Организации

Карточки организаций предназначены для хранения в системе Docsvision сведений о компаниях, которые используют систему документооборота. Организации создаются внутри корневой организации, которая присутствует в Справочнике сотрудников по умолчанию.

Как правило, организация представляет собой сложное формирование, в состав которого входят подразделения, состоящие, в свою очередь, из отделов и т. д. Информацию справочника рекомендуется структурировать в соответствии с организационной структурой, располагая самые крупные единицы в корневой папке Организации, внутри них — составляющие их элементы. Личные карточки сотрудников рекомендуется размещать в папках отделов, в которых они числятся.

Для организации может быть определён специальный вид карточки, который будет использоваться для хранения информации о подразделениях и сотрудниках.

Для просмотра информации об организации в справочнике может быть настроен способ отображения полей.

Выбор видов карточек для корневой организации

Корневая организация присутствует в справочнике по умолчанию и не подлежит удалению. Для корневой организации можно выполнить ряд настроек, которые будут распространяться на все остальные организации.

Для организации можно настроить виды карточек, которые будут использоваться при добавлении в справочник новых дочерних организаций, подразделений и сотрудников.

По умолчанию при добавлении дочерних организаций и подразделений или добавлении сотрудников у пользователей будут открываться карточки базовых типов Карточка подразделения и Карточка Сотрудника, соответственно.

Чтобы изменить данные типы карточек на пользовательские виды:

  1. Выделите в дереве организаций корневой узел Организации.

  2. Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, затем выберите пункт Настройки.

    Выбор видов карточек для корневого узла "Организации"
    Рисунок 1. Выбор видов карточек для корневого узла "Организации"

  3. Определите вид карточки, который будет использоваться для добавления дочерних организаций и подразделений, установите флаг слева от поля Подразделение и выберите вид из Справочника видов карточек.

  4. Определите вид карточки, который будет использоваться для добавления сотрудников, установите флаг слева от поля Сотрудник и выберите вид из Справочника видов карточек.

  5. Нажмите кнопку ОК.

    После данных настроек если персональные настройки для дочерних организаций не будут заданы, то при добавлении дочерних организаций, подразделений и сотрудников будут использоваться виды карточек, настроенные для организации. Для любого дочернего подразделения, организации и для сотрудников можно задавать индивидуальные настройки, которые будут более приоритетными, чем настройки, унаследованные от корневой организации.

Редактирование записей справочника сотрудников в режиме выбора

В Справочнике сотрудников, открытом для выбора значения из какого-либо поля карточки, можно настроить возможность редактирования, включающую добавление новых записей, а также возможность редактирования и удаления существующих записей. По умолчанию режим редактирования записей включён у всех пользователей системы, но при необходимости его можно отключить.

Настройка редактирования не влияет на возможность добавления записей в справочник — добавление доступно всегда. Настройка также не влияет на редактирование групп и ролей справочника — редактирование не предусмотрено.

Управление редактированием доступно пользователям, входящим в группу безопасности DocsVision Administrators. У остальных пользователей данная настройка отсутствует.

Чтобы отключить возможность редактирования:

  1. Выделите в дереве организаций корневой узел Организации.

  2. Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, затем выберите пункт Настройки.

    Настройка редактирования записей справочника в режиме выбора
    Рисунок 2. Настройка редактирования записей справочника в режиме выбора

  3. Чтобы включить возможность редактирования, установите флаг Разрешить редактирование записей в режиме выбора.

    При открытии справочника на выбор из полей карточки, формы поискового запроса или скрипта появится возможность добавлять новые и редактировать существующие записи.

    На ленте справочника, открытого на выбор, появятся кнопки:

    • Редактировать организацию или подразделение.

    • Удалить организацию или подразделение.

    • Редактировать сотрудника.

    • Удалить сотрудника.

Открытый на выбор справочник с включённым режимом редактирования записей
Рисунок 3. Открытый на выбор справочник с включённым режимом редактирования записей

  1. Чтобы отключить данную возможность, снимите флаг Разрешить редактирование записей в режиме выбора.

    При отключенном режиме редактирования описанные на предыдущем шаге элементы в открытом на выбор справочнике не отображаются.