Основная информация о сотруднике

В полях данной вкладки укажите основные сведения о новом сотруднике:

Рисунок 1. Окно "Сотрудник". Вкладка "Основная"

Общие данные сотрудника

Чтобы заполнить общие данные сотрудника:

В карточке Сотрудник перейдите на вкладку Основная.

Заполните поля области Общие данные:

Рисунок 2. Общие данные сотрудника

Укажите фамилию, имя и отчество сотрудника.

Обязательным для заполнения является только поле Фамилия.
В поле Дата рождения выберите дату рождения сотрудника.
При необходимости сгенерируйте падежи имени.
В поле Должность укажите должность сотрудника.
При необходимости в поле определите сотрудника как руководителя подразделения при помощи флага Руководитель подразделения.

Если сотрудник указан как руководитель в карточке организации, флаг будет установлен автоматически, а в карточке сотрудника изменение значения этого параметра будет запрещено.
В поле Руководитель укажите сотрудника, который является руководителем добавляемого сотрудника.

Если выбранный сотрудник является подчиненным по отношению к тому сотруднику, для которого он выбирается в качестве руководителя, будет выдано сообщение об ошибке: Не удалось назначить сотрудника руководителем. Он является подчиненным данного сотрудника.
В полях Домашний телефон, Местный телефон, Сотовый телефон, Факс, IP телефон укажите номера телефонов для связи с сотрудником.
В поле Комната укажите номер помещения, в котором работает сотрудник.
В поле Значимость укажите степень значимости сотрудника в организации (если такая функция используется).
В полях Номер паспорта и Паспорт выдан укажите паспортные данные.
В поле E-mail укажите электронный адрес сотрудника. Адрес нужен, например, для возможности отправки заданий по почте (если включена маршрутизация).

Можно указать несколько адресов, разделив их символом ; (без пробелов), например: lebedeva@perspectiva.ru;natalya@pers.ru. При этом задания, если включена маршрутизация, будут отправляться на все указанные адреса.

В поле Пользователь свяжите карточку с учетной записью регистрируемого сотрудника. Для загрузки информации о пользователе из Active Directory, нажмите на кнопку Загрузить из AD.

Учетную запись сотрудника следует ввести до выбора его личной папки, так как в противном случае права на папку назначены не будут.

Учетная запись обязательно должна быть указана полностью, то есть содержать название домена или имя компьютера (для локального пользователя).

При необходимости выберите из раскрывающегося списка поля Маршрутизация способ, который будет использоваться по умолчанию для доставки сотруднику заданий или уведомлений о заданиях.
Чтобы маршрутизируемые в почту задания открывались в Web-клиент, установите флаг Используется Web-клиент.
Чтобы создать Личную папку сотрудника, нажмите кнопку Создать.
Если в карточке подразделения, в которое добавляется карточка сотрудника, не указана корневая папка, то нажатие кнопки Создать не приведет к созданию личной папки сотрудника. В этом случае папку для сотрудника можно выбрать из папок дерева Docsvision с помощью кнопки Выбрать .

Если в настройках организации, подразделения или должности сотрудника указан тип личной папки, то личная папка будет создана с данным типом, иначе — с типом "Стандартная".

Если тип личной папки установлен в настройках должности, подразделения и организации, то приоритет распределяется следующим образом:
- Тип личной папки, указанный в настройках должности.
- Тип личной папки, указанный в настройках подразделения.
- Тип личной папки, указанный в настройках организации.
Если в качестве личной папки выбрана существующая папка, т.е. папка не была создана кнопкой Создать, настройка типа к ней не применяется.
Чтобы очистить выбор личной папки, нажмите на кнопку X.
В поле Шаблонная папка автоматически отображается папка-делегат, необходимая для корректной маршрутизации заданий. Чтобы это поле было заполнено, следует нажать кнопку Создать делегат.

Данная функция работает, если шаблонная папка указана в свойствах подразделения, в которое входит текущий сотрудник, либо хотя бы в одном из родительских подразделений или организации.
Укажите сертификат, который будет использоваться для наложения усиленной электронной подписи сотрудника и шифрования файлов. Определите необходимость выбора сертификата при наличии у пользователя нескольких сертификатов.
В поле Календарь выберите календарь, который (при выполнении определённых условий) будет использоваться для расчета сроков исполнения заданий сотрудника.

Должность

Чтобы указать должность сотрудника:

В окне Сотрудник перейдите на вкладку Основная.
Нажмите на кнопку справа от поля Должность.

Рисунок 3. Окно "Должности"
Если требуемая должность присутствует в списке, выделите запись и нажмите на кнопку .

Если желаемой должности в списке нет, создайте новую должность:

Нажмите на кнопку .

Рисунок 4. Создание новой должности
В окне Должности, в поле Название введите название должности.

Количество символов в названиях должности ограничено — 440 символов.
Чтобы установить тип папки, который по умолчанию будет использоваться при создании личных папок сотрудников с данной должностью, нажмите кнопку справа от поля Тип личной папки по умолчанию и выберите тип папки из Справочника типов папок.

Если в настройках организации или подразделения сотрудника с данной должностью также выбран тип личной папки по умолчанию, более высокий приоритет будет у типа папки, выбранного для должности.

Чтобы создать список склонений названия должности по падежам, необходимый для правильной подстановки в документы, заполните список вручную или сгенерируйте автоматически. Для генерации установите переключатель Род в нужное положение и нажмите на кнопку Генерировать.

В полях будут отображены названия должности, изменённые по падежам.

Автоматическая генерация предназначена только для склонения названий должностей, состоящих из одного слова. В иных случаях необходимо самостоятельно заполнить или откорректировать значения.

В поле Краткое название введите сокращенное название должности, которое в дальнейшем можно будет включать в дайджест сотрудника.
При необходимости введите комментарий — описание должности.
Нажмите на кнопку ОК.

Падежи имени

Чтобы изменить имя сотрудника по падежам:

В карточке Сотрудник перейдите на вкладку Основная.
В области Общие данные нажмите на кнопку Падежи имени.

Рисунок 5. Указание падежей имени сотрудника
В окне Должности установите переключатель Пол в положение, соответствующее полу сотрудника, затем нажмите на кнопку Сгенерировать.

В полях таблицы появятся варианты склонения фамилии и имени сотрудника по падежам.

Рисунок 6. Изменение имени по падежам
При необходимости отредактируйте список склонений.

Календарь

Для сотрудника может быть указан индивидуальный рабочий календарь.

Поле может быть заполнено уже при создании карточки значением по умолчанию.

В качестве значения по умолчанию могут выступать:

Календарь, унаследованный от родительского подразделения. В этом случае в поле отображается запись Наследуемый календарь.
Если у родительского подразделения календарь не задан, будет использован календарь, назначенный Бизнес-календарем по умолчанию в справочнике Системные настройки.

В этом случае в поле также отображается запись Наследуемый календарь. При необходимости значение по умолчанию можно изменить, выбрав новый бизнес-календарь для данного сотрудника.

Чтобы указать рабочий календарь сотрудника:

Откройте окно Сотрудник, затем перейдите на вкладку Основная.
В поле Календарь нажмите на кнопку Выбрать справа от поля.
В открывшемся окне выберите карточку бизнес-календаря, данные которой будут использоваться в качестве рабочего календаря сотрудника.
Чтобы посмотреть и отредактировать календарь, нажмите кнопку .

Чтобы изменить настройки, пользователь должен обладать соответствующими правами.

Типы маршрутизации

По умолчанию

Настройки маршрутизации берутся из карточки сотрудника (исполнителя задания) в Справочнике сотрудников.

Онлайн задание

Задание приходит в настроенную виртуальную папку Docsvision.

Задача Почтового клиента

На настроенный электронный почтовый ящик приходит письмо со ссылкой для доступа к карточке вида Задание в системе Docsvision (в Windows-клиенте или в Web-клиенте). Также пользователю предоставляется возможность выполнять задания непосредственно в почтовом клиенте с помощью ответных писем.

Ссылка на задание

На настроенный электронный почтовый ящик приходит письмо со ссылкой для доступа к карточке вида Задание в системе Docsvision (в Windows-клиенте или в Web-клиенте).

Письмо с описанием задания

На настроенный электронный почтовый ящик приходит письмо со ссылкой для доступа к карточке вида Задание в системе Docsvision и текстом, который указан в XSLT-преобразовании.

Офлайн задание

Пользователь получает по электронной почте специальное сообщение (форму Outlook), внешне похожее на карточку задания, однако обмен данными происходит по электронной почте. В личную папку пользователя помещается ярлык на онлайн-задание.

Данный тип маршрутизации совместим только с карточками Docsvision 4.5. Задания Docsvision 5 не работают с данным типом маршрутизации, в Справочнике видов карточек данный тип не отображается.

Зашифрованное офлайн задание

Данный способ маршрутизации и внешний вид карточки задания идентичны способу маршрутизации онлайн-задание, однако при отправке пользователю все данные задания автоматически шифруются и доступ к нему имеет только тот пользователь, которому оно предназначено.

Для отправки зашифрованных офлайн-заданий необходимо настроить параметры шифрования в справочнике Системные настройки, а также выбрать сертификат в Консоли настройки (выполняется администратором системы).

Получателю зашифрованного офлайн-задания отправляются, помимо самого задания, сессионный ключ шифрования и настройки крипто-провайдера и алгоритма шифрования. Чтобы получатель смог открыть своё задание, администратор должен предоставить ему личный сертификат.

Не маршрутизировать

При отправке задания в системной папке Карточки (в ветке Задание бизнес-процесса библиотеки Делопроизводство) появляется карточка задания. Вся работа пользователя с заданием осуществляется в рамках работы с приложением Windows-клиент.

Сертификат

Сертификат, указанный в карточке сотрудника, используется при подписании документов и заданий с использованием усиленной электронной подписи, а также для выполнения операции шифрования/расшифровки файлов в карточках.

Выбор сертификата сотрудника возможен только после его получения на специальном сервере сертификатов в соответствии с системой поддержки электронной подписи внутри организации. Настройка работы с криптопрвайдером КриптоПро описана в разделе "администрирование".

На компьютере пользователя может быть установлено сразу несколько служебных сертификатов. Как правило, управление сертификатами в операционной системе Windows выполняется в Диспетчере сертификатов, который открывается при выполнении команды certmgr.msc из командной строки. Также список доступных сертификатов доступен в настройках браузера Internet Explorer, в разделе Internet options Content Certificates.

В карточке сотрудника указать можно только один сертификат, выбрав его из числа доступных. Указанный сертификат будет загружаться при синхронизации с Active Directory.

Чтобы указать сертификат в карточке сотрудника, нажмите кнопку Выбрать в поле Сертификат. Чтобы посмотреть сертификат, нажмите кнопку Показать сертификат .

Рисунок 7. Выбор сертификата в карточке сотрудника
Если у пользователя имеется несколько доступных сертификатов, при выполнении операции подписания по умолчанию будет открываться окно, в котором требуется выбрать нужный сертификат.

Рисунок 8. Выбор сертификата при подписании

Чтобы отключить появление этого окна, установите флаг Не показывать окно выбора сертификата.

В этом случае при выполнении команды Подписать из карточек документа и задания, подписи по операции, а также при выполнении согласования на этапе с режимом Подписание вместо окна выбора сертификата пользователю будет выдано сообщение: Будет выполнено подписание с помощью сертификата. Сообщение содержит ссылку на сертификат, указанный в карточке сотрудника. После подтверждения операции подписания будет наложена усиленная электронная подпись с использованием указанного сертификата.

Рисунок 9. Сообщение об используемом для подписания сертификате

Если сертификат, указанный в Справочнике сотрудников, просрочен, или не удалось проверить его состояние, пользователю будет выдано сообщение: Не удалось выполнить подписание с использованием сертификата. Сертификат недействителен или же его состояние не может быть проверено. Обратитесь к администратору системы и подпись наложена не будет.

Если подписание документов выполняется с помощью криптопровайдера КриптоПро, то при подписании документов с несколькими файлами потребуется вводить пароль при наложении подписи на каждый отдельный файл. Чтобы запрос на ввод пароля выводился единожды (при подписании одного документа) установите флаг Всегда запрашивать пароль для контейнера ключа.

Рисунок 10. Флаг запроса пароля для контейнера ключа на вкладке Основная карточки сотрудника

Если используется криптопровайдер, отличный от КриптоПро, данный флаг должен быть снят, иначе при подписании документов возникнет ошибка.

Данная функциональность работает только при подписании документов сертификатом, выбранным в карточке сотрудника. В противном случае запрос пароля при подписании будет осуществляться согласно правилам криптопровайдера КриптоПро.

Если введён некорректный пароль, пользователю будет предоставлен стандартный диалог ввода пароля КриптоПро.

Флаг Требуется доверенность при подписании документов по умолчанию установлен.

Рисунок 11. Флаг "Требуется доверенность при подписании документов"

Флаг влияет на алгоритм выбора МЧД при подписании документа и учитывается при проверке необходимости использования МЧД для сотрудника.
- Если флаг установлен, выполняется переход к следующим этапам.
- Если флаг не установлен, процесс подбора завершается, МЧД не требуется, дальнейшие операции не выполняются.

Вид карточки сотрудника

По умолчанию для хранения информации о сотруднике в системе используется базовый тип карточки Карточка сотрудника. При необходимости для сотрудника можно определить собственный вид карточки.

Чтобы выбрать вид карточки для сотрудника:

Откройте окно Сотрудник.
В области Вид карточки укажите особый вид карточки, который будет использоваться только для данного сотрудника.

Вид выбирается из Справочника видов карточек;

Рисунок 12. Выбор вида карточки для сотрудника
Нажмите на кнопку ОК.