Экспорт, импорт, печать и отправка карточек по почте

Печать данных карточки, сохранение их в файле формата .xml, отправка по электронной почте выполняются с панели инструментов диалогового окна Экспорт и печать. Открыть диалоговое окно Экспорт и печать можно командой из контекстного меню.

Окно "Экспорт и печать"
Рисунок 1. Окно "Экспорт и печать"
Все перечисленные ниже функции данного окна можно применить:

  • К шаблону печати.

  • К файлу формата XML, соответствующему данному бизнес-процессу или карточке.

  • К файлу формата XML, соответствующему данному бизнес-процессу или карточке и связанным карточкам.

  • К URL карточки.

Если карточка помещена в архив, из перечисленных опций будет доступно только помещение URL-ссылки на карточку в буфер обмена.

Выбрать формат данных можно из раскрывающегося списка поля Формат.

На панели инструментов окна "Экспорт и печать" расположены следующие кнопки:

  • Сохранить Дискета — позволяет сохранить данные карточки в выбранном формате.

  • Скопировать в буфер обмена Планшет — позволяет скопировать данные карточки в буфер для последующей вставки в какой-либо другой файл.

  • Печать Принтер — открывает диалоговое окно стандартных настроек печати, позволяющее:

    • Выбрать принтер для печати.

    • Указать страницы, предназначенные для печати.

    • Указать число копий.

    • Отложить печать, установив флаг Печать в файл.

      При выборе этого флага по указанному адресу будет сформирован файл формата .prn. Этот файл может быть распечатан в любое время, как только принтер станет доступен.

    • Настроить параметры печати в окне Печать, нажав кнопку Настройка. Дополнительные параметры печати включают: количество страниц на одном листе, формат, ориентация и источник бумаги.

      Окно настройки параметров печати
      Рисунок 2. Окно настройки параметров печати

  • Предварительный просмотр Принтер с лупой — открывает окно для отображения документа в финальном виде, включая колонтитулы и разбиение на страницы.

    Предварительный просмотр в окне печати
    Рисунок 3. Предварительный просмотр в окне печати
    На панели инструментов этого окна расположены кнопки:

    • Печать Принтер — вызывает диалоговое окно Печать стандартных настроек печати, описанное в предыдущем пункте.

    • Кнопки Книжная — альбомная ориентация для выбора ориентации страницы.

    • Кнопка параметров страницы Шестерёнка — позволяющая выбрать в диалоговом окне Параметры страницы размер, ориентацию и источник бумаги, задать отступы от краев бумаги, а также указать надписи, выводимые в колонтитулах документа.

    • Кнопка Колонтитулы на странице, включающая и отключающая отображение колонтитулов.

    • Кнопки По ширине страницы или по высоте для просмотра страницы по высоте или по ширине окна.

    • Раскрывающийся список Отображение 1 страницы для отображения в окне предпросмотра страницы или нескольких (до 12).

    • Выпадающий список Сжать по размеру --для изменения масштаба просмотра.

    • Кнопки Стрелки влево и вправо постраничного просмотра документа.

    • Кнопки Треугольники с полосой на вершине быстрого перемещения на первую и последнюю страницы.

    • Кнопка Знак вопроса — справка по печати. Открывает страницу справки о печати из Internet Explorer на сайте Microsoft.

  • Кнопка Лист с шестерёнокй — открывает окно всех параметров страницы.

  • Кнопка Отправить почтой Письмо с конвертом — формирует письмо со ссылкой на карточку вне зависимости от того, какая форма отображения данных выбрана в поле Формат.

    Если в поле Формат выбрана опция Шаблон печати для вида карточки, то к письму в качестве вложения будет присоединен файл .html, содержащий данные карточки в форме шаблона для печати.

  • Создать ярлык для сотрудника Ярлык папки — открывает окно для выбора сотрудника, в личной папке которого будет создан ярлык на карточку.

Экспорт данных карточки в файл формата .xml

При экспорте данных карточки в файл формата .xml параметры карточки сохраняются в файловой системе компьютера пользователя. Приложенные к карточке файлы, как и данные о них, экспорту не подлежат.

Вытесненные файлы не экспортируются вместе с карточками, к которым они прикреплены.

Вытесненными называются файлы, находящиеся во внешнем хранилище с отключенным режимом автовозврата.
Чтобы экспортировать данные какой-либо карточки в файл .xml:

  1. В РМА выделите строку карточки, данные которой предназначены для экспорта и вызовите контекстное меню.

  2. В контекстном меню выберите опцию Экспорт и печать.

    Окно "Экспорт и печать"
    Рисунок 4. Окно "Экспорт и печать"

  3. В окне Экспорт и печать из раскрывающегося списка поля Формат выберите пункт:

    • XML карточки, если предполагается экспортировать только данные открытой карточки.

    • XML карточки со связанными карточками, если предполагается экспортировать данные открытой карточки и связанных с ней карточек.

  4. Нажмите на панели инструментов кнопку Сохранить Дискета.

  5. В окне *Сохранить как* в поле Название файла введите название файла и нажмите кнопку Сохранить.

    Данные карточки будут экспортированы в указанный файл формата .xml.

Импорт данных карточки из файла формата .xml

При импорте данных карточки из файла формата .xml в систему Docsvision переносятся параметры карточки (или нескольких карточек), ранее сохранённой в файловой системе компьютера пользователя.

Вытесненные файлы не импортируются вместе с карточками, к которым они прикреплены.

Вытесненными называются файлы, находящиеся во внешнем хранилище с отключенным режимом автовозврата.
Чтобы импортировать данные из файла формата .xml, выполните следующие действия:

  1. Откройте РМА.

  2. Выделите в списке папку, в которой будет создана карточка с импортированными данными.

  3. Выберите из контекстного меню команды Создать  Импортировать карточки…​.

  4. В окне Открыть выберите файл (файлы), данные которого предполагается импортировать и нажмите кнопку Открыть.

    Выбранный файл формата .xml помимо данных исходной карточки может содержать данные присоединенных к ней карточек. Если импорт проводит пользователь, включённый в группу DocsVision Administrators на сервере Docsvision или группу Администраторы в справочнике сотрудников, то в Docsvision будут импортированы все данные, содержащиеся в файле. При импорте, осуществляемом рядовым пользователем, будут импортированы только данные исходной карточки.

    Если идентификатор уже имеющейся в базе карточки совпадет с идентификатором импортируемой карточки, её данные будут заменены на новые, полученные в результате импорта.

    Однако, если при выборе команды Импортировать карточки…​ и последующем выборе файла для импорта удерживать нажатой клавишу Shift, то импортируемая карточка будет создана с другим идентификатором.

Данные файла .xml будут импортированы в Docsvision.

В некоторых случаях может оказаться, что удобнее работать с бумажной формой карточки.

Чтобы распечатать данные карточки в соответствии с существующим шаблоном печати:

  1. Откройте РМА и выделите строку карточки, данные которой предназначены для печати и вызовите контекстное меню.

  2. Выберите из контекстного меню опцию Экспорт и печать.

    Окно "Экспорт и печать"
    Рисунок 5. Окно "Экспорт и печать"

  3. В открывшемся окне из раскрывающегося списка Формат выберите пункт Шаблон печати для вида документа.

  4. Выполните настройку печати с помощью кнопок окна Экспорт и печать.

HTML-форматирование:

Если в карточке присутствуют поля с HTML-кодом (например, заполненные в Web-клиенте) и для печати используются стандартные шаблоны, в таких полях на печатном листе будут содержаться HTML-теги в текстовом виде.

По умолчанию HTML-форматирование будет учитываться только если используется БД, созданная после обновления на версию модуля Базовые объекты 5.5.5. Для БД, созданных ранее необходимо вручную отредактировать шаблоны для карточки Документ, привязанные на вкладке Экспорт в Справочнике видов карточек. Стандартные шаблоны хранятся в папке C:\Program Files (x86)\Docsvision\Platform\5.5\Tools\Database\BackOffice\Xslt.

В справочнике видов можно указать актуальные шаблоны или вручную изменить стандартные. В шаблоне необходимо обернуть HTML-текст в тег <EscapeHTML>.

Отправка данных карточки по электронной почте

Чтобы отправить данные карточки по электронной почте, выполните следующие действия:

  1. В РМА выделите строку карточки для экспорта.

  2. В контекстном меню выберите опцию Экспорт и печать.

    Окно "Экспорт и печать"
    Рисунок 6. Окно "Экспорт и печать"

  3. Нажмите кнопку Отправить почтой Письмо с конвертом на панели инструментов окна.

    Будет открыто окно почтовой программы в режиме создания нового письма. Это письмо будет содержать ссылку на карточку, данные которой отправляются по почте.

    Кнопка Отправить почтой Письмо с конвертом — формирует письмо со ссылкой на карточку вне зависимости от того, какая форма отображения данных выбрана в поле Формат.

    Если в поле Формат выбрана опция Шаблон печати для вида карточки, то к письму в качестве вложения будет присоединен файл .html, содержащий данные карточки в форме шаблона для печати.
HTML-форматирование:

Если в карточке присутствуют поля с HTML-кодом (например, заполненные в Web-клиенте) и для отправки писем используются стандартные шаблоны, текст в почтовом уведомлении будет отображаться в отформатированном виде.

По умолчанию HTML-форматирование будет учитываться только если используется БД, созданная после обновления на версию модуля Базовые объекты 5.5.5. Для БД, созданных ранее необходимо вручную отредактировать шаблоны для карточки Документ, привязанные на вкладке Экспорт в Справочнике видов карточек. Стандартные шаблоны хранятся в папке C:\Program Files (x86)\Docsvision\Platform\5.5\Tools\Database\BackOffice\Xslt.

В справочнике видов можно указать актуальные шаблоны или вручную изменить стандартные. В шаблоне необходимо обернуть HTML-текст в тег <EscapeHTML>.