Подготовка файла с загружаемыми данными

Файл с загружаемыми данными Создаётся на основе шаблонного файла PartnersData.xls (предоставляется отдельно), который содержит три листа: Структура организации, Список сотрудников, Пояснения.

Пример файла "PartnersData.xls"
Рисунок 1. Пример файла "PartnersData.xls"

Заполнение файла выполняется самостоятельно специалистом по внедрению системы Docsvision.

Чтобы заполнить файл, выполните следующие действия:

  1. Заполните лист Структуру организации, указав информацию об организациях и входящих в их состав подразделениях.

    Особенности заполнения листа:

    • Поле Номер п/п является обязательным, отсутствие номера в очередном поле является сигналом для завершения работы.

    • Поле Родительское подразделение должно содержать номер или сокращенное название родительской организации (подразделения) в иерархии.

    • Поле Название является обязательным, далее оно будет отображаться в дереве Справочника контрагентов.

    • В поле Корневая папка можно указать название корневой папки регистрируемой организации или подразделения. По умолчанию ей присваивается название, совпадающее с названием организации.

    • Внутри корневой папки организации или подразделения можно дополнительно создать рабочие папки (Папку заданий, Папку входящих документов, Папку исходящих документов, Папку внутренних документов и т.п.), заполнив соответствующие поля.

    • Заполнение поля Является организацией приведет к созданию организации, отсутствие данных в этом поле — к созданию подразделения. При этом указание признака для организаций первого уровня не обязательно, а для структурных единиц, для которых в качестве родительской указано подразделение, признак игнорируется, поскольку организация не может входить в состав отдела.

      Остальные поля необязательны для заполнения, их названия совпадают с названиями полей Справочника контрагентов.

  2. Заполните лист Структуру организации, указав информацию о сотрудниках.

    Особенности заполнения листа:

    • Поле Номер п/п — обязательное, отсутствие номера в очередном поле является сигналом для завершения работы.

    • Поле Подразделение также обязательное и должно содержать номер или сокращенное название подразделения, в котором числится сотрудник (указанное на листе Структура организации).

    • Обязательным является также поле Фамилия.

    • В поле Руководитель подразделения следует указать номер или сокращенное название подразделения, которым руководит сотрудник. Для всех сотрудников этого же подразделения, перечисленных в последующих строках, руководитель подразделения будет указан в качестве руководителя, поэтому первой рекомендуется вставлять запись руководителя подразделения.

      Если импортируются сведения об организации, уже зарегистрированной в справочнике, и для которой указан руководитель, то данные о нем не будут обновлены даже в случае, когда соответствующее поле в загружаемой таблице заполнено новыми сведениями.

    • В поле Контактное лицо подразделения следует указать номер или сокращенное название подразделения, контактным лицом которого является сотрудник.

Все остальные поля не обязательны для заполнения, а их названия совпадают с полями стандартной карточки сотрудника Справочника контрагентов.

На странице Пояснения содержится краткое описание правил заполнения структуры организации и списка сотрудников.