Личная папка пользователя

В Личную папку пользователя могут быть добавлены папки-делегаты на настроенные администратором папки маршрутизации:

  • Замещение — для поиска карточек постоянно и временно замещаемого сотрудника.

  • Мои документы — для поиска карточек документов и согласований различных видов и состояний, а также для контроля за выполнением заданий другими пользователями.

  • Мои задания — для создания проектов заданий, поиска карточек заданий и согласований различных видов и состояний, а также для контроля за выполнением заданий другими пользователями.

  • Договоры к ознакомлению — для сотрудников группы ознакомления с договорами.

  • Мои договоры — папка для непосредственных участников договорного процесса: Ответственного договора и его помощника (Подготовил).

При смене состояний карточки автоматически перемещаются по папкам, позволяя пользователю следить за исполнением заданий и согласований. Также данные папки позволяют быстро найти нужный документ по роли пользователя.

По умолчанию в папках маршрутизации запрещено создавать новые карточки любых видов.

Личная папка пользователя приложения Управление документами
Рисунок 1. Личная папка пользователя приложения Управление документами

Папка "Замещение"

Служебная папка маршрутизации Замещение представляет собой структуру папок с настроенными поисковыми запросами, предназначенную для поиска карточек постоянно и временно замещаемого сотрудника.

Доступ к данной папке имеет пользователь из группы Администраторы УД.

Папка "Замещение"
Рисунок 2. Папка "Замещение"

В личной папке пользователя может быть создана папка-делегат на папку Замещение.

Описание папки "Замещение"

Папка Описание

Входящие

Назначение

Новые, делегированные, возвращенные на доработку задания сотрудника, постоянно или временно замещаемого текущим пользователем.

Фильтр

Замещаемый — Новые задания (c учетом флага "Заместителю"). + Состояния: Не начато, Делегировано, Возврат с делегирования, На доработке.

Группировка

Состояние.

Сортировка

  1. Дата завершения по убыванию.

  2. Дата отправки по убыванию.

Подпапки

Описание

В работе

Назначение

Незавершённые задания сотрудника, постоянно или временно замещаемого текущим пользователем.

Фильтр

Замещаемый — В работе (c учетом флага "Заместителю"). + Состояния: В работе, Отложено.

Группировка

Состояние.

Сортировка

Дата завершения по убыванию.

На контроле

Назначение

Все задания на контроле у сотрудника, постоянно и временно замещаемого текущим пользователем, включая завершённые только за последний месяц.

Фильтр

Замещаемый — Контролёр.

Все состояния кроме Подготовка.

завершённые задания за последний месяц.

Группировка

Состояние.

Сортировка

Дата завершения по убыванию.

Ответственное исполнение

Назначение

Все задания на ответственном исполнении у сотрудника, постоянно и временно замещаемого текущим пользователем.

Фильтр

Замещаемый_Ответственный исполнитель.

Все состояния кроме Подготовка, Отозвано и Завершено.

Группировка

Состояние.

Сортировка

Дата завершения по убыванию.

Исходящие

Назначение

Задания, в которых постоянно или временно замещаемый сотрудник является Автором, включая завершённые только за последний месяц.

Фильтр

Замещаемый — Автор.

Состояние любое кроме Инициализация и Отозвано.

завершённые задания за последний месяц.

Группировка

По текущему Исполнителю.

Сортировка

Срок исполнения по убыванию.

Подпапки

Описание

Делегировано

Назначение

Задания, делегированные замещаемым пользователем.

Фильтр

Замещаемый — Делегировано.

Все задания, которые были делегированы постоянно-замещаемым (c учетом флага "Заместителю") и временно-замещаемым сотрудником.

Состояние: Делегировано.

Группировка

С возвратом. Без возврата.

Сортировка

Дата завершения по убыванию.

Завершено

Назначение

завершённые задания за последние 30 дней, в которых текущий пользователь замещает Автора.

Фильтр

Замещаемый — Автор — Завершено.

Состояние: Завершено.

Дата завершения заданий в пределах месяца.

Группировка

По завершившему исполнителю.

Сортировка

Дата завершения по убыванию

Папка "Мои документы"

Служебная папка маршрутизации Мои документы представляет собой структуру папок с настроенными поисковыми запросами, предназначенную для поиска карточек документов и согласований различных видов и состояний, а также для контроля за выполнением заданий другими пользователями.

Доступ к данной папке имеет пользователь, обладающий правами администратора приложения Управление документами.

Папка "Мои документы"
Рисунок 3. Папка "Мои документы"

В Личной папке пользователя может быть создана папка-делегат на папку Мои документы.

Описание папки "Мои документы"

Папка Описание

Мои документы

Назначение

Структурная папка, предназначена для создания проектов документов.

Поиск документов

Назначение

Параметрический поиск документов по нескольким атрибутам.

Фильтр

Общий поиск документов

Параметры:

  • Тема.

  • Вид.

  • Подготовил.

  • Состояние.

  • Содержание.

  • Дата регистрации.

  • Номер.

  • Штрих-код.

  • Контрагент.

Группировка

Вид документа.

Сортировка

Дата создания по убыванию.

Я — Автор

Назначение

Все документы текущего пользователя, созданные изменённые за последний год.

Фильтр

Я — автор

Дата последнего изменения в пределах года.

Группировка

Состояние.

Сортировка

Дата создания по убыванию.

Папка "Мои задания"

Служебная папка маршрутизации Мои задания представляет собой структуру папок с настроенными поисковыми запросами, предназначенную для создания проектов заданий, поиска карточек заданий и согласований различных видов и состояний, а также для контроля за выполнением заданий другими пользователями.

Доступ к данной папке имеет пользователь, обладающий правами администратора приложения Управление документами.

Папка "Мои задания"
Рисунок 4. Папка "Мои задания"

В Личной папке пользователя может быть создана папка-делегат на папку Мои задания.

Описание папки "Мои задания"

Папка Описание

Мои задания

Назначение

Структурная папка, предназначена для создания проектов заданий.

Входящие

Назначение

Новые, делегированные, возвращенные на доработку задания, текущим исполнителем которых является текущий пользователь.

Фильтр

Мои новые задания.

Состояния: Не начато, Делегировано, Возвращено с делегирования, На доработке.

Группировка

Состояние.

Сортировка

  1. Дата завершения по убыванию.

  2. Дата отправки по убыванию.

Подпапки

Описание

В работе

Назначение

Взятые в работу или отложенные задания, исполнителем которых является текущий пользователь.

Фильтр

В работе.

Состояния: В работе, Отложено.

Группировка

Состояние.

Сортировка

Дата завершения по убыванию.

Завершено

Назначение

Задания, завершённые сотрудником за последние 30 дней.

Фильтр

Мои задания_Завершено.

Все состояния кроме: Подготовка, Отозвано и Отклонено.

Группировка

Вид.

Сортировка

Дата завершения.

На контроле

Назначение

Задания, в которых текущий пользователь является контролёром.

Фильтр

Контролёр.

Все состояния кроме Подготовка.

завершённые задания, где дата завершения в пределах месяца.

Группировка

Состояние

Сортировка

Дата завершения по убыванию.

Ответственное исполнение

Назначение

Все задания, в которых текущий пользователь назначен Ответственным исполнителем, в том числе и собственное задание Ответственного исполнителя.

Фильтр

Ответственный исполнитель.

Все состояния кроме Подготовка, Отозвано и Завершено.

Дата завершения заданий в пределах месяца.

Группировка

Состояние.

Сортировка

. Дата создания. . Срок исполнения.

Исходящие

Назначение

Незавершённые задания, в который текущий пользователь является Автором.

Фильтр

Я — Автор.

Все состояния, кроме состояний: Завершено и Отозвано.

Группировка

Нет.

Сортировка

Срок исполнения.

Подпапки

Описание

Делегировано

Назначение

Задания, делегированные текущим пользователем.

Фильтр

Делегировано.

Состояние: Делегировано.

Группировка

С возвратом. Без возврата.

Сортировка

Дата завершения по убыванию.

Завершено

Назначение

завершённые задания, в которых текущий пользователь является Автором.

Фильтр

Я — Автор_завершено.

Состояние: Завершено или Отменено.

Дата завершения заданий в пределах месяца.

Группировка

Завершивший исполнитель.

Сортировка

. Завершивший исполнитель. . Срок исполнения.

Поиск заданий

Назначение

Параметрический поиск заданий по нескольким атрибутам.

Фильтр

Общий поиск заданий

Поиск задания по одному или нескольким из перечисленных параметров:

  • Название,

  • Содержание,

  • Автор,

  • Исполнитель,

  • Срок исполнения,

  • Вид задания,

  • Дата контроля,

  • Контролёр,

  • Завершено,

  • Просрочено.

Группировка

По завершившему исполнителю.

Сортировка

Дата отправки по убыванию.

Папка "Договоры к ознакомлению"

Служебная папка маршрутизации Договоры к ознакомлению предназначена для сотрудников группы ознакомления. Она представляет собой структуру папок с настроенными поисковыми запросами, предназначенную для поиска карточек договоров, с которыми может ознакомиться текущий пользователь.

В Личной папке пользователя может быть создана папка-делегат на папку Договоры к ознакомлению.

Описание папки "Договоры к ознакомлению"

Папка Описание

Договоры к ознакомлению

Назначение

Физическая папка.

Заключённые

Назначение

Карточки Договор и Дополнительное соглашение в состоянии Заключён, в которых текущий пользователь входит в Группу ознакомления с договором.

Сортировка

По дате заключения.

Согласование

Назначение

Карточки Договор и Дополнительное соглашение в состоянии Подготовка, На согласовании, На согласовании с контрагентом, в которых текущий пользователь входит в Группу ознакомления с договором.

Папка "Мои договоры"

Служебная папка маршрутизации Мои договоры представляет собой структуру папок с настроенными поисковыми запросами, которая предназначена для:

  • Поиска карточек договоров в различных состояниях;

  • Контроля за ходом согласования договоров.

В Личной папке пользователя, который может исполнять роли Ответственный или Подготовил, администратор Создаёт папку-делегат на Мои договоры. Данная папка включает несколько дочерних папок, предназначенных для поиска карточек в определённых состояниях.

Описание папки "Мои договоры"

Папка Описание

Мои договоры

Назначение

Новые договоры пользователя: договоры в состоянии Подготовка, Ответственным или Подготовившим которых является текущий пользователь или временно замещаемый им сотрудник.

завершённые

Назначение

Карточки Договор и Дополнительное соглашение в состоянии Завершен.

Группировка

По договору.

Заключённые

Назначение

Карточки Договор в состоянии Заключён, в которых текущий пользователь является Ответственным или Подготовившим и связанные с этими договорами карточки Акт и Дополнительное соглашения с любыми параметрами.

Группировка

По договору.

Подготовка и согласование

Назначение

Карточки Договор в состоянии Подготовка, На согласовании, На согласовании с контрагентом, Согласован, На подписании, Подписан, На подписании контрагентом, в которых текущий пользователь является Ответственным или Подготовившим.

Группировка

По состоянию.