Работа с томами номенклатуры дел

Тома могут быть созданы только в делах. Тома могут быть созданы в неограниченных количествах.

Создание доступно в рабочем месте сотрудника, не являющегося архивистом.

Посмотреть информацию о томе можно установив фокус на нем: в правой части экрана отобразится информация, указанная в выбранном томе, включая вкладку Документы, списанные в дело. На вкладке Документы, списанные в дело, отображаются карточки архивных документов.

Создать новый том номенклатуры дел

Тома создаются в состоянии Проект.

Чтобы создать новый том:

Выберите дело для создания тома;
Выберите один из доступных способов для создания:
Выберите один из доступных способов создания:
- При помощи элемента управления .
- Из соответствующего пункта контекстного меню текущего фонда.
Заполните поля карточки тома, затем нажмите Создать.

Рисунок 1. Окно создания нового тома

Изменение тома

После создания тома, его можно редактировать при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы изменить том:

Выберите раздел, в котором хранится дело
Выберите дело, в котором хранится том
Выберите том, вызовите контекстное меню
Выберите Редактировать
Измените поля карточки тома

Удаление тома

Удаление возможно только при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы удалить том:

Выберите раздел, в котором хранится дело
Выберите дело, в котором хранится том
Выберите том, вызовите контекстное меню
Выберите Удалить

При удалении тома, списанные в него документы, не удаляются. Если в документе была ссылка на том, такая ссылка будет удалена.

Перечень полей карточки тома

Рисунок 2. Стандартные поля тома номенклатуры дел

Таблица 1. Каждый том номенклатуры дел содержит:
Название поля	Тип поля	Обязательность заполнения	Доступность редактирования	Комментарий
Состояние	Состояние	Да	Нет	Текущее состояние карточки тома. При создании состояние `Проект`
Блок Основные реквизиты
Ссылка на родительское дело	Карточка	Да	Нет	Поле в схеме данных. Системный идентификатор родительского дела, в состав которого входит текущая карточка тома
№	Число	Да	Нет	Заполняется автоматически порядковым номером в разрезе родительского дела, начиная с 1
Наименование	Строка	Да	Да	Заполняется вручную
Количество страниц	Число	Да	Да	Заполняется вручную
Электронный	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную
Блок Хранение
Кабинет/Помещение	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
№ шкафа	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
№ полки	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную
Вкладка Документы, списанные в дело
Таблица Документы, списанные в дело (Контрол табличных данных)
Наименование документа	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки архивного документа, у которой в поле Дело указан системный идентификатор на текущую карточку тома Если по результатам поиска карточка архивного документа будет найдена, то необходимо получить значение поля Тема найденной карточки архивного документа и вывести его в текущую колонку Если по результатам поиска подходящая карточка архивного документа не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится Отображается в виде кликабельного дайджеста
Кол-во листов	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки архивного документа, у которой в поле Дело указан системный идентификатор текущей карточки тома Если по результатам поиска карточка архивного документа будет найдена, то необходимо получить значения полей из схемы данных Кол-во листов в карточке документа и значение поля Кол-во листов в приложении в карточке архивного документа (Стандартные поля в схеме данных карточки документа), просуммировать их и вывести его в текущую колонку Если по результатам поиска подходящая карточка архивного документа не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится

Жизненный цикл карточки вида "Том"

Жизненный цикл карточек в процессе работы определяется автоматом состояний:

Проект — начальное состояние карточки Том
Открыто
Закрыто
В архиве

Изменение состояний выполняется по приведенной схеме.

Рисунок 3. Автомат состояний карточки "Том"

Дайджест тома

При сохранении карточки тома ей присваивается дайджест. Дайджест формируется по следующему правилу

<№> <заголовок тома>

<№> — значение поля № карточки тома
<заголовок тома> — значение поля Заголовок тома карточки тома

Кнопки тома

Для карточки тома настроены кнопки Открыть, Закрыть и В архиве, позволяющие перевести дело в другое состояние. В зависимости от текущего состояния тома и настроек безопасности, кнопки перевода дела в другое состояние могут быть недоступны пользователю.