Работа с файлами согласования

Ознакомиться с составом согласуемых и дополнительных файлов

Согласуемыми файлами являются основные файлы согласуемой карточки Документ. Дополнительные файлы не участвуют в процессе согласования и могут быть приложены к документу только для ознакомления.

Чтобы ознакомиться с файлами в задании на согласование:

  1. Откройте карточку полученного задания на согласование.

  2. Ознакомьтесь с текущими версиями согласуемых файлов, представленных в разделе Файлы для согласования.

    При необходимости ознакомьтесь с версиями, созданными в процессе согласования, и выполните доступные операции с файлами, поступившими на согласование: просмотрите список доступных версий, создайте собственную версию или комментарий к версии.

    Файлы, представленные в списке Дополнительные файлы, являются дополнительными файлами согласуемого документа, и не участвуют в согласовании, но могут быть полезны при принятии решения.

    Список файлов для согласования в карточке задания "На согласование"
    Рисунок 1. Список файлов для согласования в карточке задания "На согласование"

Правила формирования версий файлов при согласовании

В процессе согласования к документу или заданию могут быть приложены собственные версии согласующих, добавленные загрузкой или изменённые через приложение, а также версии, созданные автоматически бизнес-процессом согласования. Версии формируются и учитываются отдельно для каждого приложенного файла.

При первичной загрузке основного файла к карточке документа версии файла будет присвоен номер в.1. Наименование следующих версий может отличаться в зависимости от вида маршрута согласования.

При создании нескольких ветвлений версий файла на параллельных этапах, если на параллельных этапах не производилась консолидация, на последующий общий этап будет передана версия файла до ветвления. При этом, если между последовательными этапами есть прямая связь, между ними передаётся изменённая версия файла.

Обычное согласование

Создание исходной версии документа
Рисунок 2. Создание исходной версии документа

После отправки документа по маршруту согласования, исполнители первого этапа получат для согласования копию версии файла в.1 с названием в.1.1. Вторая цифра после точки будет соответствовать номеру этапа (в данном случае — первому этапу).

Если на каком-либо этапе согласующий создаст собственную версию, её номер будет сформирован как в.1.1.N. N — порядковый номер версии, созданной данным согласующим. Первая созданная версия будет в.1.1.1, следующая — в.1.1.2 и так далее.

Если в этапе участвуют два согласующих, и второй согласующий создаст собственную версию, её номер версии будет образован как номер версии предыдущего согласующего + 1. Например, в.1.1.2.

При переходе к следующему этапу согласования данного маршрута, согласующему будет отправлена копия версии файла в.1 с названием в.1.2.N. Соответственно, нумерация версий согласующих будет выглядеть как: в.1.2.N.

Аналогичным образом будут формироваться версии всех последующих этапов согласования.

На втором цикле согласования исполнители первого этапа получат для согласования версию с названием в.2.1. Первая цифра соответствует номеру цикла, вторая — номеру этапа. Аналогичным образом будут формироваться версии всех последующих циклов до наступления первого этапа консолидации.

Усовершенствованное согласование

Версии файлов согласования
Рисунок 3. Версии файлов согласования

При усовершенствованном согласовании номера версий назначаются по порядку. Начальная версия имеет номер в. 1. Новая версия файла создаётся, только если он был изменён. Следующая версия будет иметь вид в. 2 и далее по порядку.

Номер версии не зависит от этапа или цикла. В списке версий отображаются все версии, созданные из этапа или прохода этого задания и исходная версия этапа. Версии упорядочены в списке по порядку добавления. Первой отображается исходная версия этапа.

Для всех версий доступны следующие операции:

  • Открыть

  • Скачать

  • Комментировать

Операции для версий, созданных из этого задания:

  • Удалить.

  • Редактировать.

Просмотреть версии согласуемых файлов

Чтобы посмотреть список доступных версий файлов на согласовании:

  1. Откройте карточку задания на согласование.

  2. Перейдите к разделу Файлы для согласования.

    Файлы для согласования
    Рисунок 4. Файлы для согласования

  3. Нажмите на согласуемый файл, чтобы раскрыть список доступных версий файла.

    Текущая версия файла выделяется жирным шрифтом
    Рисунок 5. Текущая версия файла выделяется жирным шрифтом

    Подробнее о формировании номера версии см. выше. В описании версии будет отображаться дата и время добавления версии.

Создать новую версию согласуемого файла

Для создания собственной версии согласуемого файла, выполните следующие действия:

  1. Откройте карточку согласуемого документа.

  2. В разделе Файлы для согласования выберите версию, на основе которой требуется создать собственную версию файла.

  3. Нажмите Три вертикальные точки справа от названия файла и выберите команду Скачать версию, чтобы сохранить файл на компьютер.

  4. Создайте новую версию файла одним из доступных способов:

    • Нажмите кнопку Скачать версию, чтобы загрузить версию себе на компьютер и создать новую версию на основе существующей.

      Команда скачивания версии в контекстном меню версии файла
      Рисунок 6. Команда скачивания версии в контекстном меню версии файла

    • Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть версию на редактирование в офисном редакторе. Потребуется DVWebTool, см. подробнее "Установка и запуск программы DVWebTool".

  5. Внесите требуемые изменения в файл.

  6. Сохраните изменения в файле.

    • Если версия была скачана на устройство, после сохранения изменений нажмите кнопку Три вертикальные точки справа от названия (не версии) согласуемого файла и выберите команду Загрузить версию. Затем выберите загружаемый файл с файловой системы.

      Команда загрузки версии в контекстном меню файла для согласования
      Рисунок 7. Команда загрузки версии в контекстном меню файла для согласования

      Название загружаемого файла должно совпадать с названием файла, для которого загружается новая версия.

      Новая версия файла будет добавлена в список.

    • Если версия была открыта в офисном редакторе, новая версия будет автоматически создана в задании сразу после закрытия окна редактора.

Оставить комментарий к версии файла

Согласующий может оставить комментарий к версии файла. Редактировать или удалять свой комментарий можно до появления нового комментария или до принятия решения по согласованию.

Чтобы добавить комментарий:

  1. Откройте карточку задания на согласование.

  2. В разделе Файлы для согласования нажмите на номер версии и выберите версию файла, к которой требуется добавить комментарий.

  3. Выполните любое из действий:

    • Нажмите на иконку Комментарии справа от названия файла. Иконка скрыта, если по данной версии нет комментариев;

    • Нажмите Три вертикальные точки > Комментировать, чтобы открыть окно добавления комментария.

      Добавление комментария к версии согласуемого файла
      Рисунок 8. Добавление комментария к версии согласуемого файла

  4. Введите текст комментария и нажмите Сохранить, чтобы добавить комментарий к версии файла.

    Чтобы посмотреть комментарии, нажмите Комментарии. Справа от кнопки отображается количество комментариев.