Создание входящего документа

Для ввода в систему входящего документа выполните следующие действия.

  1. В папке Документы  Входящие создайте новую карточку Документ одним из способов, описанных в пункте Создание карточки документа.

  2. Заполните атрибуты карточки, расположенные в области Регистрационные данные на вкладке Регистрация:

  3. Присоедините к карточке файлы документа, как описано в пункте Прикрепление файлов.

  4. Укажите связанные карточки (при их наличии), как описано в пункте Указание связанного документа.

  5. Сохраните выполненные изменения нажатием кнопки Сохранить в созданной карточке Документ.

Общая информация входящего документа

Общая информация включает основные атрибуты документа и используется для регистрации документа в системе Docsvision.

Чтобы заполнить "Общую информацию" входящего документа, выполните следующие действия:

  1. Создайте новую или откройте существующую карточку вида "Документ УД — Входящий".

  2. Перейдите на вкладку Регистрация, при необходимости раскройте область Регистрационные данные и найдите область Общая информация.

    Заполнение общей информации входящего документа
    Рисунок 1. Заполнение общей информации входящего документа

  3. В поле Тема укажите название документа, которое затем будет отображаться в представлении Дайджест в столбце Тема и в названии исходящего документа. Поле обязательно для заполнения.

    Например, может использоваться тема Регламент проведения аттестации.

    Использование поля Тема в представлении и названии карточки настраивается в Конструкторе разметок. Для вида Входящий по умолчанию название карточки будет иметь формат Вид + Номер документа + Тема.

    Для этого нажмите на кнопку Номер и подтвердите операцию. Если номер добавлен ошибочно, удалите его кнопкой Крестик.

    Номер требуется при регистрации входящего документа.

  4. В поле Регистратор укажите сотрудника, который будет регистрировать документ. Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника сотрудников. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

    По умолчанию в поле указывается сотрудник, создавший карточку входящего документа.

  5. В поле Дата регистрации укажите дату регистрации документа. Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите дату из встроенного календаря.

    По умолчанию в поле будет указана текущая дата.

  6. В поле Получатели выберите сотрудников, которым данный документ будет отправлен на ознакомление.

    Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника сотрудников. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

  7. В поле Содержание укажите произвольное описание документа.

    Например: Документ содержит информацию о том, как проводить аттестацию в подразделениях.

    В представление вывод содержания по умолчанию не предусмотрен, но, При необходимости может быть настроен администратором. Также при определённой настройке содержание может учитываться при поиске.

  8. Сохраните изменения.

  9. Сохраните изменения.

Отправители входящего документа

Информация об отправителях заполняется для хранения в карточке входящего документа сведений об организации-партнере (контрагенте), от которой поступил данный документ. Информация данных полей носит ознакомительный характер и отображается в Области представления.

Чтобы заполнить информацию об отправителях, выполните следующие действия:

  1. В карточке вида Документ УД — Входящий перейдите на вкладку Регистрация, в области Регистрационные данные найдите область Отправители.

    Заполнение сведений об отправителях входящего документа
    Рисунок 2. Заполнение сведений об отправителях входящего документа

  2. В поле Исходящий номер, при необходимости укажите номер, который выдали документу в организации контрагента.

  3. В поле Дата от укажите дату регистрации документа на стороне контрагента.

    Для этого нажмите на кнопку Треугольник вниз и выберите дату из встроенного календаря. Например, если в поступившем документе указано: Договор №100500 от 13.12.2018, то в поле следует указать значение 13.12.2018.

  4. В поле Отправитель, при необходимости укажите фамилию ответственного сотрудника организации контрагента.

    Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника контрагентов. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

    При выборе отправителя в поле Организация из Справочника контрагентов будет автоматически скопировано название организации данного сотрудника.

  5. В поле Организация укажите название организации, от которой поступил документ.

    Для этого нажмите на кнопку Три точки и выберите запись из Справочника контрагентов. Если запись добавлена ошибочно, удалите её кнопкой Крестик.

  6. Сохраните изменения.