Добавление файла в карточку

Файл можно добавить в карточку следующими способами:

При создании карточки "Документ".
С помощью перетаскивания из файловой системы.
Путем простого сканирования файла.
Путем сканирования файла с распознаванием.
С помощью перетаскивания из приложения Microsoft Outlook.
С использованием команды контекстного меню области вложений карточки Документ.
С помощью перетаскивания приложенного файла из другой карточки.
Из буфера обмена Windows.

Также специалистами по внедрению системы могут быть настроены дополнительные способы добавления файлов в Справочнике видов карточек:

Основной файл может будет автоматически создан по шаблону при создании карточки.
Карточка может изначально содержать основной и/или дополнительные файлы.
При создании карточки может автоматически выдаваться запрос на добавление основного файла со сканера или с файловой системы.

Особенности механизма загрузки файлов

Добавление файлов в карточку документа осуществляется в асинхронном режиме. Это значит, что пользователь может продолжать работать с карточкой, пока файлы загружаются на сервер.

До завершения загрузки название файла отображается серым цветом, после загрузки — чёрным. Во время загрузки на иконке файла отображается значок "Песочные часы". Наведите курсор мыши на данный значок, чтобы узнать прогресс загрузки: отображается размер загруженных данных и общий размер файла.

Если требуется, загрузка может быть прервана пользователем: выберите команду Отменить загрузку файла в контекстном меню загружаемого файла.

При одновременной загрузке нескольких файлов они будут загружены последовательно (каждый в асинхронном режиме).

До завершения загрузки файлов, допускается изменение данных карточки без сохранения. При этом запрещено закрытие карточки. Во избежание ошибок не рекомендуется сохранять, подписывать карточку или изменять её состояние (регистрировать, отправлять на согласование и т.п.) до завершения загрузки всех файлов.

Добавление перетаскиванием из файловой системы

Методом перетаскивания в карточку можно добавить как основной, так и дополнительный файл.

Чтобы добавить файл в карточку при помощи перетаскивания из файловой системы:

Перетащите файл из Проводника на Область вложений карточки Документ:
- В область Основные файлы, чтобы добавить файл как основной.
- В область Дополнительные файлы, чтобы добавить файл как дополнительный.

Файлы карточки отображаются в Области вложений.

Командами контекстного меню в карточку можно добавить как основной, так и дополнительный файл.

Чтобы добавить файл в карточку при помощи команды контекстного меню:

Откройте карточку Документ.
Если файлов в карточке нет, в Области вложений правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, затем выберите требуемую команду:
- Добавить файл из файловой системы Основной, чтобы добавить файл как основной;
- Добавить файл из файловой системы Дополнительный, чтобы добавить файл как дополнительный.
  
  Рисунок 1. Контекстное меню для добавления файла из файловой системы
  
  Название файла будет отображено в Области вложений.
Если файлы уже добавлены в карточку, перед вызовом контекстного меню установите курсор в Области вложений на области основных или дополнительных файлов (в зависимости от того, как будет использоваться файл). Затем вызовите контекстное меню и выберите команду Добавить файл из файловой системы.

Файл будет добавлен в ту область, откуда было вызвано контекстное меню.

Добавление перетаскиванием из MS Outlook

Файл может быть добавлен в карточку Документ с помощью перетаскивания из приложения Microsoft Outlook (из открытого письма и из области просмотра). Добавлено может быть как письмо, так и вложенный файл.

Поддерживается и обратное действие: при перетаскивании файлов из карточки в окно Microsoft Outlook Создаётся письмо с соответствующим вложением. В поле Тема копируется название файла, а в поле вложений копируется файл.

Чтобы перетащить письмо из MS Outlook выполните следующие действия:

Откройте карточку Документ.
Перетащите письмо в Область вложений.

Письмо будет приложено к карточке в виде файла с расширением .msg. Файл, вложенный в письмо, будет добавлен в том же формате, что и в письме.

Добавление перетаскиванием из другой карточки "Документ"

Файл может быть добавлен в карточку Документ путем перетаскивания из другой карточки.

Откройте две карточки Документ, исходную и целевую.
Перетащите файл из Области вложений исходной карточки в Область вложений целевой карточки.

Если в целевой карточке нет ни одного добавленного файла, перетаскиваемый файл по умолчанию будет добавлен как основной.

Если в карточке уже хранятся ранее приложенные файлы, при перетаскивании новых файлов появится диалог для выбора типа добавляемых файлов.
Выберите тип добавляемого файла, затем нажмите на кнопку Принять.

Рисунок 2. Выбор типа файла для добавления

Файл будет добавлен в соответствующую часть Области вложений.

Добавление из буфера обмена

Скопированный в буфер обмена Windows файл можно добавить в карточку с помощью команды контекстного меню или сочетания клавиш. Данным способом можно добавить один или сразу несколько основных или дополнительных файлов.

Чтобы добавить файл из буфера обмена:

Скопируйте нужный файл в буфер обмена.
Откройте карточку Документ.
Если файлов в карточке нет, в Области вложений правой клавишей мыши вызовите контекстное меню, затем выберите команду Вставить.

Файлы будут добавлены как основные. Название файлов будет отображено в Области вложений.

Если в буфере обмена нет файлов или их добавление запрещено ролевой моделью, команда Вставить будет отключена.

Если операция добавления отключена в автомате состояний, указанная команда контекстного меню будет скрыта.
Если в карточке уже есть основные файлы (дополнительных файлов нет), после вызова команды Вставить выберите тип добавляемого файла: основной или дополнительный.

Рисунок 3. Выбор типа файла для добавления

Все файлы из буфера обмена будут добавлены в область, соответствующую выбранному типу файла.
Если в карточке есть основные и дополнительные файлы, перед вызовом контекстного меню установите курсор в Области вложений на области основных или дополнительных файлов (в зависимости от того, как будет использоваться файл). Затем вызовите контекстное меню и выберите команду Вставить.

Файлы будут добавлены в ту область, откуда было вызвано контекстное меню.

Вместо команды Вставить можно использовать стандартное сочетание клавиш Ctrl+V или Shift+Ins. Перед этим кликните по Области вложений, чтобы фокус перешел к ней (при этом данная область графически не выделяется).

Ограничения на добавление файлов данным способом аналогичны ограничениям на добавление файлов с помощью команды Вставить.

Используя сочетание клавиш Ctrl+C или Ctrl+Ins можно скопировать выделенный в Области вложений файл в буфер обмена.