Отправка подписанного неформализованного документа

Следующая инструкция описывает отправку неформализованного документа, подписанного на предыдущих этапах работы с документом (например, при согласовании). Если документ не подписан, он может быть подписан текущим сотрудником при отправке.

Для отправки неформализованного документа без подписания:

  1. Откройте отправляемый документ.

    В документе должны быть указаны Получатели — контрагенты, которым будет отправлен документ.

  2. Выберите способ отправки документа[1]:

    • С выбором отправляемых файлов.

      1. Нажмите кнопку Отправка документов с выбором файлов на ленте карточки.

        Будет открыто окно отправки документа с выбором файлов.

        Окно отправки документа с выбором файлов
        Рисунок 1. Окно отправки документа с выбором файлов

      2. В поле Подразделение организации выберите организацию (или подразделение), от имени которой отправляется документ.

        В списке приведены организации, загруженные в Справочник настроек операторов ЮЗДО из системы оператора ЭДО.

      3. В поле Ящик ЮЗДО выберите ящик электронного обмена организации, через который будет отправлен электронный документ.

        В списке приведены ящики электронного обмена, зарегистрированные для выбранного подразделения организации.

      4. Выберите отправляемые контрагентам файлы, установив или сняв флажки в списке файлов для каждого получателя (контрагента). Файлы будут отправлены только контрагентам, для которых они выбраны.

        Если отправка документов контрагенту от выбранного подразделения организации невозможна, колонка выбора отправляемых файлов для данного контрагента будет заблокирована (флажки сняты со всех файлов).

        Если в списке есть файлы, неподписанные квалифицированной ЭП, они будут выделены красным цветом.

        Окно отправки документа с выбором файлов с неподписанными файлами
        Рисунок 2. Окно отправки документа с выбором файлов с неподписанными файлами

    • Без выбора отправляемых файлов.

      В данном режиме отправляются только основные файлы документа. Дополнительные файлы не отправляются.

      1. Нажмите кнопку Отправка документов на ленте карточки. Будет открыто окно подтверждения отправки документа.

        Окно отправки документа
        Рисунок 3. Окно отправки документа

      2. В поле Подразделение организации выберите организацию (или подразделение), от имени которой отправляется документ.

      3. В поле Ящик ЮЗДО выберите ящик электронного обмена организации, через который будет отправлен электронный документ.

        Если в списке есть файлы, неподписанные квалифицированной ЭП, данная информация будет указана в окне отправки.

        Окно отправки документа с неподписанными файлами
        Рисунок 4. Окно отправки документа с неподписанными файлами

        Для просмотра списка неподписанных файлов нажмите кнопку Подробнее. Для подписания файлов сертификатом текущего сотрудника установите флаг Подписать сертификатом текущего сотрудника.

  3. Нажмите кнопку ОК в окне отправки. После формирования документа для отправки оператору ЭДО будет показано сообщение Отправка успешно выполнена.

    Если в списке отправляемых файлов есть неподписанные файлы будет предложено выбрать сертификат для их подписания. Выберите сертификат квалифицированной подписи и нажмите кнопку ОК. Подписи всех отправляемых файлов будут переформированы.

    Выбор сертификата электронной подписи
    Рисунок 5. Выбор сертификата электронной подписи

    При подписании может быть использована МЧД. В таком случае в дополнение к информации о подписи, оператору ЮЗДО (Диадок) передаётся регистрационный номер МЧД и ИНН доверителя.

    Подписание с использованием МЧД
    Рисунок 6. Подписание с использованием МЧД

    Стандартный диалог подписания с областью Использовать доверенность отображает МЧД со Статусом передачи в реестр, отличающимся от Зарегистрирована. Такие доверенности недоступны для выбора в диалоге подписания, при наведении на них отображается сообщение: Доверенность не была зарегистрирована через Docsvision.

    Если при отправке исходящего пакета документов МЧД не требуется для подписания главного документа в пакете, весь пакет будет подписан и отправлен без МЧД. Вне зависимости от необходимости МЧД для подписания связанных документов.

    • Чтобы чтение реквизитов проходило корректно, поле Организация подписанта всегда должно быть заполнено. У выбранной организации в справочнике сотрудников или контрагентов должен быть задан ИНН. Для организаций, ИП или физических лиц следует создавать отдельную запись в справочнике с указанием ИНН.

    • Если в системе зарегистрированы одна организация и один ящик, панель выбора подразделения и ящика организации не открывается. При этом, если не было диалога подписи, то показывается диалог подтверждения с текстом Отправить документ контрагенту?.

      Если в справочнике настроек операторов ЮЗДО зарегистрировано несколько организаций, поле Подразделение по умолчанию будет заполнено организацией текущего сотрудника.

    Документы будут отправлены контрагентам на подпись в течении некоторого времени. Состояние отправки документов можно отслеживать с помощью Журнала обмена ЮЗДО.

1. Указываются рекомендуемые названия элементов управления, которые могут отличаться от фактических.