Работа с делами номенклатуры дел

Дела не могут быть созданы в системном разделе Разделы. Дела могут быть созданы в корневых разделах, подразделах, а также в описях в неограниченном количестве.

В окне информации о деле отображаются Сведения о родительском разделе, Сведения о деле и Документы, списанные в дело.

Чтобы раскрыть дело, нажмите на Плюс слева от его названия. Чтобы свернуть дело, нажмите на Минус . При нажатии левой кнопкой мыши, дело переходит в фокус, в правой области справочника отображается информация по делу, включая вкладки карточки дела: "Тома" и "Документы, списанные в дело".

В правой области справочника отображается информация по делу, включая вкладки карточки дела: Тома и Документы, списанные в дело.

Во вкладке Тома отображаются все дочерние карточки томов выбранной карточки дела. На вкладке Документы, списанные в дело отображаются карточки архивных документов.

Создание нового дела

Дела создаются в состоянии Проект.

Чтобы создать новое дело:

Выберите раздел, подраздел или опись для создания дела.
Выберите один из доступных способов создания:
- При помощи элемента управления .
- Из соответствующего пункта контекстного меню текущего раздела.
Заполните поля карточки дела, затем нажмите Создать.

Рисунок 1. Окно создания нового дела

Изменение дела

После создания дела, его можно редактировать при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы изменить дело:

Выберите раздел, в котором хранится дело.
Установите фокус на необходимом деле, вызовите контекстное меню.
Выберите Редактировать.
Измените поля карточки дела.
Сохраните изменения, нажав кнопку Сохранить.

Удаление дела

Удаление возможно только при наличии соответствующих прав доступа.

Чтобы удалить дело:

Выберите раздел, в котором хранится дело.
Перейдите в область дел, вызовите контекстное меню.

Выберите Удалить.

Дела удаляются со всеми дочерними элементами, включая тома. Если дело связано с несколькими разделами (в случае переходящего дела), оно удалится с удалением последнего раздела, к которому оно относится.

При удалении дела, списанные в него документы, не удаляются. Если в документе была ссылка на дело, такая ссылка будет удалена.

Перечень полей карточки дела

Рисунок 2. Стандартные поля дела номенклатуры дел

Таблица 1. Каждое дело номенклатуры дел содержит:
Название поля	Тип поля	Обязательность заполнения	Доступность редактирования	Комментарий
Состояние	Состояние	Да	Нет	Текущее состояние карточки дела. При создании состояние `Проект`. .Необходимо для отображения состояния дела номенклатуры дел. * Если состояние `Проект`, номенклатура дел еще не утверждена или не открыта, списывать документы в дела номенклатуры дел нельзя. * Если состояние `Открыто`, номенклатура дел утверждена и открыта. В дела номенклатуры можно списывать документы. * Если состояние `Закрыто`, делопроизводство по документам дела завершено. Списывать документы в дела нельзя. * Если состояние `В архиве`, дела с документами переданы в архив организации и находятся на архивном хранении в архиве организации.
Блок Основные реквизиты
Родительский раздел	Карточка	Да	Нет	Поле в схеме данных. Системный идентификатор родительского раздела, в состав которого входит текущая карточка дела. Необходимо для построения дерева номенклатуры дел в рабочем месте сотрудника, не являющегося архивистом.
Родительская опись	Карточка	Да	Нет	Поле в схеме данных. Системный идентификатор родительской описи, в состав которого входит текущая карточка дела. Необходимо для построения дерева номенклатуры дел в рабочем месте сотрудника, являющегося архивистом.
Заголовок дела	Строка	Да	Да	Заполняется вручную. Необходимо для структурирования и систематизации документов в справочнике номенклатуры дел.
Индекс дела	Строка	Да	Нет	Формируется и заполняется автоматически по следующему правилу: <Индекс раздела> -- <Порядковый номер> `<Индекс раздела>` — значение поля Индекс раздела карточки родительского раздела; `<Порядковый номер>` — порядковый номер в разрезе родительского раздела, ссылка на который указана в скрытом поле Родительский раздел карточки дела. В порядковые номера с 1 по 9 добавить ведущий ноль. Необходимо для структурирования и систематизации документов в справочнике номенклатуры дел.
Тип дела	Выпадающий список	Да	Да	Выбор значения из списка: Электронное Бумажное Смешанное Необходимо для учета и систематизации документов в справочнике номенклатуры дел.
Подразделение	Подразделение	Да	Нет	Заполняется автоматически значением из поля Подразделение, которое указано в поле Подразделение родительской карточки раздела. Необходимо для формирования номенклатуры дел структурного типа, то есть номенклатуры дел на основе структуры организации.
Дата заведения дела	Дата	Да	Нет	Заполняется автоматически текущей датой. Необходимо для фиксации даты заведения карточки дела в справочник номенклатуры дел.
Дата закрытия дела	Дата	Нет	Нет	Заполняется автоматически: После смены состояния карточки дела на `Закрыто` БП на изменение состояние дела и тома После нажатия на кнопку Закрыть в карточке дела Необходимо для фиксации даты завершения делопроизводства по документам дела.
Ответственный за принятие в архив	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную. Выбор из группы Архивисты справочника сотрудников. Необходимо для фиксации ответственного за принятие в архив организации.
Дата начала хранения	Дата	Нет	Нет	Заполняется автоматически значением даты начала года номенклатуры дел (01.01. год номенклатуры дел). Необходимо для фиксации даты, начиная с которой можно списывать документы в дела.
Срок хранения в оперативном архиве	Дата	Да	Да	Заполняется автоматически значением даты окончания года номенклатуры дел, следующего за годом номенклатуры дел (`31.12.год номенклатуры+1`). Необходимо для фиксации срока хранения в оперативном архиве (хранение в структурном подразделении) до передачи дел и документов в архив организации.
Автоматическая конвертация в формат долгосрочного хранения	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную. Информационный признак. Необходимо для конвертации электронных документов дел в формат долгосрочного хранения при передаче дел и документов из структурного подразделения организации в архив организации.
Переходящее дела	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную. Информационный и технологический признак. Необходимо для фиксации того, что дело является переходящим, то есть по делу не заканчивается делопроизводство в конце текущего делопроизводственного документа. При копировании номенклатуры дел переходящее дело не копируется, если оно не закрыто.
Разрешить списание в закрытое дело	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную. Информационный признак. Необходимо для фиксации того, что списание документов допустимо даже в закрытое дело, то есть в дело, по которому завершено делопроизводство.
Примечания	Текст	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации дополнительной необходимой информации по делу.
Место хранения	Строка справочника	Нет	Да	Заполняется вручную. Выбор из справочника Места хранения. Необходимо для фиксации места хранения дела в структурном подразделении организации или в архиве организации.
Отключить формирование томов	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную. Информационный и технологический признак. Необходимо для фиксации того, что по делу не должны формироваться тома дела при превышении допустимого количества листов в деле. При списании документа в дело через поля Дело превышение количества листов в деле для формирования тома не учитывается.
Выдан	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную. Информационный признак. Необходимо для фиксации того, что дело выдано из архива организации.
Утерян	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную. Информационный признак. Необходимо для фиксации того, что дело утеряно в архиве организации.
Выделен к уничтожению	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную. Информационный признак. Необходимо для фиксации того, что по делу истек срок хранения, то есть дело выделено к уничтожению.
Уничтожен	Да/Нет	Нет	Да	Заполняется вручную. Информационный признак. Необходимо для фиксации того, что дело уничтожено в структурном подразделении организации или архиве организации.
Блок Хранение
Кабинет/Помещение	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации информации о физическом хранении дела в структурном подразделении организации или архиве организации.
№ шкафа	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации информации о физическом хранении дела в структурном подразделении организации или архиве организации.
№ полки	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации информации о физическом хранении дела в структурном подразделении организации или архиве организации.
Блок Журнал передач
Выдана ед. хранения	Карточка	Нет	Да	Заполняется вручную. Для получения карточек документов обязательно необходимо указать хотя бы один из параметров запроса. В качестве параметров запроса используются стандартные параметры: "Автор", "Дата изменения", "Дата создания", "Дайджест". Необходимо для фиксации того, какой документ дела был выдан из архива организации. Если из архива выдается дело, то поле не заполняется.
Выдал	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации того, кому выданы документ или дело из архива организации.
Кому выдано	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации того, кому выданы документ или дело из архива организации.
Дата выдачи	Дата	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации даты выдачи документа или дела из архива организации.
Дата возврата (план)	Дата	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации плановой даты возврата документа или дела в архив организации.
Принял	Сотрудник	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации того, какой сотрудник принял документ или дело в архив организации.
Дата возврата (факт)	Дата	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации фактической даты возврата документа или дела в архив организации.
Комментарии	Текст	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации дополнительного комментария по выдаче документа или дела из архива организации.
Блок Уничтожение
Опись №	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации номера сводной описи, в состав которой входит дело.
Протокол ЭПК №	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации номера протокола заседания экспертно-проверочной комиссии при согласовании дел, выделенных к уничтожению, то есть дел, у которых истек срок хранения.
Фонд	Строка	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для указания архивного фонда, к которому относится дело.
Срок хранения	Строка справочника	Да	Да	Заполняется вручную. Выбор из справочника Сроки хранения. Необходимо для фиксации срока хранения документов дела в структурном подразделении организации или в архиве организации.
Дата окончания хранения	Дата	Нет	Да	Заполняется автоматически после заполнения поля Срок хранения. Если в поле Срок хранения выбрана строка справочника Сроки хранения, у которой заполнено поле Срок (лет), то дата окончания хранения рассчитывается как `1 января года, следующего за годом, к которому относится родительский для дела раздел` + `Срок (лет) из соответствующей карточки строки конструктора справочника Сроки хранения`. Если в поле Срок хранения выбрана строка справочника Сроки хранения, у которой заполнено поле Срок (список), то дата окончания хранения не рассчитывается и не записывается. При очищении поля Срок хранения очищается поле Дата окончания хранения. Необходимо для фиксации даты окончания хранения документов дела в структурном подразделении организации или архиве организации в соответствии с выбранной статьёй хранения.
Фактическая дата уничтожения	Дата	Нет	Да	Заполняется вручную. Необходимо для фиксации даты фактического уничтожения документов дела в структурном подразделении организации или архиве организации.
Заявка на уничтожение	Карточка	Нет	Да	Заполняется вручную. Для получения карточек документов обязательно необходимо указать хотя бы один из параметров запроса. В качестве параметров запроса используются стандартные параметры: Автор, Дата изменения, Дата создания, Дайджест. Необходимо для фиксации архивной учетной формы, в рамках которой уничтожены дела и документы.
Вкладка Тома
Таблица Тома (Контрол табличных данных)
№	—	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки тома, у которой в скрытом поле Родительское дело указан системный идентификатор текущей карточки дела. Если по результатам поиска карточка тома будет найдена, то необходимо получить значение поля № найденной карточки тома и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка тома не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится.
Наименование	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки тома, у которой в скрытом поле Родительское дело указан системный идентификатор текущей карточки тома. Если по результатам поиска карточка тома будет найдена, то необходимо получить значение поля Наименование найденной карточки тома и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка тома не будет найдена, в текущую колонку ничего не выводится. Отображается в виде кликабельного дайджеста
Количество листов	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки тома, у которой в скрытом поле Родительское дело указан системный идентификатор текущей карточки тома. Если по результатам поиска карточка тома будет найдена, то необходимо получить значение поля Количество листов найденной карточки тома и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка тома не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится.
Вкладка Документы, списанные в дело
Таблица Документы, списанные в дело (Контрол табличных данных)
Том	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки тома, у которой в скрытом поле Родительское дело указан системный идентификатор текущей карточки дела. Если по результатам поиска карточка тома будет найдена, то необходимо получить значение поля № найденной карточки тома и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка тома не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится. Ищем карточки вида Том, у которых в поле Ссылка на родительское дело ссылка на текущую карточку дела. Если нашли, то в карточке тома получаем значение из поля № и записываем в таблицу. Если не нашли, то в таблицу ничего не записываем.
Наименование документа	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки архивного документа, у которой в поле Дело указан системный идентификатор текущей карточки дела. Если по результатам поиска карточка архивного документа будет найдена, то необходимо получить значение поля Тема найденной карточки архивного документа и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка архивного документа не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится. Отображается в виде кликабельного дайджеста
Кол-во листов	-	-	-	Значение колонки заполняется в соответствии со следующим правилом: Осуществляется поиск карточки архивного документа, у которой в поле Дело указан системный идентификатор текущей карточки дела. Если по результатам поиска карточка архивного документа будет найдена, то необходимо получить значения полей из схемы данных Кол-во листов в карточке документа и значение поля Кол-во листов в приложении в карточке архивного документа (Стандартные поля в схеме данных карточки документа), просуммировать их и вывести его в текущую колонку. Если по результатам поиска подходящая карточка архивного документа не будет найдена, то в текущую колонку ничего не выводится.

Жизненный цикл карточки вида "Архивное дело"

Жизненный цикл карточек в процессе работы определяется автоматом состояний:

Проект — начальное состояние карточки Архивное дело
Открыто
Закрыто
В архиве

Изменение состояний выполняется по приведенной схеме.

Рисунок 3. Автомат состояний карточки "Архивное дело"

Дайджест дела

При сохранении карточки дела ей присваивается дайджест. Дайджест формируется по следующему правилу

<индекс дела> <заголовок дела>

<индекс дела> - значение поля Индекс дела карточки дела
<заголовок дела> - значение поля Заголовок дела карточки дела

Кнопки дела

Для карточки дела настроены кнопки Открыть, Закрыть и В архиве, позволяющие перевести дело в другое состояние. В зависимости от текущего состояния дела и настроек безопасности, кнопки перевода дела в другое состояние могут быть недоступны пользователю.

Закрытие дела информирует о невозможности списания в него документов, если не указано соответствующее разрешение.