Создание карточки документа

Для создания новой карточки документа выполните следующие действия.

В программе Windows-клиент выберите папку назначения и создайте новую карточку Документ УД одним из следующих способов:
- Командой Создать карточку ленты инструментов.
- Командой Создать документ ленты инструментов.
  
  Команда предназначена для создания документов без размещения в каких-либо пользовательских папках, с возможностью выбора вида. Команда доступна для тех видов карточек, для которых в Справочнике видов карточек настроен режим создания Документ без размещения. По умолчанию команда настроена для вида Файл.
  
  Рисунок 1. Команда для создания документа без размещения
- Из контекстного меню папки назначения.
- Перетаскиванием из файловой системы в область просмотра содержимого папки.
- Из открытой карточки Документ с помощью кнопки Сохранить и создать. При этом сохраняется текущая карточка и создаётся новая карточка Документ того же вида.
- По выбранному шаблону с помощью кнопки Создать карточку по шаблону на вкладке Карточка.
  
  Необходимые шаблоны карточек должны быть предварительно созданы и настроены Администратором системы.
- С использованием элемента управления Связанные карточки, расположенного на вкладке Ссылки ранее созданной карточки.
- При помощи ручного сканирования штрих-кода карточки.
Заполните атрибуты карточки. Набор атрибутов различается для документов разных видов и описывается в соответствующих разделах, посвящённых созданию карточек документов того или иного вида.
Сохраните выполненные изменения, нажав кнопку Сохранить в созданной карточке Документ, либо Сохранить и создать для сохранения и создания новой карточки того же вида.

Создание карточки при перетаскивании файла в Windows-клиент

Карточка типа Документ (или дочерних видов) может быть создана путем перетаскивания файла в Область представления или пользовательскую папку в Дереве папок Windows-клиента.

Данный способ также называется импортом документов. Файлы можно перетащить из Проводника Windows или с Рабочего стола. Также можно перетащить письма и вложения из Microsoft Outlook.

Перетащить можно как один файл, так и группу файлов. При перетаскивании файла в пользовательскую папку могут применяться ограничения, позволяющие создавать карточки документов только определённых видов.

При перетаскивании одного файла будет создана карточка документа (для папки — разрешенного вида), файл будет добавлен в карточку как основной. Перетащить файл можно также на уже открытую карточку, при этом файл будет приложен в качестве основного. Созданная карточка будет сохранена в системной папке Карточки Базовые объекты (папка доступна только администратору), а в выбранной пользовательской папке будет отображен ярлык на данную карточку.

При перетаскивании группы файлов появится окно, в котором требуется выбрать способ создания карточки:

Либо одну карточку с несколькими вложениями.
Либо по отдельной карточке на каждое вложение.

По умолчанию для всех перетаскиваемых файлов предлагается создать одну карточку Документ. При этом необходимо выбрать, какие из файлов будут основными. Остальные файлы будут добавлены в качестве дополнительных.

Для определения основных файлов необходимо выставить флаги в полях, расположенных слева от их названия. В поле Вид можно определить вид создаваемой карточки. Если вид не задан, будет создана карточка первого доступного вида документа.

Рисунок 2. Окно создания одной карточки при перетаскивании группы файлов

Если требуется для каждого файла создать отдельную карточку, выберите опцию Несколько документов. В этом случае, выбор файлов будет запрещен. В списке можно выделить несколько файлов и указать для них нужный вид в поле Вид (для множественного выделения удерживайте Ctrl или Shift).

Таким образом, за один шаг можно назначить произвольный группе файлов нужный вид, без необходимости делать это вручную для каждого файла. Файлы из диалога можно удалять с помощью команды Удалить контекстного меню, либо клавишей Del на клавиатуре.

Рисунок 3. Окно создания нескольких карточек для каждого из перетаскиваемых файлов

После задания всех необходимых настроек, нажмите кнопку Принять. Новые карточки будут созданы и открыты. Для файлов Microsoft Office или OpenOffice свойства файла автоматически будут перенесены на соответствующие поля карточки. К таким свойствам относится, например, автор документа, название документа, наличие электронной подписи.

Создание карточек методом перетаскивания поддерживает работу с электронными подписями (ЭП) в формате .p7s.

При импорте файла ".p7s" нужно учитывать следующие особенности:

Перетаскивание в Область представления:
- Если файл .p7s содержит в себе файл, Создаётся новая карточка документа выбранного вида. В качестве основного файла к карточке прикладывается файл из файла .p7s. Формируются соответствующие ЭП.
- Если файл .p7s не содержит файла, карточка не будет создана.
Перетаскивание на область Основного файла в карточке:
- Если файл .p7s содержит в себе файл, и в поле Основной файл также нет файла, файл из файла .p7s добавляется в поле Основной файл. Формируются соответствующие ЭП.
- Если файл .p7s содержит в себе файл, и этого файла нет в поле Основной файл, будет предложено его добавить. Если файл есть, будет предложено обновить версию или заменить (если версионирование файлов отключено). В обоих случаях будут сформированы соответствующие ЭП.
- Если файл .p7s не содержит в себе файл, и в поле Основной файл также нет файла, будет выдано сообщение об отсутствии файла данных в криптографическом сообщении.
- Если файл .p7s не содержит в себе файл, но в поле Основной файл уже имеется файл, ЭП будет добавлена к текущей версии основного файла.

Для открытия файлов формата .p7s можно воспользоваться сторонним приложением P7S Viewer.

Создание карточки по штрих-коду

Для карточек вида Документ предусмотрена возможность создания карточки по штрих-коду.

Для создания карточки данным способом необходимо выполнение следующих условий:

У пользователя должна быть открыта программа Windows-клиент.
Должен быть настроен ручной сканер для возможности сканирования штрих-кодов.
В Справочнике видов карточек для вида документа, которые предполагается создавать при сканировании, должен быть указан способ создания Сканирование штрих-кода.
В настройках Windows-клиента должен быть определён вид карточки, создаваемой по штрих-коду.

Если все описанные выше настройки выполнены, после сканирования штрих-кода ручным сканером создание карточки будет произведено по следующим правилам:

Если карточка с таким штрих-кодом найдена в системе, она будет открыта.

Если будет найдено более одной карточки, появится сообщение: Найдено Х карточек. В случае нажатия на кнопку ОК будут открыты все найденные карточки.
Если карточка с таким штрих-кодом не найдена в системе, появится сообщение: Карточек с таким штрих-кодом не найдено. Вы хотите создать новую?.

При нажатии на кнопку ОК карточка будет создана в соответствии с настройками, заданными в Справочнике видов карточек и параметрах Windows-клиента.