Организации
Карточки организаций предназначены для хранения в системе Docsvision сведений о компаниях, которые используют систему документооборота. Организации создаются внутри корневой организации, которая присутствует в Справочнике сотрудников по умолчанию.
Как правило, организация представляет собой сложное формирование, в состав которого входят подразделения, состоящие, в свою очередь, из отделов и т. д. Информацию справочника рекомендуется структурировать в соответствии с организационной структурой, располагая самые крупные единицы в корневой папке Организации, внутри них — составляющие их элементы. Личные карточки сотрудников рекомендуется размещать в папках отделов, в которых они числятся.
Для организации может быть определён специальный вид карточки, который будет использоваться для хранения информации о подразделениях и сотрудниках.
Для просмотра информации об организации в справочнике может быть настроен способ отображения полей.
Выбор видов карточек для корневой организации
Корневая организация присутствует в справочнике по умолчанию и не подлежит удалению. Для корневой организации можно выполнить ряд настроек, которые будут распространяться на все остальные организации.
Для организации можно настроить виды карточек, которые будут использоваться при добавлении в справочник новых дочерних организаций, подразделений и сотрудников.
По умолчанию при добавлении дочерних организаций и подразделений или добавлении сотрудников у пользователей будут открываться карточки базовых типов Карточка подразделения и Карточка Сотрудника, соответственно.
-
Выделите в дереве организаций корневой узел Организации.
-
Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, затем выберите пункт Настройки.
Рисунок 1. Выбор видов карточек для корневого узла "Организации" -
Определите вид карточки, который будет использоваться для добавления дочерних организаций и подразделений, установите флаг слева от поля
Подразделение
и выберите вид из Справочника видов карточек. -
Определите вид карточки, который будет использоваться для добавления сотрудников, установите флаг слева от поля
Сотрудник
и выберите вид из Справочника видов карточек. -
Нажмите кнопку ОК.
После данных настроек если персональные настройки для дочерних организаций не будут заданы, то при добавлении дочерних организаций, подразделений и сотрудников будут использоваться виды карточек, настроенные для организации. Для любого дочернего подразделения, организации и для сотрудников можно задавать индивидуальные настройки, которые будут более приоритетными, чем настройки, унаследованные от корневой организации.
Редактирование записей справочника сотрудников в режиме выбора
В Справочнике сотрудников, открытом для выбора значения из какого-либо поля карточки, можно настроить возможность редактирования, включающую добавление новых записей, а также возможность редактирования и удаления существующих записей. По умолчанию режим редактирования записей включён у всех пользователей системы, но при необходимости его можно отключить.
Настройка редактирования не влияет на возможность добавления записей в справочник — добавление доступно всегда. Настройка также не влияет на редактирование групп и ролей справочника — редактирование не предусмотрено.
Управление редактированием доступно пользователям, входящим в группу безопасности DocsVision Administrators. У остальных пользователей данная настройка отсутствует.
-
Выделите в дереве организаций корневой узел Организации.
-
Правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, затем выберите пункт Настройки.
Рисунок 2. Настройка редактирования записей справочника в режиме выбора -
Чтобы включить возможность редактирования, установите флаг
Разрешить редактирование записей в режиме выбора
.При открытии справочника на выбор из полей карточки, формы поискового запроса или скрипта появится возможность добавлять новые и редактировать существующие записи.
На ленте справочника, открытого на выбор, появятся кнопки:-
Редактировать организацию или подразделение.
-
Удалить организацию или подразделение.
-
Редактировать сотрудника.
-
Удалить сотрудника.
-
![Открытый на выбор справочник с включённым режимом редактирования записей](../../../_images/staff-selection-editing.png)
-
Чтобы отключить данную возможность, снимите флаг Разрешить редактирование записей в режиме выбора.
При отключенном режиме редактирования описанные на предыдущем шаге элементы в открытом на выбор справочнике не отображаются.