Изменить состояние карточки "Задание"

Согласно стандартному набору состояний, который устанавливается для карточки в момент создания её вида, жизненный цикл карточки начинается с запуска задания и оканчивается переходом Завершить задание. Каждый переход между состояниями фиксируется в журнале операций и переходов.

Операция Изменить, доступная в состояниях Отклонено и Отозвано, используется, чтобы уже запущенное задание можно было изменить и начать заново. При этом карточка возвращается в состояние Инициализация, а в журнал добавляется соответствующая запись.

В состоянии Завершено ни одно из действий не может быть применено к карточке.

В таблицах указаны доступные действия для каждого состояния.

Состояние/операция Отправить Изменить Отозвать Отклонить Отложить В работу Делегировать

Инициализация

X

Не начато

X

X

X

X

В работе

X

X

X

X

Отклонено

X

X

X

Отозвано

X

Отложено

X

X

X

Делегировано

X

X

X

X

Возврат с делегирования

X

Завершено

На приёмке

X

На доработке

X

X

X

X
Состояние/операция Не брать в работу Завершить Прекратить исполнение Отменить делегирование На доработку Принять

Инициализация

Не начато

X

В работе

X

X

X

X

Отклонено

Отозвано

Отложено

Делегировано

X

Возврат с делегирования

X

Завершено

На приёмке

X

X

X

На доработке

X

Запустить задание

Запуском задания называется выполнение перехода от первого состояния к следующему (в соответствии с настройками в Конструкторе состояний).

  1. Создайте карточку задания.

  2. Проверьте, что в карточке задания заполнены следующие поля:

  3. Нажмите на кнопку Цветные квадратики Выполнить на ленте карточки.

    Если какое-то поле не заполнено, переход в следующее состояние не будет выполнен, и пользователь увидит предупреждающее сообщение.

Когда задание запущено, нажатие на раскрывающийся список у кнопки Выполнить отобразит доступные переходы. На данном этапе задание может быть взято в работу, завершено, отклонено, делегировано или отозвано.

Возможные переходы для запущенного задания
Рисунок 1. Возможные переходы для запущенного задания

Взять задание в работу

Данная операция переводит карточку в состояние В работе.

Операция может быть выполнена в следующих состояниях (на основе стандартного "Автомата состояний"):

  • На начато — основной сценарий, исполнитель приступает к работе над заданием.

  • Отклонено — исполнитель ранее отклонил задание.

  • Отложено — исполнитель возвращает в работу отложенное задание.

  • Делегировано — новый исполнитель приступает к работе над делегированным ему заданием.

  • Возврат с делегирования — сотрудник, делегировавший задание обрабатывает возврат.

  • На доработке — по результатам контроля задание возвращено на доработку.

При выполнении перехода В работу исполнителем задания назначается текущий пользователь.

Когда задание взято в работу, в списке доступных операций появляется пункт Вернуть в "Не начато". Данная операция противоположна по смыслу взятию задания в работу и предназначена для тех случаев, когда исполнитель желает вернуть задание в состояние, предшествовавшее взятию в работу.

Если задание берет в работу не назначенный исполнитель, то задание автоматически делегируется ему.

Отклонить задание

Данная операция предусмотрена для тех случаев, когда исполнитель желает отказаться от выполнения задания. Отклонить можно как напрямую адресованное задание, так и делегированное.

Операция может быть выполнена в следующих состояниях (на основе стандартного "автомата состояний"):

  • На начато.

  • Делегировано.

  • В работе.

  • Отложено.

Если в настройках задания (или вида) настроен запрос комментария при отклонении задания, будет выведена форма для ввода комментария, лишь после заполнения которой можно будет отклонить задание.

Отложить задание

Операция Отложить изменяет лишь состояние карточки и делает соответствующую запись в журнале событий. Это состояние может быть использовано, например, когда исполнитель собирается приступить к выполнению задания через значительный промежуток времени.

Отозвать задание

Операция переводит карточку в состояние Отозвано. Если для отзываемого задания есть дочерние, будет выведено предупреждение, с возможностью подтвердить или отклонить отзыв дочерних заданий.

Отозвать можно запущенное задание в любом состоянии кроме Завершено и начального состояния Инициализация. При отзыве все дочерние задания удаляются.

Делегировать задание

При делегировании задания заменяется текущий исполнитель. Предыдущий исполнитель заносится в список делегирования, который используется в запросах виртуальных папок для отображения делегированных заданий.

Предыдущий исполнитель определяется в зависимости от того, кто выполняет операцию делегирования:

  • Если исполнитель, то он и будет предыдущим исполнителем.

  • Если заместитель, то предыдущим будет его руководитель (для сценария с распределением заданий). Если заместитель хочет выполнить делегирование от своего имени, он должен сначала взять задание в работу.

  • Если контролёр или автор, то предыдущим будет текущий исполнитель.

    Если текущий исполнитель является альтернативным, то в форме делегирования нужно будет выбрать, кого из альтернативных исполнителей считать предыдущим исполнителем.

Возможность делегирования определяется настройками в Конструкторе ролей.

Типовая конфигурация системы подразумевает следующие роли:

  • Активный исполнитель задания.

  • Его заместитель.

  • Контролёр или автор задания.

Кроме того, задание может быть делегировано автоматически функцией задания.

Если делегирование запрещено, будет выведено сообщение об ошибке: Данное задание запрещено делегировать.

Чтобы делегировать задание:

  1. Нажмите на кнопку Делегировать на ленте карточки задания.

    Будет выведено окно, позволяющее выбрать сотрудника, которому будет делегировано задание:

    Окно выбора делегатов
    Рисунок 2. Окно выбора делегатов

  2. В поле Делегаты выберите делегатов из Справочника сотрудников или из заранее сформированного списка сотрудников, сформированного в Справочнике видов карточек.

  3. При необходимости в поле Комментарий введите текстовый комментарий, который получит делегат.

  4. Чтобы запретить делегату дальнейшее делегирование задания, установите флаг Запретить делегирование.

  5. Чтобы задание, выполненное сотрудником, которому оно было делегировано, автоматически вернулось в состояние Возврат с делегирования первоначальному исполнителю (или тому, кому отправили уведомление при делегировании в случае альтернативного делегирования), установите флаг Возврат с делегирования.

Приёмка задания

Переход состояние На приёмке будет произведен только при установке в карточке задания флага "Требуется приёмка". В этом случае вместо перехода в состояние Завершение произойдет переход в состояние На приёмке.

Данное состояние возможно только для окончательно завершаемых заданий. При возврате задания с делегирования перехода в данное состояние не происходит.

Перед переходом в состояние На приёмке производится проверка параметров завершения задания.

Из состояния "На приёмке" пользователю доступны две операции:

  • Принять — операция переводит задание в состояние Завершено.

  • На доработку — операция переводит задание в состояние На доработке. При возврате задания на доработку значение поля Дата завершения фактическая будет удалено.

Завершить задание

Задание завершается, когда работа над ним будет завершена.

Завершение задания возможно из следующих состояний:

  • Не начато — задание завершается сразу же после его получения.

  • В работе — задание завершается после того, как была выполнена задача, поставленная исполнителю в задании.

  • Возврат с делегирования — задание завершается сразу после того, как задание было возвращено от последнего делегата.

Способ завершения задания и связанных с ним заданий зависит от параметров завершения, определённых пользователем в Справочнике видов карточек или в самом задании.

При завершении задания от пользователя может потребоваться заполнение:

  • Файла или ссылки отчёта — если для задания установлен флаг При завершении задания необходимо добавить файл отчёта.

  • Отчёта, файла отчёта или ссылки отчёта — если для задания проставлен флаг При завершении задания необходимо ввести отчёт.

  • Полей, указанных в настройке вида карточки задания При завершении задания необходимо заполнить поля с признаком Обязательно.

При необходимости производится возврат задания с делегирования. Если сотрудник, которому возвращается задание, не активен, и в задании установлен флаг Автоматически делегировать заместителю, выполняется автоматическое делегирование возврата. Текущим исполнителем становится заместитель.

Если карточка задания перешла в состояние Завершено, будут принудительно завершены дочерние и родительские задания в соответствии с настройками вида задания в Справочнике видов карточек или самом задании:

  • Когда у задания есть подчиненные, они будут принудительно завершены, если в настройках задания (вида задания) установлен флаг При завершении задания автоматически завершать подчиненные.

  • Когда у задания есть родительское, для родительского проверяется настройка Автоматическое завершение при завершении подчиненных. Родительское задание будет принудительно завершено, если выполняется условие настройки.

Если связанные задания не могут быть завершены (например, если они заблокированы), будут выполнены действия в зависимости от настройки Завершение задания при невозможности завершения связанных:

  • Разрешить — заблокированные задания будут пропущены, произойдет завершение задания.

  • Запретить — пользователю будет выдано предупреждающее сообщение со списком заблокированных заданий, после чего процесс прекращения подчиненных заданий будет завершен.

  • На усмотрение пользователя — пользователю будет выдано предупреждающее сообщение со списком заблокированных заданий, с вариантами ответа Продолжить или Прекратить завершение задания.

После нажатия кнопки Завершить в журнале событий карточки основного и связанного задания появляется соответствующая запись:

  • Если задание завершено:

    • Текущий пользователь.

    • Завершено или Прекращено исполнение — в зависимости от операции.

  • Если выполнен возврат с делегирования:

    • Текущий пользователь.

    • Возвращено с делегирования "Текущему исполнителю".

  • Если выполнялось автоматическое делегирование при возврате, делается дополнительная запись в журнале:

    • Задание автоматически делегировано заместителю "ФИО" в связи с тем, что назначенный исполнитель задания "ФИО" не активен.

Прекратить исполнение задания

Прекратить исполнение задания можно, чтобы принудительно завершить задание. Прекратить задание можно только из состояния В работе.

Когда задание прекращаются принудительно, параметры завершения, определённые в Справочнике видов карточек, не учитываются. В том числе, не проверяется необходимость добавления отчёта.

Возврат задания с делегирования не выполняется, и не проверяется заполнение обязательных полей.

После нажатия кнопки Прекратить в журнале событий карточки появляется соответствующая запись.