Отправка УПД

Отправка УПД осуществляется с помощью карточки вида Исходящий УПД. Для создания исходящего УПД нужен XML файл сформированной счет-фактуры, акта, накладной или УПД.

  1. Создайте новую карточку вида Документ/УПД/Исходящий УПД.

    С 1 января 2020 года согласно приказу ФНС РФ от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ в силу вступил новый формат УПД. Вместо карточек Исходящий УПД нужно создавать карточки вида Документ/УПД/Исходящий УПД/Исходящий УПД (820).
    Карточка Исходящий УПД
    Рисунок 1. Карточка Исходящий УПД

  2. Добавьте в карточку файл отправляемого универсального передаточного документа в формате XML:

    • Перетащите файл из файловой системы в область Файлы карточки.

    • Нажмите в области Файлы левой кнопкой мыши и выберите файл из файловой системы.

    • Нажмите на элемент управления Папка, выберите файл из файловой системы.

    Если добавленный файл имеет ошибки или некорректный формат, будет выведено предупреждение.

  3. При загрузке основного файла и новой версии файла в карточку Исходящего УПД и подвидов, следующие поля карточки будут заполнены автоматически:

    Автор, Номер документа, Дата документа, НДС, Сумма с НДС, Функция документа.

  4. Если указанный в файле контрагент зарегистрирован в Справочнике контрагентов (должен совпадать КПП/ИНН), поле Контрагент также будет заполнено автоматически.

    Если поле не было заполнено автоматически, выберите сотрудника контрагента в поле Контрагент. Убедитесь, что в поле Организация контрагента указан корректный получатель данного электронного документа.

  5. Заполните титул продавца в разделе Данные о подписанте.

  6. При необходимости добавьте ссылки на другие документы.

  7. Нажмите кнопку Сохранить на ленте карточки. Карточка будет открыта в режиме чтения.

  8. Нажмите кнопку Подписать и отправить, будет открыта панель выбора подразделения и ящика организации.

  9. При необходимости выберите другое подразделение и ящик ЮЗДО, через который будет отправлен электронный документ, затем нажмите кнопку Отправить. Будет открыто окно выбора сертификата для подписания документа.

    Подписание и отправка
    Рисунок 2. Подписание и отправка

    • Чтобы чтение реквизитов проходило корректно, поле Организация подписанта всегда должно быть заполнено. У выбранной организации в справочнике сотрудников или контрагентов должен быть задан ИНН. Для организаций, ИП или физических лиц следует создавать отдельную запись в справочнике с указанием ИНН.

    • Если в системе зарегистрированы одна организация и один ящик, панель выбора подразделения и ящика организации не открывается. При этом, если не было диалога подписи, то показывается диалог подтверждения с текстом Отправить документ контрагенту?.

      Если в справочнике настроек операторов ЮЗДО зарегистрировано несколько организаций, поле Подразделение по умолчанию будет заполнено организацией текущего сотрудника.

  10. Подписание может выполняться одновременно с отправкой или отдельно:

    1. Нажмите кнопку Подписать и отправить, чтобы подписать документы при помощи действительного сертификата ЭП и затем отправить.

    2. Нажмите кнопку Подписать, чтобы выполнить подписание документов, затем нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить документы. В таком случае при отправке диалог подписания не появится.

  11. Выберите сертификат квалифицированной подписи и нажмите кнопку Выбрать. Будет показано сообщение Документ отправлен контрагенту. Состояние документа изменится на Подписан и отправлен.

    Выбор сертификата для подписания из списка
    Рисунок 3. Диалог выбора сертификата для подписания

После получения документа оператором ЭДО нужно будет подтвердить получение извещения о приёме документа.

После подписания документа контрагентом (формируется титул покупателя) документ перейдет в статус УПД подписан с обеих сторон. На этом документооборот считается завершенным.

Для счёт-фактуры подписание контрагентом не требуется. Документооборот будет завершен после подтверждения получения извещения. Статус обмена: Отправлен контрагенту.

Обмен информацией по данному документу можно отслеживать с помощью Журнала обмена ЮЗДО.

Подписание с помощью МЧД

При подписании документа можно использовать МЧД. В зависимости от настроек, выполненных администратором, МЧД может быть желательна, обязательна или не требоваться.

Подписание с использованием доверенности
Рисунок 4. Подписание с использованием доверенности
Подпишите документ стандартным образом:

  1. Нажмите на кнопку Прозрачная печать и в раскрывающемся меню выберите Подписать.

    Меню кнопки подписания
    Рисунок 5. Меню кнопки подписания

  2. В окне Электронная подпись выберите сертификат ЭП и доверенность из раскрывающегося списка.

    Список доступных доверенностей не отображается, если не выбран сертификат.

    Доступные для пользователя доверенности выбираются по специальному алгоритму, см. подробнее руководство по настройке системы.

    Использовать доверенность при подписании
    Рисунок 6. Использовать доверенность при подписании

  3. Выбранную доверенность можно просмотреть, нажав на кнопку Просмотр доверенности.

    Просмотр информации об МЧД
    Рисунок 7. Просмотр информации об МЧД

    Кнопка будет заблокирована, если доверенность не выбрана. При использовании простой подписи кнопка и список доступных МЧД не отображаются.

  4. Если подходящие МЧД не были найдены, будет выдано соответствующее сообщение.