Работа с фондами номенклатуры дел

Для рабочего места сотрудника, являющегося архивистом, справочник представляет собой иерархическую структуру. Верхним разделом справочника является системный раздел Фонд, являющийся родителем для всех остальных.

Системный раздел может содержать неограниченное количество корневых фондов. Каждый корневой фонд может иметь неограниченное число подфондов первого уровня.

В подфондах первого уровня может быть создано произвольное количество подфондов следующих уровней. Глубина вложенности не ограниченная.

Чтобы раскрыть фонд, нажмите на Плюс слева от его названия. Чтобы свернуть фонд, нажмите на Минус. При нажатии левой кнопкой мыши, фонд переходит в фокус, в правой области справочника отображается информация по фонду.

Вкладка "Информация"
Рисунок 1. Вкладка "Информация"

Создать новый фонд номенклатуры дел

Фонды создаются в состоянии Проект.

Чтобы создать фонд:

  1. Установите фокус на системном фонде или на фонде, к которому необходимо создать подфонд

  2. Выберите один из доступных способов создания:

  3. Выберите один из доступных способов создания:

    • При помощи элемента управления Плюс в круге.

    • Из соответствующего пункта контекстного меню текущего фонда.

  4. Заполните поля нового фонда.

  5. Создайте желаемое количество фондов.

  6. Создавайте подфонды, повторяя шаги 1-3. Создать подфонд можно при помощи элемента управления Плюс в круге или из пункта Создать фонд контекстного меню.

  7. Создавайте дочерние фонды до получения желаемой иерархической структуры.

Изменение фонда номенклатуры дел

После создания фонд справочника может быть изменен при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы отредактировать фонд:

  1. Выберите фонд номенклатуры дел, который нужно изменить.

  2. Измените фонд одним из доступных способов:

    • Выберите в контекстном меню фонда пункт Редактировать.

    • При помощи элемента управления Карандаш в круге в правой области справочника.

  3. Измените поля фонда.

  4. Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить.

Удаление фонда номенклатуры дел

Удаление возможно только при наличии соответствующих прав доступа.

Фонды удаляются со всеми дочерними элементами, включая описи, дела и тома. При удалении дела или тома, списанные в него архивные документы, не удаляются. Если в архивном документе была ссылка на дело или том, такая ссылка будет удалена.
Чтобы удалить фонд справочника:

  1. Выберите фонд номенклатуры, который нужно удалить.

  2. Выберите в контекстном меню раздела пункт Удалить.

  3. Появится предупреждение, подтвердите действие кнопкой ОК.

Перечень полей фонда номенклатуры дел

Стандартные поля фонда номенклатуры дел
Рисунок 2. Стандартные поля фонда номенклатуры дел
Таблица 1. Каждый фонд содержит поля для заполнения.
Название поля Тип поля Обязательность заполнения Доступность редактирования Комментарий

Состояние

Состояние

Да

Нет

Текущее состояние карточки фонда. При создании состояние Проект

Блок Основные реквизиты

Родительский фонд

Карточка

Да

Нет

Поле в схеме данных. Системный идентификатор системного фонда или родительского фонда, в состав которого входит текущая карточка фонда

Наименование

Строка

Да

Да

Заполняется вручную

Подразделение

Подразделение

Да

Да

Заполняется вручную

Номер

Строка

Да

Да

Заполняется вручную

Жизненный цикл карточки вида "Фонд"

Жизненный цикл карточек в процессе работы определяется автоматом состояний:

  1. Проект — начальное состояние карточки Фонд

    Изменение состояний выполняется по приведенной схеме.

    Автомат состояний карточки "Фонд"
    Рисунок 3. Автомат состояний карточки "Фонд"

Дайджест фонда

При сохранении карточки фонда ей присваивается дайджест. Дайджест формируется по следующему правилу

<номер> <наименование>

  • <номер> - значение поля Номер карточки фонда

  • <наименование> - значение поля Наименование карточки фонда

Кнопки фонда

Для карточки фонда кнопок не предусмотрено.