Подписание карточек типа "Документ"

Пользователь может подписать карточки Документа электронной подписью[1] (ЭП) как в веб-версии, так и в мобильной версии сайта.

Существует два варианта работы с подписанием:

  • С помощью ЭУ "Список файлов" — подписи отображаются в списке файлов.

  • С помощью ЭУ "Кнопка электронной подписи" — подписи отображаются для карточки и не зависят от наличия или отсутствия файлов в карточке.

Диалог подписания в обоих случаях будет выглядеть одинаково.

Оба варианта позволяют подписать основные и дополнительные файлы, атрибуты документа в любых сочетаниях.

Подробнее о подписании см. далее на текущей странице.

Подписание выполняется с целью защиты данных карточки от изменений, после изменения данных ЭП станет недействительной.

Документ может быть подписан простой, усиленной или усовершенствованной ЭП. Возможность подписания тем или иным видом ЭП регулируется настройками системы Docsvision, а также наличием необходимых программных средств на компьютере пользователя.

Ограничения подписания

Если лицензия на компоненты КриптоПро CSP истекла, добавление новых подписей блокируется. Если подпись была добавлена ранее и срок действия сертификата ЭП не истёк, возможность проверки такой подписи не будет заблокирована. Проверка старых подписей выполняется успешно в любом случае.

Со стандартными настройками в Docsvision не поддерживается подписание сертификатом файлов с размером больше 35 Мб. При попытке подписать файл большего размера возникнет ошибка. Дополнительные файлы подписываются в пакете, поэтому сумма всех дополнительных файлов не должна превышать 35 Мб.
Допустимый размер для подписываемых файлов может быть изменён администратором, см. подробнее в разделе "Ограничить размер подписываемых файлов" документации модуля Платформа.

Работа с ЭП на iOS и Android через интерфейс Web-клиента не поддерживается без специального мобильного приложения.

Подписание документа

Чтобы подписать документ:

  1. Откройте карточку документа в режиме чтения.

  2. Найдите кнопку Прозрачная печать (по умолчанию располагается в области заголовка карточки или списке файлов).

    В зависимости от настроек в Конструкторе состояний подписание или просмотр журнала подписей могут быть недоступны. Также в зависимости от настроек кнопка может не отображаться.

  3. Нажмите на кнопку Прозрачная печать и в раскрывающемся меню выберите Подписать.

    Меню кнопки подписания
    Рисунок 1. Меню кнопки подписания

    На экране появится окно Электронная подпись.

    Параметры электронной подписи
    Рисунок 2. Параметры электронной подписи

  4. Выберите метку для подписи.

    Метки конкретизируют решение сотрудника, подписавшего карточку документа.

    Если метки отсутствуют (в Справочнике меток подписей), выбрать метку нельзя.

  5. Выберите вариант подписания из списка:

    • Простая подпись (без сертификата) — документ будет подписан учетной записью сотрудника.

      Функция может быть недоступна, если простая подпись запрещена настройками карточки.

    • Выберите любой сертификат из списка, чтобы подписать документ усиленной локальной или облачной подписью.

      Чтобы иметь возможность подписать документ локальной усиленной подписью, необходимо установить компоненты КриптоПро. Чтобы подписать документ облачной подписью, необходима регистрация в сервисе ЭП КриптоПро.
      Варианты подписания

      Выбор варианта подписания зависит от настроек Справочника сотрудников и наличия действительных сертификатов для пользователя:

      Когда компоненты для работы с усиленной ЭП не установлены:

      • В окне будет отображаться подсказка: Не установлен компонент для использования усиленной подписи и в списке будет доступен только вариант Простая подпись.

      Когда компоненты для работы с усиленной ЭП установлены:

      • Если у пользователя есть только один действующий сертификат, в списке вариантов подписания будут присутствовать этот сертификат и Простая подпись.

      • Если локальный сертификат в персональном хранилище сотрудника не совпадает с указанным в справочнике сотрудников, в дополнение к сертификату и Простой подписи будет отображаться предупреждающее сообщение: Сертификат в персональном хранилище не совпадает с указанным в Справочнике сотрудников.

      • Если у пользователя есть несколько сертификатов, в списке будут присутствовать варианты:

        • Простая подпись.

        • Сертификаты, установленные в персональном хранилище сотрудника.

        • Сертификаты, установленные в облачном хранилище.

        Пункт <настроить список> открывает окно Настройка сертификатов, подробнее см. Подписание облачной подписью.

      Если у пользователя отсутствуют сертификаты, в списке будет отображаться сертификат по умолчанию из справочника сотрудников и Простая подпись (если она разрешена настройками карточки).

  6. При необходимости выполните Настройки способов подписи, подробнее см. Подписание облачной подписью.

  7. Нажмите на кнопку Подписать.

    Если ЭП не может быть сформирована, появится сообщение Электронная подпись не может быть сформирована. Не указаны атрибуты для включения в подпись.

    Сообщение выводится в случае, если:

    • В карточке отсутствуют основные и дополнительные файлы. Или для вида карточек дополнительные файлы не включаются в подпись.

    • В настройках вида карточки не указаны атрибуты, включаемые в подпись.

    Может быть запрошено подтверждение подписи. Если для пользователя настроено несколько способов подтверждения подписи, запрошен будет только один, любой из заданных.

    Если для сертификата требуется ввести пин-код, введите его во всплывающем окне.

    Если выполняется подписание с использованием облачного сертификата может потребоваться авторизация в сервисе электронной подписи КриптоПро.

    Если в сервисе электронной подписи настроена двухфакторная аутентификация, будет предложено ввести код подтверждения из СМС, электронной почты или подтвердить вход в приложении.
    В приложении при подтверждении отображаются файлы для подписи, если таковые есть.

    Двухфакторная аутентификация
    Рисунок 3. Двухфакторная аутентификация

    Если подписание завершилось успешно, появится сообщение Электронная подпись сформирована успешно. Цвет значка Прозрачная печать сменится на серый.

    Ознакомиться с информацией о подписях документа можно в журнале подписей.

Подписание с помощью мобильного устройства

Чтобы подписать документ с мобильного устройства:

  1. Установите приложение КриптоПро myDSS 2.0 или DSS Client для работы с подписью на мобильных устройствах. Приложения обладают схожей функциональностью, рекомендуется использовать DSS Client как официальное приложение КриптоПро.

  2. Убедитесь в наличии выпущенного облачного сертификата с местом хранения на устройстве, а не в облаке.

  3. Установите двухфакторное подтверждение для сертификата в мобильном приложении.

  4. Откройте с мобильного устройства карточку документа на подписание и выберите нужный сертификат.

    • Сертификат будет доступен по умолчанию, если он указан в справочнике сотрудников.

    • В остальных случаях сертификат будет доступен в форме настройки списка сертификатов.

  5. Подпишите документ выбранным сертификатом.

Подписание с помощью МЧД

При подписании документа можно использовать МЧД. В зависимости от настроек, выполненных администратором, МЧД может быть желательна, обязательна или не требоваться.

Подписание с использованием доверенности
Рисунок 4. Подписание с использованием доверенности
МЧД или машиночитаемая доверенность содержит данные:

  • О доверителе — организации, выдавшей доверенность.

  • О подписанте — физическом лице, уполномоченным на подписание.

  • О представителе — физическом или юридическом лице, которое уполномочено совершать действие.

  • О полномочиях — правах, которые предоставлены подписанту.

  • О дате совершения доверенности.

  • О сроке действия доверенности.

При формировании ЭП в стандартных диалогах подписания Web-клиента может быть использована МЧД.

Подпишите документ стандартным образом:

  1. Нажмите на кнопку Прозрачная печать и в раскрывающемся меню выберите Подписать.

    Меню кнопки подписания
    Рисунок 5. Меню кнопки подписания

  2. В окне Электронная подпись выберите сертификат ЭП и доверенность из раскрывающегося списка.

    Список доступных доверенностей не отображается, если не выбран сертификат.

    Доступные для пользователя доверенности выбираются по специальному алгоритму, см. подробнее руководство по настройке системы.

    Использовать доверенность при подписании
    Рисунок 6. Использовать доверенность при подписании

  3. Выбранную доверенность можно просмотреть, нажав на кнопку Просмотр доверенности.

    Просмотр информации об МЧД
    Рисунок 7. Просмотр информации об МЧД

    Кнопка будет заблокирована, если доверенность не выбрана. При использовании простой подписи кнопка и список доступных МЧД не отображаются.

  4. Если подходящие МЧД не были найдены, будет выдано соответствующее сообщение.

При подписании с использованием МЧД, информация о доверенности сохраняется в Журнал ЭП. Информация о доверенности также сохраняется при подписании из задания согласования.

В момент подписания с использованием МЧД проверяется её действительность и факт отозванности.

В документе, подписанном с использованием МЧД, так же как при подписании с использованием ЭП будет отображаться штамп подписи.

Для работы с кодами полномочий предусмотрен "Справочник кодов полномочий".

Журнал электронных подписей

  1. Откройте карточку документа в режиме чтения.

  2. Найдите кнопку Прозрачная печать (по умолчанию располагается в области заголовка карточки или списке файлов).

  3. В раскрывающемся списке кнопки выберите Журнал подписей.

    Будет открыто окно со списком подписей и результатами их проверки.

    Отображение списка наложенных подписей
    Рисунок 8. Отображение списка наложенных подписей
Окно Журнал подписей содержит два раздела:
Список подписей

Перечень электронных подписей в данном документе.

Список включает следующую информацию:

  • ФИО подписанта.

    Если подписант присутствует в справочнике, данные берутся из Справочника сотрудников. Если подписант отсутствует в справочнике, данные берутся из подписи.

  • Метку подписи.

  • Дату подписания.

  • Вид подписи. Подписание документа или импортированная подпись.

  • Тип подписи. Простая или усиленная.

  • Значок и результат проверки подписи.

    Подпись может быть верна или не верна, что отражается внешним видом значка валидации:

    • Красная печать с крестиком — подпись неверна, если хотя бы одна часть подписи неверна.

    • Зелёная печать с галочкой — подпись верна и содержит подписи всех основных файлов.

    • Оранжевая печать со знаком "нет" — подпись верна, но содержит подписи не всех основных файлов.

    • Жёлтая печать с восклицательным знаком — подпись верна, но при проверке выявлены ошибки.

      Данный вариант неприменим к подписи, в которой установлена метка времени (TSP/OCSP) — проверка осуществляется по метке времени.

Дополнительная информация об импортированной подписи

Если документ был подписан с использованием импортированной из файла подписи, отображается Дополнительная информация об импортированной подписи.
В поле Вид подписи у такой подписи будет указано значение Импортированная подпись.

Журнал электронных подписей с информацией об импортированной подписи
Рисунок 9. Журнал электронных подписей с информацией об импортированной подписи

Если ЭП была загружена в карточку, содержащую больше одного подписанного основного файла, результат проверки загруженной подписи будет смешанным: Не все основные файлы подписаны. При этом в разделе Состав подписи положительный результат проверки будет только у файла, для которого была загружена отсоединённая подпись.

В колонке Доверенность таблицы Дополнительная информация об импортированной подписи отображается номер сторонней доверенности из журнала подписей. В колонке Результат проверки отображается статус МЧД и ссылка на проверку МЧД в реестре ФНС (в случае, если МЧД передана в распределенный реестр ФНС).

Состав подписи

Информация о частях подписи, выбранной в списке подписей. Нажмите на строку подписи в списке, чтобы просмотреть её состав.

Подпись может включать следующие части:

  • Подписанные основные файлы с указанием версии.

  • Подписанные дополнительные файлы.

  • Подписанные атрибуты документа, если их подписание настроено.

Для каждой части отображаются:

  • Название подписанного элемента.

  • Вид подписи.

  • Тип подписи.

  • Результат проверки данной части подписи.

Информация о доверенности

В таблице отображается информация о доверенности. Таблица имеет колонки: Доверенность и Результат проверки. Информация о доверенности отображается, только если при подписании использовалась МЧД. Если выбирается другая подпись, то информация о доверенности обновляется. Если при этом к другой подписи МЧД не была приложена, то Информация о доверенности будет скрыта.

Если в СКД (см. документацию разработчика, раздел "PowerOfAttorney — класс") доверенность хранится в XML-формате, при нажатии на ссылку в колонке Доверенность открывается всплывающее окно со следующими полями:

  • Номер доверенности.

  • Доверитель.

  • Подписант.

  • Представитель.

  • Полномочия: поля Код полномочий и Название полномочий из Справочника полномочий или свободное текстовое описание.

  • Дата совершения доверенности.

  • Срок действия доверенности.

  • Статус доверенности: подготовка, действует, отозвана (с указанием даты отзыва).

  • Формат доверенности.

  • Кнопка Открыть карточку — отображается, если в СКД есть ссылка на ПКД.

    Просмотр доверенности
    Рисунок 10. Просмотр доверенности

Результаты проверки подписи

Для подписи могут отображаться следующие виды результатов проверки:
Подпись верна

Все текущие версии основных файлов подписаны и подписи верны.

Подпись не верна

Все текущие версии основных файлов подписаны, но подписи не верны.

Не все основные файлы подписаны

Подписаны не все текущие версии основных файлов. Присутствуют как подписанные, так и не подписанные файлы. Такая ситуация возможна, когда после наложения подписи были добавлены новые основные файлы.

Если была наложена квалифицированная усиленная ЭП, в списке подписей будет присутствовать информация о типе подписи.

Если в результате проверки выяснится, что усиленная подпись не верна, в журнале будет указана причина:

  • Срок действия сертификата истек.

  • Не удалось проверить сертификат.

  • Файлы были изменены.

Все возможные варианты результата проверки подписи представлены в таблице.

Таблица 1. Результаты проверки подписи
Результаты проверки подписи Суммарный статус подписи Статус валидных частей подписи Статус НЕ валидных частей подписи

Сертификат валиден либо используется простая подпись:

Все файлы, атрибуты подписаны и подписи валидны

Подпись верна

Подпись верна

-

Файлы, атрибуты подписаны, но результат проверки отрицательный (данные изменены)

Подпись не верна

Подпись верна

Подпись не верна

Подписи валидны, но присутствуют части подписи не для всех файлов документа

Подписаны не все файлы

Подпись верна

Не подписан

Сертификат не валиден или не проверен:

Не удалось проверить сертификат

Подпись не проверена (Не удалось проверить сертификат)

-

-

Сертификат отозван

Подпись не верна (Сертификат отозван)

-

-

Срок действия сертификата истек

Подпись не верна (Срок действия сертификата истек)

-

-

Результат проверки доверенности

Информация о доверенности
Рисунок 11. Информация о доверенности

Если в колонке Результат проверки указано Найдены несоответствия, при нажатии на колонку появится сообщение о найденных несоответствиях.

Найденные несоответствия
Рисунок 12. Найденные несоответствия

Если проверка документа и МЧД происходит значительно позже подписания, могут проявиться следующие сценарии:

  • Проверка наличия заявления об отмене доверенности может дать положительный результат. Однако, это не означает, что доверенность была отменена до подписания документа.

  • Проверка действия сертификата руководителя организации может дать отрицательный результат. Однако это не значит, что сертификат не действовал на момент подписания МЧД.

Для однозначной автоматической проверки полномочий участникам электронного документооборота необходимо использовать усовершенствованную УКЭП с меткой доверенного времени как при подписании самого документа, так и при подписании МЧД.

Срок действия и расширенная информация о подписи

Для квалифицированной электронной подписи в журнале подписей отображаются две дополнительные колонки.

В колонке Штамп времени отображается точная дата подписания документа. В колонке Срок действия отображается дата устаревания штампа электронной подписи.

Расширенная информация о наложенном штампе квалифицированной подписи
Рисунок 13. Расширенная информация о наложенном штампе квалифицированной подписи

При нажатии на иконку Информация рядом с результатом проверки подписи выводится расширенная информация о сертификате и штампе времени подписи.

Информация о сертификате:

  • Тип подписи.

  • Кому выдан (ФИО или организация).

  • Кем выдан.

  • Срок действия сертификата.

Информация о штампе времени:

  • Тип штампа.

  • Дата добавления.

  • Кем выдан.

  • Срок действия.

Самый близкий к текущей дате штамп времени выводится сверху.

Web-клиент позволяет печатать файлы, приложенные к карточке со штампом электронной подписи. Данная возможность доступна только для основных файлов с действительной ЭП (подпись верна). Файлы должны быть подписаны с помощью сертификата, возможность печати штампа для простой подписи не предусмотрена.

Чтобы распечатать документ со штампом ЭП:

  1. Откройте документ, содержащий подписанный файл.

  2. В меню основного файла нажмите Три вертикальные точки > Показать с ЭП.

    Меню печати штампа электронной подписи
    Рисунок 14. Меню печати штампа электронной подписи

    Будет сформирован файл PDF с содержимым печатаемого файла и штампом электронной подписи. Если файл подписан несколькими усиленными или квалифицированными подписями, штампы всех подписей будут представлены в печатной версии.

    Пример файла со штампом электронной подписи
    Рисунок 15. Пример файла со штампом электронной подписи

    Штамп ЭП включает в себя метку подписи, номер, срок действия и владельца сертификата ЭП, а также логотип, который может быть настроен.

    Штампы можно перемещать в пределах страницы .pdf файла, а также изменять их размеры. Данная возможность должна поддерживаться используемым средством просмотра .pdf файлов.

Пример файла
Рисунок 16. Пример файла, подписанного по доверенности

Если при подписании использовалась МЧД, это будет указано на штампе ЭП. На визуализации штампа отображается следующая информация:

  • Доверенность: указывается регистрационный номер доверенности.

  • Действительна: указывается дата совершения доверенности и срок окончания действия.

  • Доверитель: указывается название доверителя.

Экспортировать файлы с подписями

Подписанные основные файлы можно сохранить на устройство пользователя вместе с электронными подписями.

Чтобы экспортировать файлы с подписями, необходимо обладать правами на скачивание файлов карточки.

  1. Откройте карточку документа в режиме чтения.

  2. В разделе Файлы нажмите Пачка листов с печатью.

    Кнопка недоступна, если в карточке отсутствуют подписанные основные файлы.

    На устройство пользователя будет сохранён .zip архив, содержащий текущие версии подписанных основных файлов с файлами отсоединённых электронных подписей. Основные файлы и отсоединённые подписи будут сгруппированы по папкам.

    Экспортируются только действительные подписи текущих версий основных файлов.

При экспорте файлов с ЭП может также экспортироваться МЧД. Экспорт МЧД с файлом отсоединённой подписb будет выполнен только, если активно свойство Экспорт с МЧД в элементе управления Экспорт подписей.

В случае МЧД, выданной в порядке передоверия, сохраняется вся цепочка МЧД с подписями.

Если МЧД не использовалась, будет экспортирована только подпись.

Загрузить отсоединённую электронную подпись файла

Web-клиент поддерживает возможность загрузки отсоединённой электронной подписи в карточку Документа для подписания основного файла.

Отсоединённая ЭП — файл формата .p7s, .sig, .sgn или .sign, содержащий электронную подпись подписанного файла. Отсоединённая ЭП может быть загружена с использованием кодировки DER или BASE-64.

Web-клиент поддерживает загрузку отсоединённых подписей только основных файлов.
Чтобы загрузить отсоединённую подпись:

  1. Откройте карточку Документ, в которую загружается отсоединённая подпись.

  2. Перейдите к разделу Файлы.

  3. Загрузите электронную подпись:

    Если карточка Документ содержит файл, для которого загружается отсоединённая подпись:

    1. В строке основного файла, для которого загружается подпись, нажмите Три вертикальные точки > Загрузить ЭП.

    2. Выберите файл отсоединённой подписи (.p7s, .sig, .sgn, .sign).

    3. Нажмите Открыть, чтобы загрузить выбранные файлы.

    Если файл с отсоединённой подписью загружается вместе с подписью:

    1. Нажмите Папка > +Основной.

    2. Выберите подписанный файл и файл, содержащий отсоединённую подпись (.p7s, .sig, .sgn, .sign).

    3. Нажмите Открыть, чтобы загрузить выбранные файлы.

В атрибуте Имя файла отсоединённой электронной подписи должно содержаться название файла, которому принадлежит данная подпись, иначе загрузка будет невозможна.

Возможность загрузки электронной подписи будет недоступна, если запрещена операция редактирования для добавления подписи.

Если карточка Документ содержит файл с отсоединённой подписью или файл был загружен вместе с отсоединённой подписью, подпись будет прикреплена к этому файлу. Подпись прикрепляется к текущей версии основного файла. Проверить, к какому файлу прикреплена подпись можно с помощью журнала электронных подписей.

Если файл, к которому должна быть присоединена подпись, отсутствует в документе, будет выдано сообщение о невозможности загрузки подписи. Другие файлы, выбранные при загрузке, будут загружены при наличии прав.

Если присоединяемая подпись недействительна, будет выдано сообщение об ошибке. Подпись загружена не будет.

Если оставшийся срок действия сертификата подписи составляет менее 5 дней, будет выдано предупреждение: Срок действия сертификата закончится <Дата>. Пользователь может подтвердить или отменить загрузку подписи.

Если выбран файл с присоединённой электронной подписью (файл-контейнер, содержащий и подписанный файл и электронную подпись), будет выдано предупреждение: Необходимо использовать отсоединенную подпись.

1. Определяется настройками вида документа.