Задание на консолидацию

Основная задача консолидатора — сформировать итоговую версию согласуемого документа из всех версий, добавленных согласующими. В дальнейшем итоговая версия может быть отправлена на окончательное подписание, или быть использована в качестве стартовой в новом цикле согласования. Без выполнения консолидации или копирования какой-либо версии в итоговую согласующие или подписывающие в заданиях на согласование или на подписание всегда будут получать копию файла, отправленного при старте согласования.

Консолидатор может выполнять следующие действия в карточке задания на консолидацию:

При работе с файлами Консолидатор дополнительно может назначить любую версию в дереве итоговой, для подведения итогов определённой стадии согласования.

Чтобы получить документ на консолидацию:

  1. Перейдите в папку Мои задания  Входящие

    Если вы являетесь заместителем, прейдите в папку Замещение  Входящие

  2. Откройте полученное задание На консолидацию с состоянием Не начато.

    Задание на консолидацию
    Рисунок 1. Задание на консолидацию
    Описание разделов карточки задания:
    Информация о документе

    Содержит общую информацию о карточке Документ, файлы которой поступили на консолидацию после согласования.

    Ссылка на карточку

    Содержит ссылку для перехода к карточке согласуемого документа.

    Файлы для консолидации (N)

    Согласуемые файлы. Консолидатору доступны версии:

    Исходная версия цикла

    Версия, поступившая в цикл согласования с предыдущего цикла, или исходная версия, если текущий цикл согласования является первым.

    Версии участников
    Итоговая версия этапа

    Версия для использования в качестве результата выполнения консолидации (выделена жирным шрифтом). .В полученном задании итоговой версией:

    • Будет считаться исходная, если на предыдущем этапе не было правок.

    • Будет считаться версия согласующего, если были правки только от одного согласующего.

    • Будет считаться версия последнего согласующего, если предыдущий этап был последовательный.

    • Будет считаться исходная версия предыдущего этапа, если предыдущий этап был параллельный.

    Ход согласования

    Содержит информацию об этапах согласования: список согласующих и принятые ими решения, комментарии к решениям и добавленные версии файлов. К комментарию может быть приложен файл замечаний.

    Обсуждение

    Комментарии по данному заданию. Подробности в пункте Обсуждение согласования.

  3. Выполните требуемые операции с версиями согласуемых файлов.

    Операции с версиями согласуемых файлов

    После изучения версий согласующих, консолидатор должен определить версию, которую планируется использовать либо как итоговую по результатам согласования, либо как стартовую в следующем этапе/цикле согласования. В качестве итоговой консолидатор может выбрать версию любого из согласующих на любом этапе/цикле, либо собственную версию.

    В дальнейшем процессе согласования будет использоваться итоговая версия. Эту версию консолидатор может отправить на подписание.

    Если инициатор отправляет документ на новый цикл согласования, итоговая версия, выбранная при консолидации, становится исходной для нового цикла согласования.

    Консолидатор в списке всех версий увидит выделенную итоговую версию предыдущего цикла, которая является текущей на данный момент. В области Основные файлы будет отображаться текущая версия, являющаяся итоговой версией предыдущего цикла. Инициатор консолидирует замечания согласующих и помечает отредактированную версию как текущую. Она становится итоговой.

    В списке версий основного документа итоговая версия выделена жирным шрифтом.

    В области Основные файлы отображается текущая версия основного документа, а не последняя прикрепленная.

  4. Выберите итоговую версию.

    В разделе Файлы для консолидации выберите версию.

    Итоговая версия будет считаться результатом выполнения консолидации. При переходе к следующему этапу маршрута согласования, данная версия будет скопирована в задания согласующих.

  5. Примите решение по консолидации. Для этого нажмите соответствующую кнопку принятия решения.

    Отправить на подписание

    Документ будет отправлен на этап подписания.
    Новый цикл согласования

    Будет запущен новый цикл согласования.
    Завершить согласование

    Согласование будет принудительно завершено. Документ перейдет в состояние Согласован или Подписан с сохранением результатов текущего согласования при отсутствии отрицательных решений по согласованию.

    Незавершённые задания исполнителей будут отозваны.
    Отменить согласование

    Согласование будет отменено. Документ перейдет в состояние Подготавливается, если данное состояние определено для вида карточки в Конструкторе состояний. Незавершённые задания исполнителей будут отозваны.
    Также могут быть доступны дополнительные варианты:
    Делегировать

    Делегирует задание другому исполнителю.
    Добавить согласующих

    Добавляет новых участников в согласование. Инструкция по работе с механизмом дополнительных согласующих приведена в Дополнительные согласующие.

    Результат согласования будет отображен в блоке Ход согласования.

  6. Если принятое решение по согласованию предполагает ввод комментария, в открывшемся окне введите причину, по которой было принято соответствующее решение, и нажмите кнопку Подтвердить.

    Задание перейдет в состояние Завершено.

    Добавленный к решению комментарий будет отображаться в блоке Ход согласования.

Усовершенствованное согласование

При усовершенствованном согласовании внешний вид задания консолидации не изменяется.

Итоговая версия в задании на консолидацию
Рисунок 2. Итоговая версия в задании на консолидацию

В заголовке отображается итоговая версия.

Список версий выводится в следующем порядке:

  • Исходная версия этапа консолидации. Строчка добавляется, только если она не является одной из версий из очереди консолидации.

  • Версии из очереди консолидации в порядке их создания.

  • Версии, добавленные на этапе консолидации.

Итоговая версия этапа выделяется жирным шрифтом, в описании к ней указан префикс ИТОГОВАЯ -.

Все версии отображаются с порядковыми номерами, см. подробнее Правила формирования версий файлов при усовершенствованном согласовании. Загруженная версия назначается итоговой.

Набор операций, доступных для всех версий:

  • Скачать и Комментировать.

  • Открыть. При редактировании создаётся новая версия консолидатора.

  • Назначить итоговой. Для всех версий, кроме итоговой. При выполнении данной операции выбранная становится итоговой, новая версия не создаётся.

Операции для версий, созданных из этого задания:

  • Удалить.

Создание объединенной версии

Консолидатор может создать версию, включающую изменения других согласующих, воспользовавшись функцией автоматического объединения версий — функцией автоконсолидации.

Требования для использования автоконсолидации:

  1. Автоконсолидация версий выполняется при помощи "Р7-Офис. Сервер документов".

  2. Объединяемые файлы должны быть одного из допустимых форматов: .docx, .docm, .doc, .rtf, .dotx, .dotm, .dot, .odt.

Чтобы создать объединенную версию:

  1. Получите задание на консолидацию.

  2. Нажмите кнопку Объединить версии.

    Будет запущен процесс создания объединённой версии, которая будет назначена итоговой.

    Кнопка "Объединить версии" в задании консолидации
    Рисунок 3. Кнопка "Объединить версии" в задании консолидации
    На время выполнения операции пользовательский интерфейс блокируется. Блокировка будет снята, когда появится сообщение о завершении объединения.