Консолидация согласованного договора

В демонстрационном согласовании в роли консолидатора согласованного документа выступает Инициатор согласования — сотрудник, указанный в поле Подготовил согласуемой карточки договора (дополнительного соглашения).

В папку Мои задания  Входящие консолидатору приходит Задание вида Консолидация договора. К заданию будет приложена карточка согласуемого договора (дополнительного соглашения).

Консолидатор или его заместитель могут выполнять следующий набор действий в карточке задания "На консолидацию":

  • Ознакомиться с содержанием задания и данными о согласовании.

    Если предполагается длительная работа с заданием, то взять в его работу.

  • Делегировать задание другому сотруднику.

  • Работать с версиями согласуемых файлов — создавать, удалять, редактировать собственную, просматривать версии остальных участников.

  • Выбрать любую версию, представленную в дереве в качестве консолидируемой.

  • Сравнивать любую версию с консолидируемой. Функция предусмотрена только для файлов MS Word.

  • Назначать любую версию в дереве текущей

  • Ознакомиться с дополнениями.

  • Работать с областью комментариев — просматривать комментарии к версиям других участников и добавлять свои.

  • Ознакомиться с ходом согласования, решениями других участников.

  • Завершить задание, приняв решение по консолидации.

  • Отправить итоговую версию документа на согласование с контрагентом.

    Для консолидации согласованного договора используется этапы Согласовано с нашей стороны и Не согласовано с нашей стороны маршрута Согласование договоров.
    Чтобы получить задания на консолидацию и работы по нему выполните следующие действия:

    1. В Личной папке перейдите в папку Мои задания  Входящие и найдите карточку вида Консолидация договора.

    2. Откройте полученное задание и выполните действия, описанные в содержании карточки.

      Задание на консолидацию документа
      Рисунок 1. Задание на консолидацию документа

      В данной карточке в области Файлы для консолидации будут отображаться:

  • Циклы согласований.

  • Этапы согласования каждого из приложенных документов.

  • Версии, которые поступили согласующим в заданиях на согласование, а также версии, добавленные согласующими.

    В области Комментарии к версиям будут отображаться комментарии, которые были добавлены согласующим к созданным версиям.

    1. Создайте итоговую (консолидированную) версию документа.

      1. Выделите в дереве версию, на основе которой будет создаваться итоговая версия.

        Правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню, затем выберите команду Взять в качестве консолидируемой. Название версии будет выделено курсивом.

      2. Последовательно сравните каждую из версий документа с консолидируемой. Для этого выберите версию для сравнения, затем вызовите контекстное меню и выберите пункт Сравнить с консолидируемой.

        Сравнение будет выполнено средствами Microsoft Word. При сравнении будет создана новая версия, содержащая изменения из обоих документов. По завершении сравнения сохраните файл и закройте окно редактора. Вы будете возвращены в карточку задания на консолидацию.

      3. Для формирования итоговой версии выберите в дереве консолидируемую версию, затем выберите пункт Сделать версию итоговой.

        Данный шаг является обязательным при выполнении консолидации. Версия, к которой была применена команда, будет скопирована в Итоговую версию этапа и будет являться результатом выполнения этапа консолидации.

    2. Отправьте итоговую версию на согласование с контрагентом. Для этого:

      1. Нажмите на ленте карточки кнопку Письмо со стрелкой Отправить письмо контрагенту.

        Будет открыто окно со списком итоговых версий всех файлов из задания на консолидацию.

        Выбор документов для отправки на согласование контрагенту
        Рисунок 2. Выбор документов для отправки на согласование контрагенту

      2. Выберите файлы, которые требуется отправить контрагенту, установив флаги рядом с их названиями, затем нажмите ОК.

        Система сформирует и откроет письмо формата Microsoft Outlook от имени текущего пользователя, в которое будут автоматически заполнены следующие поля:

  • Адресат — электронный адрес контрагента из Справочника контрагентов. Если в справочнике адрес не указан, поле остается пустым.

  • Тема письма — в поле будет вставлен текст Согласование договорных документов.

  • Текст письма — текст будет оформлен в соответствии с шаблоном XSLT для печати данного вида документа (преобразование "Согласование с контрагентом").

  • Вложения — файлы, отобранные для отправки контрагенту.

    Сформированное письмо контрагенту
    Рисунок 3. Сформированное письмо контрагенту

    1. Отредактируйте письмо и нажмите Отправить.

      1. Примите решение по консолидации:

  • Кнопка На подписание переведет согласованный договор (дополнительное соглашение) на подписание внутри организации. Данный вариант решения предполагается использовать, если согласование с контрагентом не требуется.

  • Кнопка На согласование с контрагентом переведет согласованный внутри организации договор (дополнительное соглашение) на подписание с контрагентом.

    Данный вариант решения предполагается использовать после выполнения операции Отправить письмо контрагенту. Вариант предполагает ввод комментария.

  • Кнопка Отмена переведет карточку договора (дополнительного соглашения) в состояние Подготовка для начала нового цикла согласования или его аннулирования.

    Подробно о работе консолидатора см. в документации модуля Конструктор согласований.

    В соответствии с демонстрационным маршрутом согласования будет выполнен переход к следующему этапу Согласование/подписание договора с контрагентом.

    Соответствующее задание поступит пользователю, указанному в поле Ответственный карточки договора.