Процедура обмена формализованными документами

Отправка

  1. Пользователь инициирует функцию отправки формализованного документа, воспользовавшись командой в карточке исходящего формализованного документа.

  2. Пользователь выбирает ящик организации и отправляет документ. Если в документе нет ошибок и заполнены все обязательные атрибуты, формируется Карточка обмена сообщениями.

    После подтверждения пользователем отправки Карточка обмена сообщениями переходит в статус Готово к отправке. После отправки карточка УПД и статус обмена в журнале обмена карточки ЮЗДО переходят в состояние Подписан и отправлен.

  3. Карточки обмена сообщениями с состоянием Готово к отправке обрабатываются бизнес-процессом Отправка сообщений ЮЗДО, который формирует по карточкам сообщения электронного обмена и отправляет их оператору ЭДО. Отправленные карточки переводятся в состояние Отправлен контрагенту.

  4. Оператор ЭДО получает сообщение электронного обмена и передает контрагенту формализованный документ. По факту получения титула продавца контрагенту и отправителю формализованного документа направляется квитанция.

    Статус обмена в журнале обмена карточки УПД переходит в Требуется подтверждение получения.

  5. Пользователь подтверждает получение квитанции о доставке титула продавца.

    Статус обмена в журнале обмена карточки УПД переходит в Отправлен контрагенту.

  6. Контрагент обрабатывает полученный формализованный документ и формирует ответ, который может содержать:

    • Титул покупателя.

    • Отказ в подписи.

    • Запрос на уточнение.

  7. Бизнес-процесс Получение сообщений ЮЗДО получает электронные сообщения от оператора ЭДО.

  8. В зависимости от ответа контрагента:

    • Если был передан титул покупателя:

      1. В карточку Исходящего УПД добавляется файл, содержащий титул покупателя.

      2. Карточка УПД и статус обмена в журнале обмена карточки УПД переходят в состояние Получена подпись от контрагента.

    • Если был передан отказ в подписи — карточка УПД и статус обмена в журнале обмена карточки УПД переходят в состояние Получен отказ от контрагента.

    • Если был передан запрос на уточнение — статус обмена в журнале обмена карточки УПД переходит в состояние Требуется подтверждение, после отправки — в Требуется уточнение.

  9. Если был получен отказ в подписи, работа с данным документом прекращается.

  10. Если был передан запрос на уточнение — пользователь формирует Корректировочный УПД или Исправление УПД.

Получение

  1. Бизнес-процесс Получение сообщений ЮЗДО получает электронные сообщения от оператора ЭДО.

    По формализованным документам формируются карточки соответствующих видов со статусом обмена Получен от контрагента или Получен на подпись от контрагента.

  2. По полученным УПД, исправление УПД, корректировка УПД, счёта-фактура, исправление счета-фактуры и корректировка счета фактуры со статусом Требуется подтверждение получения пользователь должен отправить подтверждение получения извещения.

    После получения подтверждения оператор ЭДО отправит извещение о получении подтверждения, получение которого также должно быть подтверждено пользователем.

  3. Для полученных накладных и акта пользователь может запросить аннулирование — статус обмена сменится на Отправлен запрос на аннулирование.

  4. Для полученных счёта-фактуры, исправления счета-фактуры и корректировки счета фактуры пользователь может:

    • Запросить аннулирование — статус обмена сменится на Отправлен запрос на аннулирование.

    • Запросить уточнение — статус обмена сменится на Отправлен запрос на уточнение.

  5. Для полученных УПД, исправление УПД и корректировка УПД пользователь может:

    • Подписать документ — статус обмена сменится на Отправлена ответная подпись контрагенту, работа с данным документом прекращается.

      При подписании может быть использована МЧД. В таком случае в дополнение к информации о подписи, оператору ЮЗДО (Диадок) передаётся регистрационный номер МЧД и ИНН доверителя.

      Подписание с использованием МЧД
      Рисунок 1. Подписание с использованием МЧД

      Стандартный диалог подписания с областью Использовать доверенность отображает МЧД со Статусом передачи в реестр, отличающимся от Зарегистрирована. Такие доверенности недоступны для выбора в диалоге подписания, при наведении на них отображается сообщение: Доверенность не была зарегистрирована через Docsvision.

      Если при отправке исходящего пакета документов МЧД не требуется для подписания главного документа в пакете, весь пакет будет подписан и отправлен без МЧД. Вне зависимости от необходимости МЧД для подписания связанных документов.

      • Чтобы чтение реквизитов проходило корректно, поле Организация подписанта всегда должно быть заполнено. У выбранной организации в справочнике сотрудников или контрагентов должен быть задан ИНН. Для организаций, ИП или физических лиц следует создавать отдельную запись в справочнике с указанием ИНН.

      • Если в системе зарегистрированы одна организация и один ящик, панель выбора подразделения и ящика организации не открывается. При этом, если не было диалога подписи, то показывается диалог подтверждения с текстом Отправить документ контрагенту?.

        Если в справочнике настроек операторов ЮЗДО зарегистрировано несколько организаций, поле Подразделение по умолчанию будет заполнено организацией текущего сотрудника.

    • Отказать в подписании — статус обмена сменится на Отправлен отказ от подписи контрагенту.

    • Запросить уточнение — статус обмена сменится на Отправлен запрос на уточнение.

  6. После подписания документа, пользователь может отправить запрос на аннулирование. Статус обмена сменится на Отправлен запрос на аннулирование, возможность выполнения других операций с документом — заблокирована.

    Контрагент может аннулировать документ в одностороннем порядке:

    • Для Акта и Накладной — до подписания.

    • Для остальных формализованных видов — до отправки первого извещения.

      При одностороннем аннулировании документ сразу переходит в статус Аннулирован, работа с данным документом прекращается.

  7. Если был отправлен запрос на аннулирование:

    • При отказе в аннулировании со стороны контрагента — статус обмена вернётся в:

      1. Получен от контрагента — для счёта-фактуры, исправления счета-фактуры и корректировки счета фактуры.

      2. Отправлена ответная подпись контрагенту — для УПД, исправление УПД, корректировка УПД, накладная и акт.

    • При подтверждении аннулирования — статус обмена сменится на Аннулирован, работа с данным документом прекращается.

  8. Если был отправлен запрос на уточнение:

    • Если документ был подписан или подписание не требуется — пользователь может отправить запрос на аннулирование.

    • Если документ не был подписан — работа с данным документом прекращается.

  9. Если был получен запрос на аннулирование от контрагента, статус обмена сменится на Получен запрос на аннулирование.

    Пользователь может:

    1. Подтвердить аннулирование — статус обмена сменится на Аннулирован, работа с данным документом прекращается.

    2. Отказать в аннулировании — статус обмена вернётся в предыдущее значение: Получен от контрагента, Получен на подпись от контрагента или Отправлена ответная подпись контрагенту.