтобы отредактировать список сотрудников, для которых было выполнено шифрование, выберите в меню кнопки команду Редактировать список сотрудников, в открывшемся окне Шифрование файлов отредактируйте список и затем нажмите на кнопку Зашифровать.

    Аналогичные действия будут выполнены при нажатии на кнопку Шифрование файлов.

    При изменении состава сотрудников будет выполнено повторное шифрование файлов с учетом изменений. При этом, возможно, будет запрошен сертификат подписи.