Согласование и подписание договорных документов

Web-клиент включает демонстрационный процесс согласования, по которому могут согласовываться и подписываться карточки Договор и Дополнительное соглашение.

Демонстрационный процесс согласования представляет собой выполнение описанного далее сценария работы с договором.

Согласование документа внутри организации

При запуске согласования карточка договорного документа переводится в состояние На согласовании.

Всем пользователям, состоящим в группе Согласование Договоров, рассылаются задания вида На согласование, к которым приложены согласуемые файлы.

Режим исполнения заданий — Параллельно, то есть задания рассылаются одновременно всем исполнителям и выполняются ими независимо друг от друга.

В процессе согласования документа исполнитель может ознакомиться с документами и высказать положительное или отрицательное решение посредством соответствующих кнопок бокового меню карточки задания На согласование.

Решение по согласованию принимается сразу для всех файлов, приложенных к карточке задания.

Консолидация согласованного договора

Консолидация — создание итогового документа по итогам согласования внутри организации.

Когда все согласующие лица высказали своё мнение по документу, консолидатор (инициатор согласования) должен принять решение о дальнейшей судьбе договора.

Если принято решение о том, что договор в текущей редакции не согласован, консолидатор может:
- Cоставить новую редакцию договора и отправить её на согласование.
- Отменить согласование.
Если договор согласован или согласован с замечаниями, карточка договорного документа переводится в состояние Согласован. Консолидатор (после выбора итоговой на данном этапе версии документа) может:
- Отправить договор на согласование с контрагентом.
- Отправить договор на печать (если согласование с контрагентом было произведено ранее).
- Отменить согласование.

Согласование и подписание документа с контрагентом

При переходе к этому этапу карточка договорного документа переводится в состояние На согласовании Контрагентом. Ответственному за договорной документ приходит задание вида Согласование с контрагентом, к которому приложена согласованная внутри организации версия договора.

Получив такое задание, сотрудник должен передать полученную версию договора на согласование в организацию контрагента, получить ответ контрагента и принять решение о дальнейшей судьбе договора.

Если принято решение о том, что договор в текущей редакции не согласован, ответственный может:
- Загрузить в карточку версию, полученную от контрагента и отправить её на согласование внутри организации.
- Отменить согласование.
Если договор согласован или согласован с замечаниями, ответственный может:
- Отправить договор на печать.
- Отправить договор на подписание внутри организации (если от контрагента вернулся подписанный оригинал).
- Отменить согласование.

Этапы согласования договора внутри организации, консолидации и согласования с контрагентом могут циклически повторяться до выработки одобренного всеми согласующими варианта договора.

Печать бумажного экземпляра документа

Этап является техническим, предваряющим подписание бумажного оригинала договорного документа. При передаче на печать карточка договорного документа переводится в состояние "На подписании".

Печать договора осуществляет сотрудник из "Группы печати", получивший задание вида Подписание. После печати бумажный оригинал договорного документа передается на подписание сотрудникам, указанным в поле Подписал карточки договорного документа.

Подписание документа внутри организации

При передаче на подписание карточка договорного документа переводится (или остается) в состояние На подписании.

Всем пользователям, состоящим в группе Подписано, рассылаются задания вида Подписание, к которым приложены файлы для подписания.

В процессе подписания исполнитель может ознакомиться с документами и высказать положительное или отрицательное решение посредством соответствующих кнопок бокового меню карточки задания Подписание.

Решение по подписанию принимается сразу для всех основных файлов, приложенных к карточке.

При согласовании договора или дополнительного соглашения с использованием демонстрационного процесса, заполнение полей Подписано и Ответственный в карточке Договор или Дополнительное соглашение является обязательным.

Консолидация подписанного договора

Консолидация — создание итогового документа по итогам подписания внутри организации и завершение маршрута.

Когда все подписанты высказали своё мнение по документу, консолидатор (инициатор согласования) должен принять решение о дальнейшей судьбе договора.

Если в подписании отказано, консолидатор может:
- Составить новую редакцию договора и начать новый цикл согласования.
- Отменить согласование.
Если договор подписан, консолидатору следует:
- Завершить согласование, если ранее договор был согласован/подписан контрагентом.
- Передать договор на согласование/подписание контрагенту, если ранее этого сделано не было.