Упрощенная работа с файлами на согласовании
Для согласующего, помимо обычной работы с версиями файлов, предусмотрен вариант упрощенной работы с файлами.
Данный способ предназначен для работы только с собственными версиями согласующего для текущего этапа. В карточке задания на согласование у данного пользователя будет доступна вкладка Файлы для согласования.
|
Упрощенный режим является единственным доступным вариантом работы с файлами в режиме Подписание. |
Данный способ работы только визуально упрощает работу с собственными версиями файлов. Элементы интерфейса для обычной и упрощенной работы с файлами синхронизированы. При необходимости можно в любой момент перейти из расширенного режима в упрощенный и наоборот.
Если для этапа настроен тип маршрутизации параллельный, версии других участников согласования в данном режиме не отображаются, и создание собственных версий на их основе недоступно.
Если для этапа настроен тип маршрутизации последовательный или альтернативный, на вкладке Файлы для согласования может быть доступна версия файла с исправлениями всех предыдущих согласующих данного этапа (см. Особенности работы с версиями и комментариями к версиям).
Просмотр версии файла этапа
В упрощенном режиме работы согласующий может просмотреть Исходную версию этапа и последнюю созданную им версию на данном этапе. Просмотр доступен для файлов в формате .txt, Microsoft Word, Microsoft Excel, .pdf.
-
Откройте карточку задания на согласование.
-
Перейдите на вкладку Файлы для согласования.
-
Выберите файл, затем нажмите кнопку Просмотреть.
Во встроенном средстве просмотра будет открыта либо "Исходная версия этапа", либо последняя версия, которая была создана или отредактирована в упрощенном режиме на данном этапе.
Рисунок 2. Просмотр версии в упрощенном режиме работы с файлами -
Ознакомьтесь с версией файла.
-
Закройте файл.
При использовании усовершенствованного согласования отображается последняя версия файла, созданная из текущего задания любым участником согласования.
В случае делегирования, для делегата отображается версия делегировавшего. При возврате с делегирования будет отображена версия делегата.
Редактирование файла
В упрощенном режиме работы с файлами согласующим может быть отредактирована Исходная версия этапа или последняя добавленная собственная версия, если файл одного из следующих форматов:
.doc, .docm, .docx, .txt, .rtf, .xls, .xlsm, .xlsx, .ppt, .pptx, .vsd, .vsdx.
Файлы других форматов открываются только на чтение.
|
Если на компьютере, где установлен клиент Docsvision, установлено приложение Microsoft Word, но по умолчанию для текстовых документов форматов Приоритет отдаётся редактору Microsoft Word, т.к. при создании версий и автоконсолидации важен режим рецензирования. |
-
Откройте карточку задания на согласование.
-
Перейдите на вкладку Файлы на согласовании.
-
Выберите файл, затем дважды щелкните левой клавишей мыши по его названию.
Дальнейшая логика формирования версий будет зависеть от следующих условий:-
Версии создаются после изменения файла.
-
Если версия была создана из текущего задания текущим пользователем, изменения будут сохранены, но новая версия не будет создана.
-
Если версия была создана из текущего задания другим пользователем (например, делегатом), будет создана новая подчинённая версия текущего сотрудника.
-
Новая версия создаётся как подчинённая для версии, открытой для редактирования.
Новая версия будет создана, если из текущего задания ещё не было создано версий. Созданная версия будет являться подчинённой для начальной версии согласующего.
-
Количество файлов, открываемых одновременно в режиме редактирования, не ограничено.
-
Если попытаться повторно открыть уже открытый на редактирование файл, будет выдано предупреждение:
Файл уже редактируется вами.При редактировании файла Microsoft Office, открытого из карточки, следует избегать параллельного открытия файлов с аналогичным именем из других источников, т.к. это может привести к невозможности сохранения изменений файла в карточку.
-
Если выбран файл формата Microsoft Word, в документе будет включен режим исправлений.
-
-
Внесите изменения в файл.
Для файлов формата Microsoft Word изменения будут отображаться в режиме исправлений.
-
Сохраните и закройте файл.
Если задание требует формирования электронной подписи, версия для подписания будет определена по следующей логике:
-
В этапах с альтернативным и параллельным исполнением будет использована версия текущего согласующего.
-
Если версия текущего согласующего отсутствует, будет использована версия этапа.
-
-
В этапах с последовательным исполнением будет использована более поздняя версия любого согласующего.
-
Если такая версия отсутствует, будет использована версия этапа.
-
-
-
На вкладке Файлы для согласования станет доступной версия файла с внесенными изменениями.
Сравнение версий
Для файлов формата Microsoft Word в упрощенном режиме согласующий может выполнить сравнение версий. Сравнение выполняется между выбранной версией текущего этапа и Исходной версией данного этапа, а также, если согласующий уже принимал участие в согласовании, с версией другого этапа (или экземпляра этапа) того же цикла.
|
Для файлов формата, отличного от форматов Microsoft Word, сравнение версий не производится. |
-
Откройте карточку задания на согласование.
-
Перейдите на вкладку Файлы для согласования.
-
Выберите файл, который требуется сравнить с версией, согласуемой на данном этапе.
-
Нажмите на кнопку Показать изменения.
В усовершенствованном согласовании кнопка Показать изменения сравнивает текущую версию с финальной версией этого этапа на предыдущем экземпляре этапа или цикле. Команда доступна, если данный согласующий уже принимал участие в согласовании.
При использовании усовершенствованного согласования, команда не отображается на первом экземпляре этапа. Будет открыт редактор Microsoft Word в режиме сравнения версий, в котором будет отображена Исходная версия этапа и исходная версия текущего этапа.
-
Сравните версии и закройте документ.
НАШЛИ ОШИБКУ?