Дерево версий в режиме согласования

В карточке задания на согласование, на вкладке Версии и комментарии, отображается дерево версий. На этапе согласования можно только просматривать версии, редактирование запрещено. Каждый файл отображается на отдельной вкладке.

Дерево версий будет отображаться в настроенном режиме отображения.

В зависимости от настроенного режима, версии будут отображаться по-разному:

  • Процесс — будут показаны все версии.

  • Цикл — будут показаны исходная версия текущего цикла и подчиненные.

  • Этап — будут показаны исходная версия текущего этапа и подчиненные.

Новые файлы, добавленные в согласование после его запуска, будут отображаться у согласующих после начала следующего этапа согласования.
Дерево версий в режиме усовершенствованного согласования
Рисунок 1. Дерево версий в режиме усовершенствованного согласования

По логике усовершенствованного согласования в дереве версий новая версия отображается, только если документ был отредактирован. В узле версии содержится уникальный номер версии и описание того, кто, когда и на каком экземпляре конкретного этапа создал версию. Версии на одном уровне сортируются по возрастанию номера версии. Комментарии к версии собираются от всех согласующих.

Условные обозначения в заданиях на согласование

В заданиях на согласование каждая версия в дереве отмечается специальными иконками:

  • Квадрат с тремя строками — начальная версия этапа.

  • Зелёная стрелка раздваивается вправо — версии, добавленные из текущего задания.

  • Узел на линии — прочие версии.

  • Фиолетовая развилка вправо — версии, добавленные из других заданий текущего этапа.

Для файла создаётся новая версия, только если файл был изменён.

Версии файлов отображаются в задании следующим образом:

  • Корневая версия — отображается исходная версия всего цикла согласования.

  • Версия цикла — версия документа, которая поступила на согласование при старте данного цикла. Если этап первый, версия будет совпадать с исходной версией согласования. В последующих этапах и экземплярах этапа будет отображаться итоговая версия этапа.

  • Исходная версия этапа — версия, поступающая к согласующему при старте очередного этапа. Данная версия формируется модулем Управление процессами.

  • Версия согласующего — версия отдельного участника согласования, созданная им вручную. Может быть создана как на основе версии другого согласующего, так и на основе Исходной версии этапа.

    Версия не создаётся на этапе подписания.

Если для этапа настроен тип маршрутизации параллельный, все согласующие получат для согласования исходную версию этапа — для первого этапа в цикле совпадает с версией цикла.

Если в процессе согласования будут добавлены версии согласующих, они будут независимо сохранены. Объединение версий согласующих в рамках этапа возможно только на этапе консолидации.

Каждый следующий согласующий будет получать для согласования не исходную версию этапа, а версию предыдущего согласующего, если для этапа настроен тип маршрутизации последовательный или альтернативный, и в процессе согласования будут добавлены версии согласующих.

Таким образом, в версии последнего согласующего этапа будут накоплены все изменения, которые будут выполнены на этапе, и эта версия поступит в качестве Исходной версии на следующий этап.

Такой способ формирования версий этапов имеет ряд особенностей:

  • Предыдущий этап должен был быть выполнен отдельно, а не одновременно с другим этапом.

  • Если ни одной версии на этапе создано не было, на следующий этап будет передана та же версия, что и на предыдущий этап.

  • Если предшествующий текущему этап был с типом маршрутизации параллельный или же стартовал одновременно с другим этапом, на вход текущему этапу будет передана та же версия, что и на предыдущие этапы.

  • Если предшествующий текущему этап был запущен в режиме консолидация, на вход текущему этапу будет передана Итоговая версия этапа, сформированная на этапе консолидации.

Просмотр версии файла

Выбранная версия файла может быть открыта во встроенном средстве просмотра Docsvision (при условии, если средство допускает просмотр файлов данного типа).

Чтобы просмотреть текст документа:

  1. Откройте карточку задания на согласование документа.

  2. Выберите версию файла, которую требуется просмотреть.

  3. Правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, затем выберите команду Просмотреть.

    Будет открыто окно для просмотра версии файла документа.

    Просмотр версии файла в карточке _Согласование_
    Рисунок 2. Просмотр версии файла в карточке Согласование

  4. Чтобы закрыть окно, нажмите на кнопку в правом верхнем углу окна.

Открытие версии файла на чтение или редактирование

Версию согласуемого файла можно открыть во внешнем редакторе, соответствующем типу файла. Для всех версий файла предусмотрен режим открытия "на чтение".

Редактирование доступно только для файлов: .doc, .docm, .docx, .txt, .rtf, .xls, .xlsm, .xlsx, .ppt, .pptx, .vsd, .vsdx. Количество версий, открываемых в режиме редактирования, не ограничено.

При редактировании файла Microsoft Office, открытого из карточки, следует избегать параллельного открытия файлов с аналогичным именем из других источников, т.к. это может привести к невозможности сохранения изменений файла в карточку.
Чтобы открыть версию файла:

  1. Откройте карточку задания на согласование документа.

  2. Выберите версию файла, которую необходимо открыть.

  3. Откройте версию файла в редакторе в режиме чтения (без создания новой версии):

    • Правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, затем выберите команду Открыть[1].

    • Дважды щелкните левой клавишей мыши по названию файла.

    Открытие файла в режиме чтения
    Рисунок 3. Открытие файла в режиме чтения

  4. Просмотрите и закройте файл.

Загрузка версии из файла

Загрузка версии предназначена для внесения изменений в файлы различных форматов или для загрузки файла из системы, внешней по отношению к Docsvision. Загрузить можно как ранее выгруженный файл, так и новый файл. Операция доступна также для исходных версий этапа.

В Усовершенствованном согласовании команда Загрузить из файла создаёт новую версию как подчинённую начальной версии согласующего.
Чтобы создать новую версию документа или загрузить свою версию из файла:

  1. Откройте карточку задания на согласование документа.

  2. На вкладке файла документа правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, затем выберите команду Загрузить из файла, чтобы открыть окно для выбора файла из файловой системы.

  3. Выберите для загрузки файл с тем же именем и расширением, что и выгруженный файл.

    При работе с файлами Microsoft Office следует учитывать, что если файл выгружен в новый формат, например, .docx вместо выгруженного .doc, версия файла загружена не будет.

    На вкладке в дерево версий файла будет добавлена новая версия файла, название которой содержит фамилию сотрудника, внесшего изменения.

Создание версии файла на основе выбранной

Создание версии на основе выбранной используется, если требуется внести изменения в файл документа, и сохранить их в новой версии файла. Версия может создаваться как на основе Исходной версии этапа, так и на основе версии другого участника согласования. Созданная версия файла доступна в режиме редактирования.

Чтобы добавить новую версию документа:

  1. Откройте карточку задания на консолидацию документа.

  2. Выберите версию файла, на основе которой необходимо создать новую версию.

  3. Правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, затем выберите команду Создать версию на основе выбранной[2], чтобы открыть редактор файла.

  4. Внесите необходимые исправления в файл.

  5. Сохраните и закройте файл.

    Если версия, выбранная в качестве основной, была подписана ЭП другим участником, то при сохранении будет выдано предупреждение.

    Предупреждение при сохранении файла с ЭП
    Рисунок 4. Предупреждение при сохранении файла с ЭП

    Чтобы сохранить свою версию, ответьте утвердительно, иначе версия сохранена не будет.

    После сохранения, на вкладке добавится новая версия файла, название которой содержит фамилию сотрудника, внесшего изменения.

    Отображение новой версии файла
    Рисунок 5. Отображение новой версии файла

Добавление комментария к версии

К любой из версий файла, добавленных согласующими, может быть добавлен текстовый комментарий.

Чтобы добавить комментарий к версии документа:

  1. Откройте карточку задания на согласование документа.

  2. На вкладке файла в дереве версий выберите ту версию, к которой необходимо добавить комментарий, правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, затем выберите команду Комментировать, чтобы открыть окно для добавления комментария.

    Добавление текстового комментария к версии
    Рисунок 6. Добавление текстового комментария к версии

  3. Добавьте свой комментарий и нажмите кнопку Сохранить.

    Добавленный комментарий будет отображаться у Инициатора согласования в поле Комментарий.

    Отображение добавленного к версии комментария
    Рисунок 7. Отображение добавленного к версии комментария

Удаление версии файла

Пользователь может удалить только собственную версию файла. Все комментарии, относящиеся к данной версии, будут удалены.

Чтобы удалить версию файла:

  1. Откройте карточку задания на согласование документа.

  2. Выберите версию файла, которую необходимо удалить.

  3. Правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, затем выберите команду Удалить версию.

    Если на основе выбранной версии файла была создана ещё одна версия, выбранная версия файла не может быть удалена.

    Версия перестанет отображаться на вкладке файла.

Доступность операций с файлами в режиме "Согласование"

Операция/тип версии Корневая версия Версия цикла Исходная версия этапа Версия согласующего

Просмотреть

Да

Да

Да

Да

Открыть на чтение

Да

Да

Да

Да

Открыть на редактирование

Да, если текущий сотрудник — автор

Создать версию на основе выбранной

Да

Да

Удалить

Да, если текущий сотрудник — автор

Комментировать

Да

Загрузить из файла[3]

Да

Да
Операция/тип версии Объединенная версия этапа Консолидируемая версия Консолидированная версия

Просмотреть

Да

Да

Да

Открыть на чтение

Да

Да

Да

Открыть на редактирование

Создать версию на основе выбранной

Удалить

Комментировать

Загрузить из файла
1. Команда доступна, если на компьютере пользователя установлен редактор, соответствующий типу файла.
2. Команда доступна только для файлов в формате .txt, .docx и .xlsx
3. Команда всегда создаёт новую версию, не зависит от состояния других файлов