Добавить новую организацию

Организации можно добавлять как в корневую папку дерева Организации, так и в уже существующие папки в качестве дочерних организаций или подразделений.

Добавить организации можно как из справочника, открытого на редактирование, так и из справочника, открытого на выбор из другой карточки. Например, из поля Выбор исполнителя карточки Задание.

В последнем случае созданная карточка организации будет добавлена в справочник и может быть сразу же выбрана для заполнения требуемого поля.

Данным способом можно не только создать новую организацию, но и добавить в неё элементы (сотрудников).

Чтобы добавить новую организацию к списку организаций:

Выделите в дереве организацию/подразделение, в которую необходимо добавить дочерний элемент.
Нажмите на панели инструментов кнопку .
Выберите из раскрывающегося списка добавляемый элемент.

Рисунок 1. Вкладка "Основная"
В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Основная.
Заполните основные параметры подразделения или организации.

Необязательно заполнять все поля карточки справочника. Обязательным для заполнения полем карточки организации является её название.
- Заполните Общие данные.
- Укажите Банковские реквизиты.
- Выберите специальный вид карточки для подразделения и сотрудника.
  
  При необходимости новые организации и подразделения можно создавать из окна Справочника сотрудников, открытого на выбор.
Переключитесь на вкладку Настройки делопроизводства.

Рисунок 2. Вкладка "Настройки делопроизводства"
Заполните настройки делопроизводства:
- Укажите папки организации или подразделения.
- Введите дополнительную информацию.
- Выберите рабочий календарь организации.
- Настройте синхронизацию с Active Directory.
- Укажите доступность организации.

Общие данные организации

Чтобы заполнить общие данные организации:

Откройте окно Организация.
Перейдите на вкладку Основная и найдите область Общие данные.

Рисунок 3. Общие данные организации
В поле Название укажите сокращенное название организации, которое будет отображаться в справочнике Docsvision.
В поле Полное название укажите официальное название организации.
В поле Руководитель укажите руководителя организации. Руководителя организации или подразделения необходимо указывать именно в данном диалоге (задать этот параметр в карточке сотрудника нельзя).

Руководитель организации одновременно является руководителем всех сотрудников, работающих как в данной, так и во всех дочерних организациях и подразделениях. Когда в настройках подразделения указан руководитель, в соответствующей карточке сотрудника автоматически будет установлен флаг Руководитель подразделения.
Выберите руководителя:
1. Нажмите на кнопку Выбрать справа от поля Руководитель, чтобы открыть Справочник сотрудников на выбор.
2. Выберите сотрудника, который является руководителем организации.
В поле Контактное лицо укажите сотрудника, который является официальным представителем организации:
1. Нажмите кнопку Выбрать справа от поля Контактное лицо, чтобы открыть Справочник сотрудников на выбор.
2. Выберите сотрудника, который ответственен за внешние связи организации.
В поле Адрес укажите фактический адрес организации.

Информация из данного поля автоматически будет скопирована в поля Почтовый адрес и Юридический адрес.
В поле Почтовый адрес укажите адрес, который будет использован для отправки почтовой корреспонденции в данную организацию.
В поле Юридический адрес укажите адрес регистрации организации.
В поле Телефон укажите контактный телефон организации.
В поле Факс укажите номер для отправки факсов в организацию.
В поле Телекс укажите номер телекса организации.
В поле E-mail укажите адрес для отправки электронных писем в организацию.

Электронный почтовый адрес можно либо ввести вручную, либо выбрать из числа сохранённых адресов установленного почтового клиента Microsoft Outlook.
Нажмите на кнопку ОК.

Адрес

Чтобы добавить адрес:

Откройте окно Организация.
Перейдите на вкладку Основная и найдите область Общие данные.
Нажмите на кнопку Выбрать справа от поля Адрес, откроется окно Ввод адреса.

Рисунок 4. Ввод адреса
Введите в поля окна Индекс, Город, Адрес, в поле Страна укажите название страны организации.
Нажмите на кнопку ОК.

Банковские реквизиты

Чтобы заполнить Банковские реквизиты для организации/подразделении:

Откройте окно Организация.
Перейдите на вкладку Основная и найдите область Банковские реквизиты.

Рисунок 5. Область для настройки папок организации/подразделения
В поле Банк ведите название банка.
В полях Расчетный счет, БИК, ОКПО, КПП, Корр. счет, ИНН, ОКВЭД, ОГРН укажите банковские реквизиты организации.
Нажмите на кнопку ОК.

Вид карточки для данной организации

Чтобы выбрать вид карточки для организации:

Откройте окно Организация.

Рисунок 6. Выбор вида карточки для подразделений и сотрудников организации
В области Вид карточки укажите следующие данные:
1. Активируйте выбор при помощи флага слева от поля Подразделение и/или Сотрудник.
2. В поле Подразделение укажите особый вид карточки из Справочника видов карточек, который будет использоваться для хранения информации о подразделениях данной организации контрагента.
3. В поле Сотрудник укажите особый вид карточки из Справочника видов карточек, который будет использоваться для хранения информации о сотрудниках данной организации контрагента.
4. Если необходимо вернуться к стандартному виду карточки, удалите значения из полей области Вид карточки.
Нажмите на кнопку ОК.