Создание рабочего документа

Рабочий документ может быть создан несколькими способами:

  • Как отдельный самостоятельный документ, не связанный с другими карточками.

  • Как связанный с любым из ранее созданных в системе документом. Подробнее процесс описан в пункте Создание связанного документа.

Чтобы создать проект рабочего документа:

  1. Создайте новую карточку вида Рабочий одним из способов, описанных в пункте Создание карточки документа.

  2. Заполните атрибуты карточки на вкладке Регистрация:

    • Укажите общую информацию об организации.

    • Выберите рабочую группы.

    • Выберите участников согласования по документу.

  3. При необходимости прикрепите к карточке файл(ы) документа, как описано в пункте Прикрепление файлов.

  4. Укажите связанные карточки (при их наличии), как описано в пункте Указание связанного документа.

  5. Сохраните выполненные изменения нажатием кнопки Сохранить.

Общая информация рабочего документа

  1. Создайте новую или откройте существующую карточку вида Документ УД — Рабочий.

  2. Перейдите на вкладку Регистрация, при необходимости раскройте область Регистрационные данные и найдите область Общая информация.

    Заполнение регистрационных данных рабочего документа
    Рисунок 1. Заполнение регистрационных данных рабочего документа

  3. В поле Тема укажите название документа, которое затем будет отображаться в представлении Дайджест в столбце Тема и в названии исходящего документа. Поле обязательно для заполнения.

    Использование поля Тема в представлении и названии карточки настраивается в Конструкторе разметок. Для вида Рабочий документ по умолчанию название карточки будет иметь формат Вид + Тема.

  4. В поле Подготовил укажите сотрудника, который подготовил проект документа.

    Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника сотрудников. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

    По умолчанию в поле будет указан сотрудник, создавший карточку рабочего документа.

  5. В поле Дата регистрации укажите дату регистрации документа. Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите дату из встроенного календаря.

    По умолчанию в поле будет указана текущая дата.

  6. В поле Рабочая группа выберите рабочую группу, сотрудникам которой данная карточка будет доступна в режиме чтения.

    Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника сотрудников. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

    Если сотрудник создаёт рабочий документ в папке рабочей группы, в которую он входит, поле Рабочая группа будет заполнено автоматически. В качестве значения будет указано название той рабочей группы, к которой принадлежит данная папка.

    Если папка используется сразу несколькими рабочими группами, будет выбрана первая из них. При наличии прав, подставленное автоматически значение может быть изменено пользователем.

    При выполнении описанных выше условий, поле автоматически будет заполнено для заданий и групп заданий, которые создаются из документа вида Рабочий. Однако, в интерфейсе карточек соответствующие поля по умолчанию отсутствуют. Эта информация хранится в схеме данных карточки.

  7. В поле Содержание укажите произвольное описание документа.

    Например: "Документ содержит информацию о том, как проводить аттестацию в подразделениях".

    В представление вывод содержания по умолчанию не предусмотрен, но, При необходимости может быть настроен администратором. Также при определённой настройке содержание может учитываться при поиске.

  8. Сохраните изменения.

  9. При необходимости прикрепите к карточке файл(ы) документа, как описано в пункте Прикрепление файлов.

  10. Сохраните изменения.

Согласующие рабочего документа

Заполнение согласующих необходимо для выполнения согласования рабочего документа.

Фамилии сотрудников, указанные в полях, будут скопированы в используемый по умолчанию режим расширенного согласования Согласование с подписанием.

Чтобы указать сотрудников, которые будут участвовать в согласовании документа:

  1. Перейдите на вкладку Регистрация.

  2. В поле Согласующие укажите фамилии сотрудников, которые будут участвовать в процессе согласования документа.

    Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите запись из Справочника сотрудников.

    Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

  3. Создайте согласование рабочего документа.