Добавить электронную подпись

Чтобы подписать карточку "Документ" электронной подписью:

Откройте карточку Документ, которую требуется подписать.
На ленте карточки нажмите на кнопку:
- — чтобы выполнить подписание.
- Подписать — чтобы дополнительно настроить подписание.
Чтобы дополнительно настроить подписание:
1. Нажмите на кнопку Подписать.
  
  Рисунок 1. Меню кнопки "Подписать"
2. Выберите команду Варианты. Будет открыто окно Варианты подписи.
3. В раскрывающемся списке Метка выберите метку из числа доступных для вида. Настройка меток производится в Справочника меток подписей.
4. В раскрывающемся списке За кого выберите сотрудника, от имени которого будет подписана карточка.
  
  Данное поле активно, если в Справочнике сотрудников текущий пользователь указан хотя бы для одного сотрудника заместителем с правом подписи.
5. После выбора сотрудника становится активным дополнительное поле Текст подтверждения ЭЦП. По умолчанию в поле подставляется доступное для изменения значение настройки Текст подтверждения ЭЦП, заданное в карточке сотрудника для соответствующего замещаемого.
  
  Рисунок 2. Настройка варианта подписи

Выберите сертификат подписи и нажмите на кнопку OK, или нажмите на кнопку Простая подпись.

Рисунок 3. Выбор сертификата ЭП при подписании

Окно выбора сертификата не отображается, если:

У пользователя один сертификат, и он указан в Справочнике сотрудников (будет использован этот сертификат).
У пользователя нет сертификатов для подписания (будет использована простая подпись).

В Справочнике сотрудников установлен параметр Не показывать окно выбора сертификата. В этом случае вместо окна выбора сертификата появится сообщение: Будет выполнено подписание с помощью сертификата.

После подтверждения операции подписания будет наложена усиленная электронная подпись с использованием указанного сертификата. Если сертификат, указанный в Справочнике сотрудников, просрочен, или не удалось проверить его состояние, появится сообщение: Не удалось выполнить подписание с использованием сертификата. Сертификат недействителен или же его состояние не может быть проверено. Обратитесь к администратору системы и подпись наложена не будет.

При подписании с помощью сертификата в зависимости от настроек системы Docsvision и наличия на компьютере требуемого ПО формируется простая или усиленная подпись.

При подписании основных файлов, приложенных к карточке, формируется одна подпись, в которую включается по отдельной части для каждого из основных файлов. Номер версии каждого основного файла отображается в его части подписи.

Если это предусмотрено настройками вида карточек, функция подписания вызывается автоматически при выполнении определённой операции с документом. Электронная подпись формируется в соответствии с настройками подписания, заданными для вида карточек в Справочника видов карточек. При выполнении автоматического подписания будет выведен диалог выбора сертификата в соответствии с условиями, приведенными в п. 3.

Использовать доверенность

В диалоге подписания можно выбрать МЧД в области Использовать доверенность. При открытии окна выбора сертификата система отправляет запрос к "Сервису подбора МЧД", если сервис смог подобрать доверенность для сотрудника, её можно выбрать из таблицы под списком сертификатов.

Если для сотрудника отсутствуют подходящие доверенности, область Использовать доверенность будет скрыта. Выбор доверенности также будет недоступен при подписании простой подписью.

Рисунок 4. Выбор доверенности при подписании

В поле выбора доверенности по умолчанию отображается первая доверенность. Сортировка идёт по возрастанию: сначала по полю Доверитель, потом по Дате совершения доверенности, затем по Номеру доверенности.
Значения полей получаются из соответствующих полей СКД.

Кнопка "ОК" для выбора доверенности:

Доступна, если доверенность не требуется.
Доступна, если доверенность выбрана.
Доступна, но вместо поля Использовать доверенность показывает предупреждающее сообщение Подходящие доверенности отсутствуют, если нет подходящей доверенности, но для данного вида документа доверенность Желательна.
Кнопка недоступна, если подходящие доверенности отсутствуют, и для данного вида документа доверенность Обязательна. Вместо области Использовать доверенность отображается предупреждение Подходящие доверенности отсутствуют.

Простая подпись

Наложить простую подпись может любой пользователь, который работает с системой Docsvision, используя учетную запись Windows.

Подписью также подписываются атрибуты, настроенные для вида карточки самого документа и атрибуты выполненной над документом операции редактирования. В зависимости от настроек, подписаны могут быть как основные, так и дополнительные файлы карточки.

Например, подпись может быть наложена при выполнении операции регистрации документа, для подтверждения конкретным сотрудником факта регистрации, с сохранением времени выполнения данной операции.

При экспорте документа, простая подпись (в отличие от усиленной) не может быть экспортирована.

Усиленная подпись

Наложить усиленную подпись может пользователь, обладающий действующим сертификатом подписи.

При наложении будут подписаны атрибуты, настроенные для вида карточки документа и атрибуты операции редактирования, выполненной над документом. В зависимости от настроек, подписаны могут быть как основные, так и дополнительные файлы карточки.

Документ с наложенной усиленной подписью может при необходимости быть экспортирован в формат .p7s. Пользователю доступен выбор предпочтительного способа экспорта (в одном или в разных файлах с документом), а также выбор для экспортирования определённых подписей из числа доступных.

Файлы с наложенной подписью (сохранённые как в одном, так и в разных файлах) могут добавляться в карточки документов в качестве вложений. Импорт подписи выполняется после дополнительного подтверждения со стороны пользователя. Если подписи сохранены в разных файлах, дополнительно выполняется проверка на соответствие файла документа и файла подписи.

Сертификат представляет собой электронный документ (файл) типа .sc (Security Certificate), который связывает данные для проверки электронных подписей с определённым лицом и подтверждает идентичность данного лица.

Один пользователь системы Docsvision может быть владельцем как одного, так и нескольких сертификатов подписи. Конкретный сертификат выбирается пользователем на этапе выполнения команды подписания непосредственно из карточки. Сертификат по умолчанию должен быть указан в карточке сотрудника в Справочнике сотрудников.

Рисунок 5. Сертификат подписи пользователя

Валидность обычного сертификата проверяется по текущему времени клиента. Если срок действия сертификата на момент подписания истек, сертификат будет считаться недействительным. Когда пользователь попытается подписать документ, записи в окне выбора сертификата подписи будут подсвечены розовым, а кнопка ОК при выборе записи станет неактивной.

В системе Docsvision также могут использоваться квалифицированные сертификаты подписей с поддержкой стандартов TSP/OCSP. Если такой сертификат доступен, в состав подписи вместо времени клиента будет включён штамп времени, полученный от сервера Службы штампов времени, а также атрибуты, настроенные в системе.

В случае успешного подписания документа или операции, в соответствующем журнале будет прописываться как дата/время из запрошенного штампа, так и время выполнения операции подписания. Валидность подписей стандарта TSP/OCSP проверяется на момент времени, указанный в штампе, даже если срок сертификата на текущий момент истек.

Если на момент подписания сертификат был действующим, подпись будет считаться валидной даже после истечения срока действия сертификата (как обычного, так и с поддержкой стандартов TSP/OCSP). В журнале подписей будет отображена информация об окончании действия сертификата.