Согласование и подписание договорных документов

Web-клиент включает демонстрационный процесс согласования, по которому могут согласовываться и подписываться карточки Договор и Дополнительное соглашение.

Демонстрационный процесс согласования представляет собой выполнение описанного далее сценария работы с договором.

Согласование документа внутри организации

При запуске согласования карточка договорного документа переводится в состояние На согласовании.

Всем пользователям, состоящим в группе Согласование Договоров, рассылаются задания вида На согласование, к которым приложены согласуемые файлы.

Режим исполнения заданий — Параллельно, то есть задания рассылаются одновременно всем исполнителям и выполняются ими независимо друг от друга.

В процессе согласования документа исполнитель может ознакомиться с документами и высказать положительное или отрицательное решение посредством соответствующих кнопок бокового меню карточки задания На согласование.

Решение по согласованию принимается сразу для всех файлов, приложенных к карточке задания.

Консолидация согласованного договора

Консолидация — создание итогового документа по итогам согласования внутри организации.

Когда все согласующие лица высказали своё мнение по документу, консолидатор (инициатор согласования) должен принять решение о дальнейшей судьбе договора.

  1. Если принято решение о том, что договор в текущей редакции не согласован, консолидатор может:

    • Cоставить новую редакцию договора и отправить её на согласование.

    • Отменить согласование.

  2. Если договор согласован или согласован с замечаниями, карточка договорного документа переводится в состояние Согласован. Консолидатор (после выбора итоговой на данном этапе версии документа) может:

    • Отправить договор на согласование с контрагентом.

    • Отправить договор на печать (если согласование с контрагентом было произведено ранее).

    • Отменить согласование.

Согласование и подписание документа с контрагентом

При переходе к этому этапу карточка договорного документа переводится в состояние На согласовании Контрагентом. Ответственному за договорной документ приходит задание вида Согласование с контрагентом, к которому приложена согласованная внутри организации версия договора.

Получив такое задание, сотрудник должен передать полученную версию договора на согласование в организацию контрагента, получить ответ контрагента и принять решение о дальнейшей судьбе договора.

  1. Если принято решение о том, что договор в текущей редакции не согласован, ответственный может:

    • Загрузить в карточку версию, полученную от контрагента и отправить её на согласование внутри организации.

    • Отменить согласование.

  2. Если договор согласован или согласован с замечаниями, ответственный может:

    • Отправить договор на печать.

    • Отправить договор на подписание внутри организации (если от контрагента вернулся подписанный оригинал).

    • Отменить согласование.

Этапы согласования договора внутри организации, консолидации и согласования с контрагентом могут циклически повторяться до выработки одобренного всеми согласующими варианта договора.

Этап является техническим, предваряющим подписание бумажного оригинала договорного документа. При передаче на печать карточка договорного документа переводится в состояние "На подписании".

Печать договора осуществляет сотрудник из "Группы печати", получивший задание вида Подписание. После печати бумажный оригинал договорного документа передается на подписание сотрудникам, указанным в поле Подписал карточки договорного документа.

Подписание документа внутри организации

При передаче на подписание карточка договорного документа переводится (или остается) в состояние На подписании.

Всем пользователям, состоящим в группе Подписано, рассылаются задания вида Подписание, к которым приложены файлы для подписания.

Режим исполнения заданий — Параллельно, то есть задания рассылаются одновременно всем исполнителям и выполняются ими независимо друг от друга.

В процессе подписания исполнитель может ознакомиться с документами и высказать положительное или отрицательное решение посредством соответствующих кнопок бокового меню карточки задания Подписание.

Решение по подписанию принимается сразу для всех основных файлов, приложенных к карточке.

При согласовании договора или дополнительного соглашения с использованием демонстрационного процесса, заполнение полей Подписано и Ответственный в карточке Договор или Дополнительное соглашение является обязательным.

Консолидация подписанного договора

Консолидация — создание итогового документа по итогам подписания внутри организации и завершение маршрута.

Когда все подписанты высказали своё мнение по документу, консолидатор (инициатор согласования) должен принять решение о дальнейшей судьбе договора.

  1. Если в подписании отказано, консолидатор может:

    • Составить новую редакцию договора и начать новый цикл согласования.

    • Отменить согласование.

  2. Если договор подписан, консолидатору следует:

    • Завершить согласование, если ранее договор был согласован/подписан контрагентом.

    • Передать договор на согласование/подписание контрагенту, если ранее этого сделано не было.