Работа с описями номенклатуры дел

Для рабочего места сотрудника, являющегося архивистом, возможно создание описей.

Описи не могут быть созданы в системном фонде Фонд. Описи могут быть созданы в корневых фондах и подфондах. Описи могут быть созданы в корневых фондах и подфондах в неограниченном количестве.

Создать новую опись номенклатуры дел

Описи создаются в состоянии Проект.

Чтобы создать опись:

Установите фокус на корневом фонде или на подфонде, к которому необходимо создать опись.
Выберите один из доступных способов создания:
Выберите один из доступных способов создания:
- При помощи элемента управления .
- Из соответствующего пункта контекстного меню текущего фонда.
Заполните поля новой описи, затем нажмите кнопку Создать.

Рисунок 1. Окно создания новой описи

Изменение описи номенклатуры дел

После создания опись справочника может быть изменена при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы отредактировать опись:

Выберите опись номенклатуры дел, которую нужно изменить.
Измените опись одним из доступных способов:
- Выберите в контекстном меню фонда пункт Редактировать.
- При помощи элемента управления в правой области справочника.
Измените поля описи.
Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить.

Удаление описи номенклатуры дел

Удаление возможно только при наличии соответствующих прав доступа.

Описи удаляются со всеми дочерними элементами, включая дела и тома. При удалении дела или тома, списанные в него архивные документы, не удаляются. Если в архивном документе была ссылка на дело или том, такая ссылка будет удалена.

Чтобы удалить опись справочника:

Выберите опись номенклатуры, которую нужно удалить.
Выберите в контекстном меню раздела пункт Удалить.
Появится предупреждение, подтвердите действие кнопкой ОК.

Перечень полей описи номенклатуры дел

Рисунок 2. Стандартные поля описи номенклатуры дел

Таблица 1. Каждая опись содержит следующие поля для заполнения:
Название поля	Тип поля	Обязательность заполнения	Доступность редактирования	Комментарий
Состояние	Состояние	Да	Нет	Текущее состояние карточки описи. При создании состояние `Проект`
Блок Основные реквизиты
Родительский фонд	Карточка	Да	Нет	Поле в схеме данных. GUID корневого фонда, в состав которого входит текущая карточка описи
Наименование	Строка	Да	Да	Заполняется вручную
Вкладка Дела
Таблица Дела (Контрол табличных данных)
Индекс дела	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле Родительская опись указан системный идентификатор текущей карточки описи Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение поля Индекс дела найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится
Заголовок дела	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле Родительская опись указан системный идентификатор текущей карточки описи Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение поля Заголовок дела найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится Отображается в виде кликабельного дайджеста
Состояние	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки дела, у которой в скрытом поле Родительская опись указан системный идентификатор текущей карточки описи Если по результатам поиска карточка дела будет найдена, то необходимо получить значение системного поля Состояние найденной карточки дела и вывести его в текущую колонку Если по результатам поиска подходящая карточка дел не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится

Жизненный цикл карточки вида "Опись"

Жизненный цикл карточек в процессе работы определяется автоматом состояний:

Проект — начальное состояние карточки Опись

Изменение состояний выполняется по приведенной схеме.

Рисунок 3. Автомат состояний карточки "Опись"

Дайджест описи

При сохранении карточки описи ей присваивается дайджест. Дайджест формируется по следующему правилу

<наименование>

<наименование> — значение поля Наименование карточки описи

Кнопки описи

Для карточки описи кнопок не предусмотрено.