Отправка УПД

Отправка УПД осуществляется с помощью карточки вида Исходящий УПД. Для создания исходящего УПД нужен XML файл сформированной счет-фактуры, акта, накладной или УПД.

  1. Создайте новую карточку вида Документ/УПД/Исходящий УПД.

    Карточка Исходящий УПД
    Рисунок 1. Карточка Исходящий УПД

    С 1 января 2020 года согласно приказу ФНС РФ от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ в силу вступает новый формат УПД. С указанной даты вместо карточек Исходящий УПД нужно создавать карточки вида Документ/УПД/Исходящий УПД/Исходящий УПД (820).

  2. Добавьте в карточку файл отправляемого универсального передаточного документа в формате XML:

    • Перетащите файл с файловой системы в область Добавьте файл…​ карточки.

    • Вызовите команду Добавить файл с файловой системы  Основной из контекстного меню области Добавьте файл…​, и выберите файл из файловой системы.

  3. Нажмите кнопку Заполнить данные из файла на ленте карточки. Поля Номер документа, Дата документа, Стоимость с НДС и Сумма НДС будут заполнены автоматически. Если указанный в файле контрагент зарегистрирован в Справочнике контрагентов (должен совпадать КПП/ИНН), поле Организация контрагента также будет заполнено.

  4. Выберите сотрудника контрагента в поле Контрагент. Убедитесь, что в поле Организация контрагента указан корректный получатель данного электронного документа.

  5. Заполните титул продавца в разделе Данные о подписанте.

  6. Нажмите кнопку Подписать и отправить на ленте карточки. Будет открыто окно Подписание и отправка.

    При подписании может быть использована МЧД. В таком случае в дополнение к информации о подписи, оператору ЮЗДО (Диадок) передаётся регистрационный номер МЧД и ИНН доверителя.

    Подписание с использованием МЧД
    Рисунок 2. Подписание с использованием МЧД

    Стандартный диалог подписания с областью Использовать доверенность отображает МЧД со Статусом передачи в реестр, отличающимся от Зарегистрирована. Такие доверенности недоступны для выбора в диалоге подписания, при наведении на них отображается сообщение: Доверенность не была зарегистрирована через Docsvision.

    Подписание и отправка
    Рисунок 3. Подписание и отправка

    • Чтобы чтение реквизитов проходило корректно, поле Организация подписанта всегда должно быть заполнено. У выбранной организации в справочнике сотрудников или контрагентов должен быть задан ИНН. Для организаций, ИП или физических лиц следует создавать отдельную запись в справочнике с указанием ИНН.

    • Если в системе зарегистрированы одна организация и один ящик, панель выбора подразделения и ящика организации не открывается. При этом, если не было диалога подписи, то показывается диалог подтверждения с текстом Отправить документ контрагенту?.

      Если в справочнике настроек операторов ЮЗДО зарегистрировано несколько организаций, поле Подразделение по умолчанию будет заполнено организацией текущего сотрудника.

  7. При необходимости выберите другие подразделение/организацию и ящик ЮЗДО, через который будет отправлен электронный документ. Нажмите кнопку ОК. Будет открыто окно выбора сертификата для подписания документа.

  8. Выберите сертификат квалифицированной подписи и нажмите кнопку ОК. Будет показано сообщение Отправка успешно выполнена. Состояние документа изменится на Подписан и отправлен.

После получения документа оператором ЭДО нужно будет подтвердить получение извещения о приёме документа.

После подписания документа контрагентом (формируется титул покупателя) документ перейдет в статус УПД подписан с обеих сторон. Статус обмена изменится на Получена подпись от контрагента. На этом документооборот считается завершенным.

Для счёт-фактуры подписание контрагентом не требуется. Документооборот будет завершен после подтверждения получения извещения. Статус обмена: Отправлен контрагенту.

Обмен информацией по данному документу можно отслеживать с помощью Журнала обмена ЮЗДО